Жизненные обстоятельства часто складываются так, что стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск не совпадает с моментом, когда работнику срочно нужно отсутствовать на работе. Свадьба, болезнь близкого родственника, срочный переезд, необходимость оформления документов или просто дела личного характера — всё это основания для обращения к работодателю с просьбой предоставить отпуск без сохранения заработной платы (часто называемый «отпуском за свой счет»).

В данной статье мы подробно разберем, кто имеет право на такой отпуск безусловно, кто — только по согласованию с руководством, как правильно написать заявление и какой пакет документов потребуется для оформления в 2026 году.

Правовые основания: статья 128 ТК РФ

Главным нормативным актом, регулирующим данный вопрос, является статья 128 Трудового кодекса РФ. Она делит категории работников на две группы:

Категории, которым работодатель обязан предоставить отпуск (не имеет права отказать):

• Работающие пенсионеры по старости — до 14 календарных дней в год.
• Инвалиды — до 60 календарных дней в год.
• Участники ВОВ, трудовой фронт и иные приравненные категории — до 35 календарных дней в год.
• Родители (супруги) военнослужащих, погибших или умерших от ран/заболеваний, полученных на службе — до 14 календарных дней.
• Работники, вступившие в брак — до 5 календарных дней.
• Работники, родившиеся дети — до 5 календарных дней (обычно предоставляется супругу беременной женщины).
• Работники, похоронившие близких родственников (родителей, супруга, детей, братьев/сестер, дедушек/бабушек, внуков) — до 5 календарных дней.

Важно: Для этих категорий основанием является именно факт события (свадьба, рождение, смерть, статус пенсионера/инвалида). Работодатель не вправе отказать, если работник предоставит подтверждающие документы.

Категории, которым отпуск предоставляется по соглашению сторон:

Все остальные работники (не входящие в перечень ст. 128 ТК РФ) могут рассчитывать на отпуск за свой счет только при взаимном согласии с работодателем. Основаниями могут быть любые личные обстоятельства: поездка за границу, ремонт, учеба, уход за больным родственником (если не оформлен больничный), переезд и т.д. Отказ в этом случае законен и не требует обоснования в письменной форме (хотя хорошей практикой является уведомление в письменном виде).

Порядок оформления отпуска за свой счет в 2026 году

Процедура оформления стандартизирована и включает несколько этапов. Соблюдение последовательности действий защитит как работника, так и работодателя от трудовых споров.

1. Написание заявления. Работник пишет заявление от своего имени руководителю организации. Бланка строгой формы не существует, пишется в свободной форме, но с обязательными реквизитами.
2. Предоставление подтверждающих документов (для льготных категорий). Свидетельство о браке, свидетельство о рождении ребенка, справка о смерти, пенсионное удостоверение, удостоверение инвалида и т.д. Оригиналы показываются в HR-отделе (кадровой службе), копии остаются в деле.
3. Рассмотрение заявления. Для льготных категорий — мгновенное принятие решения (приказ готовят в день обращения или на следующий рабочий день). Для остальных — сроки зависят от внутренних регламентов компании, обычно 1-3 рабочих дня.
4. Издание приказа (распоряжения). Основным кадровым документом является Приказ по форме Т-6 (утв. Госстатом РФ от № 1) или приказа в свободной форме на фирменном бланке организации. В приказе указываются: ФИО работника, основание (заявление №… от дата), срок отпуска (с какой по какую дату), основание (ст. 128 ТК РФ или соглашение сторон).
5. Ознакомление работника с приказом под роспись. Обязательная процедура.
6. Внесение записи в табель учета рабочего времени. Код «ОД» (код 37) — отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный за счет рабочего времени.
7. Внесение сведений в трудовую книжку / СТД-Р. Важный нюанс: В трудовую книжку запись о предоставлении отпуска за свой счет НЕ вносится (согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек). Однако в электронном трудовом стаже (СТД-Р) сведения передаются в рамках отчета СЗВ-ТД (если отпуск превышает 14 дней — это влияет на стаж, см. ниже).

Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы

Ниже приведен универсальный образец заявления. Текст в квадратных скобках […] необходимо заменить на свои данные. Персональные данные (адреса, телефоны, номера документов) в примере замаскированы символами * в соответствии с требованиями безопасности.

Ключевые моменты при заполнении:

• Ссылка на норму права: Если вы относитесь к льготной категории, обязательно укажите «в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ». Это лишает работодателя права отказать. Если нет — пишите «по соглашению сторон».
• Даты: Указывайте конкретные календарные даты начала и окончания. Отпуск предоставляется только по календарным дням (выходные и праздники входят в срок).
• Основание: Для льготников формулировка должна быть точной (свадьба, рождение, смерть). Для остальных достаточно фразы «по личным обстоятельствам» или «для решения семейных вопросов».
• Приложения: Перечисляйте приложенные копии документов. Оригиналы показываются для сверки.

