С 1 января 2023 года в России произошли кардинальные изменения в порядке кадровой отчетности. В связи с объединением Пенсионного фонда РФ (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) в единое ведомство — Социальный фонд России (СФР), — старые формы отчетности, включая привычную многим СЗВ-ТД, были отменены.
На сегодняшний день () единственным документом, который работодатель обязан сдать в СФР при приеме на работу сотрудника по трудовому договору, является ЕФС-1 (Единая форма сведений).
Основной отчет: Форма ЕФС-1 (Раздел 1.1)
ЕФС-1 — это универсальная форма, которая заменила сразу несколько отчетов: СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДУЛ и другие. При приеме на работу заполняется Раздел 1 «Сведения о застрахованном лице», а именно его Подраздел 1.1 «Сведения о приеме на работу (переводе) застрахованного лица».
Ключевые характеристики ЕФС-1 при найме:
- Кому сдается: В территориальный орган Социального фонда России (СФР) по месту регистрации страхователя (работодателя).
- Формат: Исключительно в электронном виде через системы ЭДО (ТКС, СБИС, 1С-Отчетность и др.) или личный кабинет работодателя на портале СФР / Госуслуг.
- Подпись: Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица.
- Срок сдачи: Не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Структура Подраздела 1.1: что нужно заполнить
При формировании отчета в программе (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия и др.) или вручную в личном кабинете, обратите внимание на обязательные блоки данных:
- Реквизиты работодателя (страхователя): Наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес регистрации в СФР (маскируется как * для безопасности).
- Реквизиты работника (застрахованного лица): ФИО (частично ), СНИЛС, дата/место рождения, пол, гражданство, документ, удостоверяющий личность (паспорт, серия/номер ), адрес регистрации/проживания (*).
- Сведения о трудовом договоре:
- Номер и дата приказа о приеме на работу.
- Дата начала трудовой деятельности (фактический выход на работу).
- Вид договора (срочный/бессрочный, сезонный, временный и т.д.).
- Полный/неполный рабочий день.
- Основание для внесения сведений о трудовой деятельности (колонки 8–10 бланка): название, дата и номер приказа.
- Сведения о подразделении: Структурное подразделение (если есть), код по ОКТМО.
- Особые отметки (флаги): Удаленная работа, совместительство, работа в вредных/опасных условиях, приравненные к Крайнему Северу районы и др.
Сроки сдачи: важные нюансы 2026 года
Правило «следующий рабочий день» является жестким. Если приказ о приеме издан в пятницу, отчет нужно сдать в понедельник (или во вторник, если понедельник, праздник).
Важно: С 2023 года отменена практика сдачи «нулевых» отчетов или отчетов за прошедшие периоды при приеме. Если сотрудник вышел на работу , а приказ издан , сдавать ЕФС-1 нужно до конца дня (следующий рабочий день после приказа). Дата начала работы в отчете указываеться реальная (01.03), а срок сдачи считается от даты приказа.
Штрафы за нарушение сроков (КоАП РФ ст. 15.6, ч. 1):
- На должностных лиц, от 300 до 500 руб.
- На юрлиц — от 3 000 до 5 000 руб.
- При повторном нарушении — дисквалификация до 1 года или штраф на юрлицо до 10 000 – 20 000 руб.
Кто попадает в отчет, а кто — нет
| Категория работника | Сдавать ЕФС-1 (Раздел 1.1)? | Примечание |
|---|---|---|
| Сотрудники по трудовому договору (основное место работы) | ДА | Обязательно для всех. |
| Совместители (внутренние и внешние) | ДА | За каждого совместителя — отдельная строка/отчет. |
| Удаленные работники | ДА | С обязательной отметкой «Удаленная работа». |
| Работники по ГПХ (договоры подряда, возмездного оказания услуг) | НЕТ | Для них сдается ЕФС-1 только в Разделе 3 (если платежи подлежат страхованию) или не сдается вовсе (если ФЛ без страхования). Раздел 1.1 не заполняется. |
| Стажеры по целевым договорам об обучении | ДА | Если заключен трудовой договор. |
| ИП, нанявшие первого сотрудника | ДА | ИП выступает страхователем, обязан регистрироваться в СФР до найма. |
Процедура подачи: пошаговая инструкция
- Оформление кадровых документов: Приказ (форма Т-1 или своя), трудовой договор, личная карточка (Т-2), СТД-Р (если бумажная ТК по желанию работника).
