Данная статья посвящена подробному разбору структуры, содержания и правовых аспектов ведения личного дела военнослужащего под регистрационным номером 317811. В соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных (ФЗ-152) и уставными документами Вооруженных Сил РФ, конфиденциальная информация в данном материале частично замаскирована символами *.

Нормативно-правовая база

Ведение личного дела военнослужащего регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Устав Внутренней Службы Вооруженных Сил РФ (утв. Указом Президента РФ от № 470), главы, регулирующие документооборот и учет личного состава.
• Федеральный закон от № 123-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в части учета стажа).
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» — режим хранения и доступа к сведениям, содержащимся в деле.
• Приказ Минобороны РФ от № 730 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации».
• Внутренние приказы и распоряжения командира воинской части/организации, в составе которой числится военнослужащий.

Общие сведения о личном деле № 317811

Структура личного дела (Состав томов)

Согласно Инструкции по делопроизводству (Приказ Минобороны № 730), личное дело военнослужащего формируется из нескольких томов (папок), каждый из которых имеет строго определенное назначение.

Том 1: Основные личные документы и служебные характеристики

Хранится постоянно. Содержит документы, подтверждающие личность, правовой статус и прохождение воинской службы.

1. Анкета военнослужащего (форма установленного образца) с фотографией.
2. Копия паспорта гражданина РФ (стр. 2, 3, 5, прописка: г. , ул. , д. , кв. ).
3. Военный билет (копия) / Удостоверение военнослужащего (оригинал на хранении в отдельном сейфе, в деле — копия).
4. Служебные характеристики (ежегодные, при назначении на должность, при представлении к очередному воинскому званию).
5. Приказы о присвоении воинских званий, назначении на должность, награждении, применении мер поощрения/взыскания.
6. Сведения о прохождении ВВУЗ / курсов повышения квалификации (дипломы, свидетельства — копии).
7. Автобиография (написана от руки при приеме на службу).

Том 2: Документы по материально-бытовому и жилищному обеспечению

Хранится до прекращения действия оснований.

• Справки о составе семьи (жена/муж: * * , г.р. ..; дети: — .., * — ..).
• Документы на право пользования жилым помещением (договор найма, выписка из ЕГРН — адрес: г. , ул. , д. *).
• Сведения о накоплении средств на ЕСВ (единый социальный взнос) / накопительно-ипотечной системе.
• Расчетно-справочные листы по денежному довольствию (последние 3 года).

Том 3: Медицинские документы и профилактика

Строгий режим доступа (Медицинская тайна). Хранится в запечатанном конверте или отдельном сейфе адъютантуры/медицинского пункта.

• Медицинская карта военнослужащего (ф. 086/у или аналог).
• Вакцинальный сертификат / карта прививок.
• Заключения ВЛЭК (военно-лечебной экспертной комиссии) с указанием категории годности: *.
• Справки о перенесенных травмах, контузиях, заболеваниях (связанных со службой).
• Направления на ВЛЭК, госпитализацию, санаторно-курортное лечение.

Том 4: Документы по вопросам дозволения к гостайне (если применимо)

Формируется при наличии допуска к гостайне (1, 2, 3 ступень).

• Анкета дозволения (форма № 98, 99).
• Справки о проверке благонадежности (ФСБ, МВД).
• Акт о допуске к гостайне (номер акта: *, дата: ..).
• Согласие на допуск к гостайне (подпись военнослужащего).

Том 5: Документы по учету личного состава (историческая справка)

Журнал учета движений личного дела, выписок, передач в архив.

Порядок хранения и доступа

Физическое хранение

• Место хранения: Адъютантура (канцелярия) воинской части в/ч *, комната № , металлический шкаф (сейф) № *.
• Условия: Температура 18–22°C, влажность 40–60%. Защита от несанкционированного доступа, пожарной сигнализации.
• Инвентаризация: Проводится ежеквартально комиссией по приказу командира части. Акт инвентаризации № * от .. г.

Режим доступа к информации

Доступ к личному делу № 317811 имеют:

1. Командир воинской части / начальник организации.
2. Заместитель командира по воспитательной работе / начальник кадровой службы.
3. Адъютант (делопроизводитель) — ответственный за ведение.
4. Сам военнослужащий (по письменному заявлению, в присутствии адъютанта, для ознакомления с личными документами).
5. Представители прокуратуры, следственных органов, суда — на основании соответствующих процессуальных документов (постановления, определения).

