Оформление товарно-транспортной документации — фундамент бухучета и налогового учета при реализации товаров. Ошибки в накладных ведут к рискам дополнительных начислений НДС, отказу в вычете и штрафов со стороны ФНС. В данной статье подробно разберем, какие накладные используются по договору поставки, как их правильно заполнять в 2026 году и на что обратить внимание при работе с транспортными компаниями.

Нормативная база и ключевые изменения с 2022 года

С 1 марта 2022 года вступил в силу Приказ Минтранса России от № 306, утвердивший новую форму транспортной накладной (формы № 1-Т) на перевозку грузов автомобильным транспортом. Старая форма (Приказ Минтранса от № 272) больше не применяется.

Главные нововведения новой формы:

• Обязательное указание кода ГНИВЦ (Государственный нормативный информационный справочник видов перевозок).
• Детализация сведений о перевозчике и водителе (включая данные водительского удостоверения).
• Возможность оформления в электронном виде (ЭТТН) с использованием ЭЦП.
• Четкое разделение ответственностей: грузоотправитель заполняет раздел «Груз», перевозчик — раздел «Перевозка»;

Кроме того, с 2025 года активно развивается проект ЭТТН (Электронная транспортная накладная), который становится обязательным для отдельных категорий грузов (опасные, ценные, под акцизом) и планируется к всеобщей обязательности.

Виды накладных в составе документов на отгрузку

Как верно отмечено в справочной информации, «в составе документов на отгрузку товара присутствует несколько видов бумаг. Состав зависит от способа реализации, прописанного в договоре». Основные документы:

1. Товарная накладная (ТОРГ-12), основной документ подтверждения отгрузки/приемки товара между контрагентами. Утверждена ГКОС СССР от № 132. Обязательна для передачи права собственности.
2. Транспортная накладная (Форма 1-Т / ЭТТН) — документ, подтверждающий факт перевозки груза. Обязательна, если перевозку осуществляет сторонняя транспортная компания или собственный автопарк (для подтверждения расходов на перевозку).
3. Счет-фактура — документ для учета НДС (если поставщик на общей системе налогообложения и не освобожден от НДС). Выставляется на основании ТОРГ-12.
4. УПД (Универсальный передаточный документ) — совмещает в себе функции ТОРГ-12 и счета-фактуры. Удобен для упрощения документооборота.
5. Акт приема-передачи — используется при оказании услуг/выполнении работ, а также при реализации имущественных прав, иногда применяется вместо ТОРГ-12 по соглашению сторон.

Таблица: Сравнение ТОРГ-12 и Транспортной накладной (1-Т)

Образец заполнения Товарной накладной (ТОРГ-12) по Договору поставки

Ниже приведен пошаговый разбор полей формы № ТОРГ-12. Внимание: в примерах реальные адреса, фамилии, ИНН, телефоны и номера счетов заменены на маску * в соответствии с политикой конфиденциальности.

Шапка документа

• Код по ОКУД: 0301012 (не меняется).
• Дата составления: Дата отгрузки товара (например, ).
• Номер: Сквозной номер серии накладных за год (например, № 000123).
• Поставщик (Грузоотправитель): Полное наименование ООО «» / ИП .
  Адрес: г. , ул. , д. , пом. .
  ИНН/КПП: / .
• Покупатель (Грузополучатель): Полное наименование ООО «».
  Адрес: г. *, пр. , д. .
  ИНН/КПП: / .
• Основание: Договор поставки № * от ..2026 г. (Счет № * от ..2026 г.).

Табличная часть (Раздел «Сведения о товаре»)

Заполняется по каждой номенклатурной позиции.

1. Номер строки: Порядковый номер (1, 2, 3…).
2. Наименование товара: Полное наименование согласно договору/спецификации (например: «Строительный цемент ПЦ 500 Д0 меш. 50 кг»).
3. Единица измерения: Код по ОКЕИ (например, 166 — кг, 796, шт, 113 — м).
4. Количество (колонка 4): Фактическое отгруженное количество.
5. Цена (колонка 5): Цена за единицу без НДС (если применяется УПД или счет-фактура отдельно) или с НДС (если накладная используется как первичка для розницы). Для Б2Б стандартно — без НДС.
6. Сумма (колонка 6): Количество × Цена.
7. НДС (колонка 7): Сумма налога (если накладная не является счетом-фактурой, колонку можно не заполнять или поставить прочерк, но лучше указывать для контроля).
8. Всего (колонка 8): Сумма + НДС.

Заключительная часть (Подписи и печать)

• Груз отпустил (Отправитель): Должность (Директор / Кладовщик / Уполномоченное лицо по доверенности № от ..2026 г.), Подпись, Расшифровка подписи ( * ).
• Груз получил (Получатель): Должность, Подпись, Расшифровка подписи ( * ). Дата приемки.
• Перевозчик (Водитель): ФИО * , Номер ВУ , Номер гос. знака авто *, Номер прицепа *. Подпись водителя.

Особенности оформления Транспортной накладной (Форма 1-Т / ЭТТН)

Если товар доставляет транспортная компания (ТК), оформление 1-Т лежит на ответственности перевозчика, но грузоотправитель обязан предоставить точные данные груза.

Ключевые поля новой формы 1-Т (Приказ № 306):

• Пункт 1: Вид перевозки (Код ГНИВЦ). Например: 11100000000000000000000000000000 (Автомобильная перевозка грузов внутри РФ). Ошибка здесь — частая причина штрафов у перевозчика.
• Пункт 2: Дата и номер накладной. Присваивает перевозчик.
• Пункт 3: Грузоотправитель. Данные из договора (Наименование, ИНН, Адрес ).
• Пункт 4: Грузополучатель. Данные покупателя.
• Пункт 5: Перевозчик. Наименование ТК ООО «», ИНН , Адрес .
• Пункт 6: Водитель. ФИО , ВУ , Категория .
• Пункт 7: Транспортное средство. Гос. знак , Прицеп *.
• Пункт 8: Груз. Наименование, масса брутто/нетто (кг), количество мест, габариты, класс опасности (если есть). Данные должны совпадать с ТОРГ-12!
• Пункт 9: Стоимость перевозки. Сумма фрахта, НДС, итого.