- Получение/проверка СНИЛС: Если у сотрудника нет СНИЛС, работодатель обязан заказать его регистрацию в СФР (через ЕФС-1 Раздел 1.1 ставится отметка «СНИЛС назначается СФР»).
- Формирование файла отчета: В бухгалтерской программе (1С, Контур, Эльба и др.) выберите «Отчеты в СФР» -> «ЕФС-1» -> «Прием на работу». Программа автоматически подтянет данные из приказа.
- Проверка контрольных соотношений: Система проверит корректность СНИЛС, ИНН, дат, кодов ОКТМО/ОКАТО.
- Подписание и отправка: Подпись УКЭП (флешка/токен *). Отправка через оператора ЭДО или ЛК СФР.
- Получение квитанции: Обязательно сохраните квитанцию о приеме отчета СФР (статус «Принят»). Это ваше доказательство соблюдения срока.
Частые ошибки при заполнении ЕФС-1 при найме (актуально на 2026 год)
- Ошибка в дате начала работы: Указана дата приказа вместо фактического выхода на работу (или наоборот). В Разделе 1.1 нужна фактическая дата выхода.
- Неверный код ОКТМО: Указан код по регистрации фирмы, а не по месту фактической работы сотрудника (если это отдельное подразделение в другом регионе).
- Пропуск флага «Удаленная работа»: С 2024 года контроль за этим ужесточен.
- Отсутствие СНИЛС у новичка: Не отправлен запрос на регистрацию СНИЛС через тот же ЕФС-1 (галочка «СНИЛС назначается СФР»).
- Сдача за ГПХ-шников в Разделе 1.1: Это грубая ошибка, приводящая к начислению лишних пенсионных коэффициентов и последующим проверкам.
Историческая справка: что हुआ со СЗВ-ТД?
Многие кадровики до сих пор ищут форму СЗВ-ТД (утв. Постановлением ПФР от № 786п). Она деиствует с года. Постановлением Совета СФР от № 246п форма СЗВ-ТД исключена из перечня утвержденных форм отчетности. Все сведения о трудовой деятельности, стаже и зарплате теперь консолидированы в ЕФС-1.
Если вы видите в интернете советы сдавать СЗВ-ТД — информация устарела. Использование старых бланков приведет к тому, что отчет не приметься системой СФР, и вы пропустите срок.
Резюме: чек-лист для HR и бухгалтера
- Приказ о приеме подписан и пронумерован.
- Трудовой договор подписан двумя сторонами до выхода на работу.
- СНИЛС сотрудника известен (или подан запрос на назначение).
- Сформирован ЕФС-1 (Раздел 1.1) с корректными датами и кодами.
- Отчет подписан УКЭП и отправлен в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа.
- Получена и сохранена квитанция СФР о приеме отчета.
- Сотрудник ознакомлен с приказом под роспись (в течение 3 дней).
Полезные ссылки и нормативная база
- ФЗ от № 27-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» (ст. 11, 13, 14).
- ФЗ от № 340-ФЗ «О Социальном фонде России».
- Постановление Совета СФР от № 246п «Об утверждении форм отчетности, представляемой в Социальный фонд России» (утверждает форму ЕФС-1).
- Приказ СФР от № 17п «Об утверждении Порядка заполнения ЕФС-1» (актуальная редакция на 2026 год).
- Официальный портал СФР: sfr.gov.ru (раздел «Работодателям» -> «Отчетность» -> «ЕФС-1»).
Статья подготовлена на основании законодательства РФ, действующего на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в территориальный орган СФР по адресу регистрации вашей организации (*).