Запрещается: выдача дела «на руки» без журнала учета, фотографирование документов личным телефоном, передача третьим лицам без оснований.

Типовые операции с делом № 317811

Внесение изменений (приказ о назначении/переводе/увольнении)

1. Поступление приказа (оригинал в журнале регистрации приказов, копия — в личное дело).
2. Нанесение отметки на обложке дела: «Приказ № * от .. г. — внесен в Том 1, л. ».
3. Подписание военнослужащим за ознакомление (лист ознакомления прикладывается к приказу в деле).
4. Обновление анкетных данных (при смене фамилии, адреса регистрации, состава семьи).

Выдача дела при переводе/увольнении

При переводе в другую воинскую часть или увольнении в запас личное дело передается:

• По росписи в журнале учета движений личных дел (журнал хранится у адъютанта).
• В запечатанном конверте с надписью: «Личное дело военнослужащего * * , № дела 317811. Томов: . Передано в в/ч * / Архив».
• С приложением Списка вкладышей (инвентаризационной описи).

Оцифровка и электронный архив

В рамках перевода делопроизводства на электронный документооборот (САЭД «Контур», «Деловиза» или ведомственная АС «Кадры») производится сканирование ключевых документов:

• Приказы о присвоении званий и назначении.
• Служебные характеристики (последние 5 лет).
• Документы об образовании.
• Медицинские заключения (ВЛЭК) — в защищенном контуре с разграничением доступа.

Оригиналы бумажных носителей сохраняются до истечения сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, возникающих в деятельности федеральных органов исполнительной власти… (утв. Росархивом).

Сроки хранения и архивирование

Типичные ошибки и нарушения при ведении дела № 317811

По результатам проверок (внутриведомственных, прокуратуры, ГВИ) наиболее часто выявляются следующие недостатки:

• Отсутствие листа ознакомления с приказами о назначении/поощрении/взыскании (военнослужащий не подписался).
• Несвоевременное внесение изменений в анкету при смене паспортных данных, семейного положения, адреса регистрации (г. *).
• Хранение медицинских документов (Том 3) в общем шкафу без режима «Медицинская тайна», нарушение ст. 13 ФЗ-323.
• Потеря оригиналов документов об образовании (дипломов, удостоверений) — хранятся только копии, не заверенные установленным порядком.
• Несоответствие нумерации листов внутри томов (пропуски номеров, отсутствие прошивки и скрепки печатью части).
• Отсутствие акта инвентаризации за прошедший квартал.

Рекомендации по приведению дела в надлежащее состояние

1. Провести полную инвентаризацию дела № 317811 по форме Инвентаризационной описи (ф. 031/у или ведомственная) с составлением акта.
2. Восстановить утерянные документы (запросить дубликаты приказов в архиве части, дубликаты дипломов в ВУЗах, справки из ЗАГС).
3. Пронумеровать листы во всех томах сквозно, прошить, склеить последнюю страницу к обложке, заверить печатью части и подписью адъютанта.
4. Оформить ьный лист на обложке каждого тома по установленному образцу (Номер дела, ФИО , Звание , Начало/конец ведения тома).
5. Обеспечить раздельное хранение Тома 3 (медицинский) в запечатанном конверте/сейфе с ограниченным кругом лиц, имеющих доступ.
6. Внести все накопленные приказы за текущий год в Том 1 с обязательным листом ознакомления военнослужащего * * ;

Личное дело военнослужащего № 317811 является основным носителем информации о правовом статусе, службе и социально-правовых гарантиях гражданина * *. Качественное ведение дела, соблюдение сроков хранения, режим конфиденциальности и полнота документов — залог защиты прав военнослужащего и законных интересов Министерства обороны РФ. Регулярные внутренние аудиты и соблюдение Инструкции по делопроизводству (Приказ № 730) позволяют избежать претензий со стороны контролирующих органов и обеспечивают готовность дела к передаче в архив или в новую воинскую часть в установленные сроки.

Примечание: В статье использованы маскирующие символы (*) для скрытия персональных данных (ФИО, адреса, телефоны, номера документов, номера воинской части) в соответствии с требованиями ФЗ-152 «О персональных данных» и правилами информационной безопасности.