Ситуация, когда материально ответственное лицо (МОЛ) пишет заявление (например, об увольнении или смене зоны ответственности) и тут же уходит на больничный лист, создает значительные правовые риски для организации. Главная проблема — невозможность провести полноценную инвентаризацию и передачу ценностей в установленные законом сроки при отсутствии ответственного сотрудника. В статье разберем, как действовать кадрам и бухгалтерии в 2026 году, опираясь на нормы ТК РФ, ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и разъяснения Минфина.

Правовая природа проблемы: столкновение интересов

Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета (Приказ Минфина от № 34н) и ст. 11 ФЗ-402, инвентаризация обязательна при смене материально ответственных лиц. При этом п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина от № 49) устанавливает, что передача имущества производится путем проведения инвентаризации в присутствии сдающего и принимающего МОЛ.

Конфликт: Работник на больничном временно нетрудоспособен (ст. 183 ТК РФ), его нельзя привлекать к работе (даже к подписи документов), но сроки инвентаризации горят, а ответственность за сохранность имущества висит в воздухе.

Ключевые позиции регуляторов и судебной практики

Инвентаризация без МОЛ недопустима (базовая позиция)

В Письме Минфина России от № 07-05-12/16 прямо указано: «проводить инвентаризацию в отсутствие материально ответственного лица недопустимо». Это связано с тем, что МОЛ должен лично подтвердить фактическое наличие ценностей своей подписью в описях.

Исключение: результаты могут быть правомерны при соблюдении процедуры

Однако более поздние разъяснения (например, позиция экспертов ЭнтерФин, 2020 г.) уточняют: результаты инвентаризации, проведенной с участием МОЛ, находившегося на больничном, являются правомерными при соблюдении других правил проведения инвентаризации. Но риск оспаривания результатов МОЛ впоследствии (по основанию «я был болен, не мог контролировать пересчет») остается крайне высоким.

Сроки проведения: «не позднее последнего рабочего дня»

Согласно разъяснениям Бухгалтерия.ru и КонсультантПлюс: инвентаризация при смене МОЛ проводится не позднее последнего рабочего дня сотрудника. В этот же день товарно-материальные ценности передаются по акту приема-передачи новому МОЛ.

Проблема: Если сотрудник ушел на больничный до последнего рабочего дня (или заявление написано на будущую дату, а больничный накрыл этот период), «последний рабочий день» сдвигается или становится неопределенным.

Алгоритм действий работодателя (Пошаговый план)

Шаг 1. Фиксация факта отсутствия и уведомление комиссии

• Оформить служебную записку от руководителя подразделения/бухгалтера в имя генерального директора о том, что МОЛ (ФИО) не явился на инвентаризацию в связи с временной нетрудоспособностью (больничный лист № от *).
• Приложить копию больничного листа (электронного — выписку из ФСС/СФР).
• Приказ о проведении инвентаризации должен содержать пункт о продлении сроков или изменении состава комиссии в связи с отсутствием МОЛ.

Шаг 2. Принятие решения о сроках инвентаризации

Здесь есть два сценария:

1. Сценарий А: Больничный краткосрочный (несколько дней). Разумнее продлить сроки инвентаризации (путем приказа руководителя) до выхода сотрудника на работу. Это самый безопасный путь. Инвентаризация проводится в присутствии выздоровевшего МОЛ.
2. Сценарий Б: Больничный длительный (месяц и более) или увольнение «завтра», а больничный на 2 недели. Организация не может вечно ждать. Необходимо провести инвентаризацию в принудительном порядке с соблюдением специальной процедуры (см. Шаг 3).

Шаг 3. Процедура инвентаризации в отсутствии МОЛ (при длительном больничном)

Если ожидание невозможно, действуем по схеме, рекомендованной экспертами (ЭЛКОД, Бухучет) и судебной практикой:

• Приказ о проведении инвентаризации с указанием основания: «Смена МОЛ в связи с уходом на больничный лист гражданина * на длительный срок / увольнением».
• Состав комиссии: Председатель (руководитель орг/филиала), члены (бухгалтер, представитель службы безопасности/юриста), приглашаемый специалист (если нужно). Важно: В комиссию включается новый МОЛ (принимающий ценности) или временно исполняющий обязанности лицо.
• Акт инвентаризации (формы ИНВ-3, ИНВ-5 и др.): Пересчет проводится комиссией. В описи в графе «Лицо, ответственное за сохранность» ставится прочерк или пишется «Отсутствует (на больничном)».
• Обязательное условие: Составляется Акт о невозможности участия МОЛ в инвентаризации (свободная форма), подписываемый председателем и членами комиссии, с прикреплением копии больничного.
• Передача ценностей новому МОЛ: Оформляется Акт приема-передачи материальных ценностей (форма МБ-5а или собственная). Новый МОЛ расписывается в получении, председатель комиссии, в сдаче. Старый МОЛ подпись не ставит, в акте делается отметка: «МОЛ не участвовал в передаче в связи с временной нетрудоспособностью (больничный лист № )».

