Иногда на работе приходится сталкиваться с требованием написать объяснительную записку, но не всегда понятно, с чего начать и как лучше оформить документ. Ситуация усложняется, когда объяснение требуется не от одного сотрудника, а от целого коллектива — отдела, смены или бригады. В таком случае составляется коллективная объяснительная записка. В этой статье мы подробно разберём, что это за документ, когда он нужен и как его правильно оформить.

Что такое коллективная объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник (или группа сотрудников) излагает свою версию произошедшего события, объясняет причины проступка или обстоятельства инцидента. Чаще всего она составляется по просьбе вышестоящего руководителя, чтобы объяснить какой-либо проступок со стороны работников.

Коллективная объяснительная отличается от индивидуальной тем, что:

• составляется от имени нескольких сотрудников (двух и более);
• содержит общую позицию коллектива по рассматриваемому вопросу;
• подписывается всеми участниками, присоединившимися к изложенной позиции.

Когда требуется коллективная объяснительная

На рабочем месте может случиться всякое, и далеко не всегда виновником происшествия становится один конкретный сотрудник. Коллективная записка может потребоваться в следующих ситуациях:

1. Групповое нарушение трудовой дисциплины — например, коллективный уход с рабочих мест до окончания смены.
2. Производственный инцидент, в котором участвовала вся смена или бригада (поломка оборудования, срыв сроков, брак продукции).
3. Коллективное свидетельство, когда сотрудники подтверждают или опровергают обстоятельства происшествия в защиту коллеги.
4. Конфликтная ситуация в коллективе, требующая разъяснения позиции группы работников.
5. Отказ выполнять распоряжение, которое коллектив считает незаконным или опасным.

Структура документа

Каждый руководитель хочет, чтобы подчиненные соблюдали дисциплину, приходили вовремя и выполняли свои обязанности. Но случается, что объяснений требует сама ситуация. Чтобы документ был принят и имел юридический вес, важно соблюсти правильную структуру:

Шапка документа

В правом верхнем углу указывается адресат — должность и ФИО руководителя, а также наименование организации. Ниже, от кого составлена записка (должности и ФИО всех сотрудников либо указание на коллектив подразделения).

Название документа

По центру пишется: «Объяснительная записка» (или «Коллективная объяснительная записка»).

Основная часть

Излагаются факты: дата, время и место события, обстоятельства произошедшего, причины и пояснения коллектива. Текст должен быть лаконичным, без эмоциональных оценок и лишних деталей.

Подписи и дата

В конце документа ставится дата составления и подписи всех сотрудников с расшифровкой.

Образец коллективной объяснительной записки

Ниже приведён примерный образец документа (персональные данные частично скрыты):

Директору ООО «Пример»
Петрову П. П. ()

от сотрудников отдела продаж:
Ивановой А. С. (),
Сидорова В. К. (),
Кузнецова Д. М. ()

Объяснительная записка

Настоящим поясняем, что г. в период с 14:00 до 15:30 сотрудники отдела продаж не могли выполнять свои должностные обязанности по причине отключения электроэнергии в здании офиса по адресу: г. Москва, ул. Центральная, д. 1* (). Работа корпоративной CRM-системы и телефонной связи была невозможна. О произошедшем незамедлительно было сообщено системному администратору Смирнову О. Л. (), контактный телефон: +7 (9) —.

Своих виновных действий в произошедшем не усматриваем, поскольку сбой произошёл по независящим от нас причинам.

Подписи: Иванова А. С. (*) — __________
Сидоров В. К. () — __________
Кузнецов Д. М. (*), __________

Рекомендации по составлению

• Пишите кратко и по существу — излагайте только факты, которые можно подтвердить.
• Избегайте эмоций, обвинения и оценочные суждения могут навредить.
• Согласуйте позицию — все подписанты должны быть согласны с содержанием записки.
• Не отказывайтесь от дачи объяснений без причины — по ТК РФ работодатель обязан истребовать объяснение, а работник вправе дать его в течение двух рабочих дней.
• Сохраните копию документа с отметкой о принятии.

Коллективная объяснительная записка, эффективный инструмент защиты интересов группы сотрудников и способ объективно донести до руководства обстоятельства произошедшего. Грамотно составленный документ поможет избежать необоснованных дисциплинарных взысканий и сохранить нормальные отношения в коллективе.