Вопрос взаимодействия работодателя с документами воинского учета сотрудников остается одним из самых обсуждаемых в кадрах дел․ Особую остроту он приобрел на фоне изменений в законодательстве о воинской обязанности и частичной мобилизации․ В данной статье подробно разберем, имеет ли работодатель право заверять копии военных билетов, хранить оригиналы или копии, а также какие риски несет несовершенствование документооборота в этой сфере․

Правовая природа военного билета и основания его предъявления

Военный билет — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина в запасе и его отношение к воинской обязанности․ Согласно Федеральному закону от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Инструкции по ведению воинского учета в организациях (утв․ Генеральным штабом ВС РФ), военнообязанные лица обязаны иметь при себе военный билет и предъявлять его по требованию уполномоченных должностных лиц․

Работодатель, в свою очередь, обязан вести воинский учет своих сотрудников (п․ 1 ст․ 10 Закона № 53-ФЗ)․ Именно это обосновывает запрос документа при приеме на работу:

• Проверка наличия документа, подтверждающего статус в отношении воинской службы․
• Снятие с учета/взятие на учет в организацию․
• Своевременное информирование военкомата о перемещении кадрового резерва․

Важно: Работодатель проверяет оригинал военного билета․ Цель — сверить данные для заполнения учетных форм (форма № 10, учетная карточка военнообязанного и т․д․) и направления сведений в военный комиссариат․

Хранение оригинала военного билета: категорический запрет

Это один из самых грубых нарушений, допускаемых кадрами․ Работодатель не имеет права забирать и хранить у себя оригинал военного билета․

Документ является собственностью государства (п․ 6 Положения о военном билете, утв․ Постановлением Правительства РФ от № 776) и должен постоянно находиться у владельца — гражданина․ Любые действия, связанные с удержанием оригинала в кадровой службе, в личном деле или в сейфе организации, являются незаконными․

Позиция экспертов и судебной практики: «Никакого права забирать оригинал документа у работника на работе не имеют»․ Оригинал должен быть возвращен сотруднику сразу после проверки и снятия необходимых данных․

Копии военного билета: можно ли делать, хранить и заверять?

Здесь кроется главный источник путаницы․ Давайте разделим три действия: создание копии, хранение копии и заверение копии․

Создание копии

Законы прямо не запрещают работодателю сделать копию документа для собственных нужд (например, для заполнения отчетности в военкомат без повторного вызова сотрудника)․ Однако это не дает права на ее хранение в личном деле․

Хранение копии в личном деле / организации

Преобладающая правовая позиция (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, ЭЛКОД, Правовед․RU): хранение копии военного билета работодателем НЕ ЯВЛЯЕТСЯ ЗАКОННЫМ․

Основания:

1. Персональные данные․ Военный билет содержит сведения о гражданине: ФИО, дату рождения, фото, группу крови, раны/контузии, сведения о составе семьи (в старых образцах), приписное свидетельство․ Это специальная категория персональных данных (ст․ 10 ФЗ-152 «О персональных данных») и сведения, составляющие тайну личной жизни․
2. Отсутствие основания․ В трудовом законодательстве (ТК РФ) и законе о воинской обязанности нет прямой нормы, обязывающей или уполномочивающей работодателя хранить копии военных билетов в личных делах (формы Т-2) или в отдельных папках․
3. Принцип минимальной достаточности․ Для ведения воинского учета достаточно данных, занесенных в учетную карточку (форму № 10) и журнал учета․ Хранение копии документа избыточно и создает риски утечки ПДн․

Заверение копии работодателем

Ответ однозначен: НЕТ, работодатель не может заверять копии военных билетов․

Почему:

• Заверение копии (подпись ответственного лица, печать, дата, надпись «С оригиналом верно») подразумевает, что копия является официальным документом, хранящимся в организации и имеющим юридическую силу․
• Поскольку хранение самой копии незаконно (см․ п․ 3․2), действие по ее заверению лишено правового основания․ Нельзя придать юридическую силу тому, что хранить запрещено․
• Работодатель не является нотариусом и не уполномочен выдавать нотариально заверенные копии․
• Инструкция по воинскому учету налагает обязанность проверять оригинал и вносить данные в учетные документы, а не заверять копии․

Ссылка на источник: «Соответственно копия военного билета работника не подлежит заверению работодателем, так как он у него не храниться, работодатель не имеет обязанности по его․․․» (Правовед․RU, 2021)․