Шаг 4. Работа с документооборотом (Требование п. 2.3 Методички № 49)

До начала инвентаризации (даже принудительной) необходимо обеспечить сдачу документов. Поскольку МОЛ на больничном, он не может лично сдать документы в бухгалтерию.

• Направить МОЛ заказное письмом с уведомлением о вручении (на адрес регистрации *) требование передать все первичные документы (накладные, ордера, акты) в бухгалтерию или комиссии через представителя или почту.
• Если документы не переданы — составить Акт о несдаче первичной документации. Бухгалтерия проводит инвентаризацию по имеющимся данным, расхождения оформляются как обычные.

Шаг 5. Кадровое оформление (если заявление об увольнении)

• Если заявление написано «по собственному желанию» с датой увольнения, пришедшейся на период больничного: увольнение в день окончания больничного (ст. 84.1 ТК РФ — запрет увольнять на больничном, но если дата увольнения наступила после окончания нетрудоспособности — уволняют).
• Если сотрудник написал заявление и ушел на больничный до даты увольнения: последним рабочим днем считается день перед больничным. Инвентаризацию следовало провести в этот день. Если не провели, см. Шаг 3.
• Расчет производится в день увольнения (после закрытия больничного). Выдача трудовой книжки — по требованию сотрудника или отправка почтой.

Особенности передачи имущества новому МОЛ в 2026 году

Согласно актуальным формам (КонсультантПлюс, 2026 г.), передача имущества при смене руководителей-МОЛ оформляется комплексно:

• Приказ о привлечении нового работника к материальной ответственности (до момента передачи).
• Приказ о проведении инвентаризации в связи со сменой МОЛ.
• Договор о полной материальной ответственности с новым лицом (если категория позволяет) или доп. соглашение к трудовому договору.
• Акт инвентаризации (Опись) + Акт приема-передачи (МБ-5а).

Важно: Имущество передается отдельно, в ходе инвентаризации, так как происходит смена руководителей, МОЛ. Нельзя просто подписать акт передачи без пересчета.

Риски и ошибки, которых стоит избегать

Резюме: чек-лист для руководителя и бухгалтера

1. Зафиксировать: Есть заявление МОЛ + есть больничный лист № .
2. Оценить сроки: Больничный до числа. Увольнение/смена планировалась на число.
3. Принять приказ: О проведении инвентаризации (продлить сроки ИЛИ провести в отсутствии МОЛ с указанием основания).
4. Назначить нового/временного МОЛ: Приказом до начала инвентаризации.
5. Требовать документы: Направить уведомление старому МОЛ о сдаче первички.
6. Провести пересчет: Комиссией в присутствии нового МОЛ. Составить Акт инвентаризации + Акт приема-передачи.
7. Оформить отсутствие: Акт о невозможности участия старого МОЛ (приложить копию больничного).
8. Бухучет: Отразить результаты (излишки/недостачи) по итогам инвентаризации. Недостачи, к вине старого МОЛ (после расследования) или на убытки орг.
9. Кадры: Увольнение/перевод строго по ТК РФ с учетом больничного.

Уход МОЛ на больничный в момент смены ответственности, это форс-мажор, но не тупик. Закон не запрещает проводить инвентаризацию без сдающего лица, но навязывает строгие процедурные требования: наличие комиссии, участие принимающего лица, фиксация причин отсутствия сдающего, сохранность первичных документов.

Главное правило 2026 года: Не ждите бесконечно. Оформите временно исполняющего МОЛ, проведите инвентаризацию комиссией с составлением акта об отсутствии уволенного/больного сотрудника и передайте ценности новому ответственному лицу. Только так вы сохраните имущество организации и защитите себя от претензий инспекций и судов.

Данная статья носит информационный характер и не является правовым консультированием. В сложных случаях (крупные суммы, конфликты с сотрудником) рекомендуется обратиться к трудовому юристу или аудитору. Персональные данные (ФИО, номера документов, адреса) в тексте заменены на * в соответствии с политикой конфиденциальности.