Образец приказа (формы Т-6 или свободной формы)

После согласования заявления кадровый сотрудник готовит приказ. Пример заполнения приказа в свободной форме:

Влияние отпуска за свой счет на трудовой стаж и отпуска

Это один из самых важных вопросов, о которых часто забывают работники.

• До 14 календарных дней в году: Включается в страховой стаж (для расчета пенсии) и в непрерывный стаж (если актуален для отраслевых надбавок). На срок ежегодного оплачиваемого отпуска НЕ влияет (не сдвигает дату следующего основного отпуска).
• Свыше 14 календарных дней в году: Дни, превышающие 14, НЕ включаются в страховой стаж (ст. 11 ФЗ-400 «О страховых пенсиях»). Это означает, что за этот период страховые взносы не начислялись, и коэффициенты (пенсионные баллы) за эти месяцы не зачислятся. Также такие дни сдвигают дату предоставления следующего ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 121 ТК РФ).

Пример: Работник взял 20 дней отпуска за свой счет. 14 дней зачтены в стаж, 6 дней — нет. Дата очередного основного отпуска сдвинется на 6 дней вперед.

Особенности 2026 года и частые ошибки

Электронный трудовой стаж (СТД-Р) и СЗВ-ТД

С 2020 года ведется индивидуальный личный счет в СФР (бывший ПФР). Если отпуск за свой счет превышает 14 дней в календарном году, работодатель обязан отразить это в отчете СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) с кодом основания «30» (иные основания) и указанием периода, не зачисляемого в стаж. Ошибки в СЗВ-ТД могут привести к штрафам для организации (ст. 19.7 КоАП РФ) и проблемам с будущей пенсией работника.

Частые ошибки работодателей:

1. Отказ льготной категории. Незаконно. Работодатель рискует штрафом (ст. 5.27 КоАП РФ) и восстановлением работника в правах через суд.
2. Запись в трудовую книжку. Вносить запись «Предоставлен отпуск за свой счет» в бумажную трудовую книжку запрещено. Это грубое нарушение Инструкции Минтруда.
3. Начисление зарплаты за дни отпуска. Отпуск «без сохранения ЗП» означает, что за эти дни средний заработок не начисляется. Если в табеле стоит код «ОД», а в расчетном листе начислена зарплата — это нарушение учета.
4. Принуждение к отгулу вместо отпуска. Отгул (код «НН»/«NV») — это прогуль по инициативе работника без оплаты, но он не дает гарантий сохранения места работы на длительный срок (более нескольких дней) и не зачисляется в стаж вообще. Отпуск за свой счет, это законное основание отсутствия.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли разделить отпуск за счет на части?

Да, закон не запрещает предоставлять его частями (например, по 2-3 дня несколько раз в году), но суммарная продолжительность не должна превышать установленные лимиты (14, 35, 60 дней в зависимости от категории) или согласованный с работодателем срок.

Нужно ли согласовывать даты с руководителем, если я пенсионер?

Работодатель обязан предоставить отпуск «в любое время» по желанию работника (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Однако на практике рекомендуется заранее (за 2-3 недели) уведомить руководство для планирования производственной деятельности. Судебная практика стоит на стороне работника, если даты заявлены разумно;

Можно ли отозваться из отпуска за свой счет раньше срока?

Да, по заявлению работника и с согласия работодателя. Издается новый приказ об отзыве (прекращении действия предыдущего приказа). Дни, отработанные вместо отпуска, оплачиваются в обычном порядке.

Что делать, если работодатель отказывает нельготнику?

Законно. Можно попробовать договориться об отгуле (неоплачиваемом) на несколько дней, взять ежегодный оплачиваемый отпуск вперед (если прошло 6 месяцев со дня приема) или использовать дни невыходного характера (если есть переработки).

Оформление отпуска без сохранения заработной платы — процедура несложная, но требующая знания нюансов Трудового кодекса. Главное правило 2026 года: для льготных категорий (пенсионеры, инвалиды, новобрачные, похоронившие родственников) это право, а не милость работодателя. Для остальных — предмет переговоров.

Используйте приведенные выше образцы заявления и приказа, заменив маскированные данные (*) на свои реальные сведения. Всегда сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии (входящий номер/дата/подпись секретаря/HR) — это ваше главное доказательство в случае спора.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных ситуациях (отказы, споры со стажем, уволнение в период отпуска) рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в государственную инспекцию труда.