Особенности периода мобилизации и «суммарного» учета

В 2022–2024 гг․ на фоне частичной мобилизации возникали вопросы о необходимости срочного получения копий для направления в военкомат․

• Работодатель обязан направлять сведения о военнообязанных в военкомат в установленные сроки (ст․ 21․4 КоАП РФ — штрафы за несвоевременное представление)․
• Для заполнения ведомостей (форма № 6, № 10 и др․) копия не требуется — работа ведеться по данным учетной карточки․
• Некоторые ведомства (Минобороны, Росгвардия) в методических рекомендациях к мобилизационным мероприятиям просили предоставлять копии для ускорения процесса․ Однако это не отменяет общего запрета на хранение ПДн без согласия субъекта и законного основания․

Рекомендация: Если военкомат официально запрашивает копии (письменным обращением со ссылкой на норму закона), работодатель может их предоставить, но не хранить у себя после передачи․ Лучше заполнить ведомость по данным учетной карточки․

Какие страницы проверяет работодатель и какие данные вносит в учет

При приеме на работу кадровик проверяет оригинал и вносит данные в Учетную карточку военнообязанного (форма № 10)․ Обычно требуются данные со следующих страниц:

• Страница 1 (Титульная): Фамилия, имя, отчество, дата рождения, фото, печать военкомата․
• Страница 2: Воинское звание, категория годности, воинская специальность (ВУС), дата присвоения звания․
• Страница 10–11 (или разворот с отметками о составе семьи): Данные о жене/муже, детях (для учета обременения)․
• Страницы с отметками о приписном учете / снятии с учета: Последние штампы военкомата․

Копировать эти страницы для личного дела нельзя․ Данные переносятся в карточку вручную или вводятся в АСУ «Воинский учет» / 1С:ЗУП․

Ответственность работодателя за нарушения

Практический алгоритм действий кадровика (Чек-лист)

1. При приеме на работу: Попросить кандидата предъявить оригинал военного билета (или приписного свидетельства, справки о приписном учете для лиц, не прошедших службу)․
2. Проверка: Сверить фото, данные паспорта, наличие штампов военкомата, актуальность категории годности․
3. Заполнение учетной карточки (ф․ № 10): Перенести все необходимые данные из оригинала в карточку․ Поставить подпись ответственного за воинский учет․
4. Возврат: Сразу вернуть оригинал владельцу․ Никаких расписок о получении оригинала в личном деле не требуется (но можно зафиксировать факт возврата в журнале движения документов)․
5. Копирование: Не делать копию для личного дела․ Если сотрудник сам принес копию, принять к сведению, но не класть в личное дело, а использовать для заполнения карточки и вернуть/уничтожить․
6. Заверение: Не заверять копии печатью и подписью («С оригиналом верно»)․
7. Отчетность: Своевременно формировать ведомости для военкомата по данным учетных карточек․

Частые ошибки и мифы

Резюме: Ключевые выводы

• Проверять оригинал — ОБЯЗАН․ Это основа ведения воинского учета․
• Хранить оригинал, ЗАПРЕЩЕНО․ Документ принадлежит гражданину/государству․
• Хранить копию в личном деле/организации — НЕЗАКОННО․ Нарушение закона о персональных данных (ст․ 10 ФЗ-152) и отсутствие нормы-основания;
• Заверять копию печатью/подписью, НЕЛЬЗЯ; Отсутствует правовое основание для заверения документа, хранение которого запрещено․
• Основа для воинского учета — Учетная карточка (ф․ № 10)․ Именно она является рабочим документом организации, а не копия билета․

Работодатель выступает в роли агента по воинскому учету: он собирает данные из первоисточника (оригинала военного билета) и переносит их в установленные государством учетные формы․ Попытки заменить работу с учетной карточкой фотокопированием и заверением копий создают правовые риски (штрафы по КоАП и ФЗ-152), но не упрощают отчетность перед военкоматом․

Главное правило: Посмотрели — записали в карточку — вернули․ Никаких копий в делах, никаких печаток «С оригиналом верно» на копиях военного билета․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-53, ТК РФ, ФЗ-152, КоАП РФ), Инструкции Генерального штаба ВС РФ по воинскому учету, разъяснений систем КонсультантПлюс, ГАРАНТ и судебной практики на ․

Данные о конкретных должностных лицах, адресах военкоматов и контактных телефонах в соответствии с политикой конфиденциальности скрыты (*)