Порядок передачи документов при работе с ТК (Транзитная торговля)

Согласно информации из открытых источников: «В какой момент и кем должны быть подписаны документы при транзитной торговле».

1. Склад отправителя: Кладовщик отгружает товар по ТОРГ-12 (2 экз.: одно остается у отправителя, второе — у водителя/ТК). Водитель подписывает ТОРГ-12 за получением груза на перевозку (не за приемку качества/количества получателем!).
2. Водитель/Перевозчик: Заполняет транспортную накладную 1-Т (или оформляет ЭТТН через оператора). Подписывает её, ставит печать ТК (если есть). Один экземпляр 1-Т остается у отправителя (для подтверждения расходов на перевозку), три — у водителя.
3. Склад получателя: Водитель вручает груз и ТОРГ-12 (экземпляр водителя). Кладовщик получателя приемкует товар, подписывает ТОРГ-12 (второе поле «Груз получил») и 1-Т (поле «Груз вручен»).
4. Возврат документов: Водитель возвращает подписанный получателем экземпляр ТОРГ-12 отправителю (для подтверждения реализации/передачи права собственности) и экземпляр 1-Т перевозчику.

Электронный документооборот (ЭДО) и ЭТТН: современный стандарт

В 2026 году подавляющее большинство средних и крупных предприятий перешло на ЭДО (Операторы: СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.).

Преимущества ЭДО для накладных:

• Мгновенная доставка (секунды вместо дней почты).
• Юридическая сила равна бумажному оригиналу с ЭЦП (ФЗ-63, ст. 9 ФЗ-402).
• Автоматическая проверка контрольных соотношений (ИНН, КПП, ОКЕИ, суммы).
• Исключение ошибок ручного ввода при загрузке в 1С/ERP.
• Для ЭТТН, автоматическая передача данных в ГИС «ЭТТН» (ФНС/Минтранс).

Как выглядит «Образец» в ЭДО:

В интерфейсе оператора ЭДО вы формируете документ на основе шаблона «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «УПД». Поля подтягиваются из карточек контрагентов и номенклатуры. После подписи ЭЦП директора (или уполномоченного по МЧД) документ улетает контрагенту. Печать на экране не ставится, визуализация подписи выглядит как строка: «Подписано ЭЦП: ИП * * , Сертификат: , Время: 10:15»*.

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

Хранение и сроки

Согласно ст. 23 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и ст. 72 НК РФ, первичные учетные документы (накладные) должны храниться в течение 5 лет с момента окончания отчетного года, в котором они составлены.

• Бумажные: В архиве организации, обеспечена защита от порчи/утери.
• Электронные (ЭДО/ЭТТН): На серверах оператора ЭДО (гарантия хранения 6+ лет) или в собственной ИС организации с соблюдением требований ФСБ (защита ЭП, целостность архива).

Резюме: Алгоритм действий менеджера/бухгалтера

1. Проверить Договор поставки: какой документ передает право собственности (ТОРГ-12 или УПД/Акт), кто нанимает перевозчика (ФОБ/СИФ/ДДП условия).
2. Сформировать ТОРГ-12 (или УПД) в 1С/ЭДО на основании заказа/счета. Проверить цены, НДС, ОКЕИ.
3. Передать товар на склад. Кладовщик распечатывает ТОРГ-12 (2 экз. для бумажки) или подписывает ЭЦП (МЧД).
4. Если перевозка своя/наемная, оформить 1-Т / ЭТТН ДО погрузки. Передать водителю пакет: ТОРГ-12 (экз. для получателя), 1-Т (3 экз.), УПД/Счет-фактура (если бумажка).
5. Контролировать возврат подписанного получателем ТОРГ-12 (основание для выставления счета-фактуры, если не УПД, и признания выручки).
6. Свернуть документы в архив (бумажный/электронный) в установленные сроки.

Приложение: Пример реквизитов для заполнения (Маска *)

ПОСТАВЩИК (Грузоотправитель):
Наименование: ООО "Вектор-Торг"
ИНН: 77 / КПП: 77 
Адрес: 125*, г. Москва, ул. Примерная, д. , пом. 
Расч. счет: 40702810 в АО "Банк Пример"
БИК: 044525* / Корсчет: 30101###-###-####0*

ПОКУПАТЕЛЬ (Грузополучатель):
Наименование: ИП Иванов Иван Иванович
ИНН: 77 / ОГРНИП: 3*
Адрес: 140*, МО, г. Подольск, д. Садовый, ул. Цветочная, д. 
Расч. счет: 40802810 в ПАО "Сбербанк"
БИК: 044525225 / Корсчет: 30101###-###-####0225

ДОГОВОР: № 45/2026-ОП от 
СЧЕТ НА ОПЛАТУ: № 123 от на сумму 1 200 000,00 руб. (НДС 20% ౼ 200 000,00 руб.)

ПЕРЕВОЗЧИК (ТК "ТрансЛогистик"):
ИНН: 50 / КПП: 50 
Водитель: Петров П.П. (ВУ 77  * , Категория C, E)
Авто: А123ВО 777 / Прицеп: 7777 АО 77

* Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретных сделок рекомендуется консультироваться с бухгалтером и юристом вашей организации с учетом актуальных изменений законодательства на дату составления документов.