Трудовая книжка, один из главных документов работника, подтверждающий его стаж и трудовую деятельность. В различных жизненных ситуациях сотруднику может понадобиться получить трудовую книжку на руки, её копию или организовать отправку документа по почте. Во всех этих случаях требуется написать соответствующее заявление. Рассмотрим подробно, какие заявления бывают и как их правильно составить.
Основные виды заявлений по трудовой книжке
- Заявление о выдаче трудовой книжки на руки (для оформления пенсии, предоставления в ПФР и т.д.);
- Заявление о выдаче копии трудовой книжки;
- Заявление об отправке трудовой книжки почтой при увольнении;
- Заявление о выдаче трудовой книжки, не полученной при увольнении;
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или о сохранении бумажной).
Заявление о выдаче трудовой книжки на руки
Работник может потребовать трудовую книжку на руки, например, для оформления пенсии или предоставления в Пенсионный фонд. Унифицированной формы такого заявления нет — оно составляется в произвольной форме на листе формата А4, от руки или на компьютере.
Структура заявления
- Шапка (правый верхний угол): должность и ФИО руководителя, наименование организации, а также ФИО и должность заявителя.
- Название документа — «Заявление».
- Основной текст — просьба выдать трудовую книжку с указанием причины.
- Дата и подпись работника.
Образец текста
«Генеральному директору ООО «Пример» Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова П.П. Прошу выдать мне на руки трудовую книжку для предоставления в отделение Пенсионного фонда РФ в целях оформления пенсии. Обязуюсь вернуть документ в течение 3 рабочих дней. Дата, подпись».
Заявление о выдаче копии трудовой книжки
Если оригинал не нужен, работник может запросить заверенную копию. Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать копию не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Копия заверяется подписью уполномоченного лица и печатью (при её наличии).
Заявление об отправке трудовой книжки почтой при увольнении
Если в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается получить книжку, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за документом. Работник в ответ может написать заявление с просьбой отправить трудовую книжку почтой по указанному адресу. В заявлении обязательно указывается:
- почтовый адрес для отправки: г. , ул. , д. , кв. ;
- согласие на отправку документа почтовым отправлением;
- контактный телефон: +7 () —.
С момента отправки такого заявления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Заявление о выдаче книжки, не полученной при увольнении
Если бывший работник не получил трудовую книжку в день увольнения, он может в любое время обратиться к бывшему работодателю с письменным заявлением. Работодатель обязан выдать документ не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
С 2020 года работники могут выбрать формат ведения трудовой книжки — бумажный или электронный. Для перехода на электронный формат подаётся заявление по установленной форме. При этом бумажная книжка выдаётся работнику на руки с соответствующей записью.
Общие рекомендации по составлению
- Пишите заявление в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, на втором сотрудник кадровой службы ставит отметку о принятии;
- Обязательно указывайте дату и ставьте подпись;
- Прилагайте подтверждающие документы (например, копию пенсионного удостоверения) — по желанию;
- При получении книжки работник расписывается в книге учёта движения трудовых книжек и в личной карточке.
Заявление по трудовой книжке составляется в свободной форме, однако должно содержать все необходимые реквизиты: адресата, данные заявителя, суть просьбы, дату и подпись. Правильно оформленное заявление защищает права как работника, так и работодателя, и позволяет избежать споров при выдаче или отправке документа.