Заверение копий договоров — одна из самых частых операций в делопроизводстве. Копии требуются для налоговой, банков, судов, контрагентов и госорганов. Чтобы документ имел юридическую силу, его нужно правильно заверить; В этой статье разберём, как это сделать по ГОСТу, какие реквизиты обязательны, и приведём образцы заверительных надписей.

Нормативная база

Основной документ, регулирующий оформление заверительной надписи, — ГОСТ Р 7.0.97-2016 (а также его обновлённая редакция ГОСТ 7.0.97-2025, утверждённая приказом Росстандарта от № 622-ст). Согласно пункту 5.26, отметка о заверении копии должна содержать:

• слово «Верно» (без двоеточия);
• наименование должности лица, заверившего копию;
• собственноручную подпись заверителя;
• расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
• дату заверения копии.

Кто может заверить копию договора

• Руководитель организации или индивидуальный предприниматель — по умолчанию;
• Уполномоченный сотрудник (специалист отдела кадров, главбух, делопроизводитель) — на основании приказа или доверенности;
• Нотариус — если требуется нотариально заверенная копия.

Важно! Если копию заверяет уполномоченный работник по доверенности, то при передаче документа внешнему пользователю (госорган, суд, контрагент) потребуется приложить заверенную копию этой доверенности.

Как заверить копию договора: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовьте копию

Снимите копию с оригинала договора. Текст должен быть читаемым, все страницы — на месте. Копировать нужно все листы, включая приложения.

Шаг 2. Выберите способ заверения

Многостраничный договор можно заверить двумя способами:

1. Каждую страницу отдельно — на каждом листе проставляется полная заверительная надпись;
2. Прошить документ целиком — листы нумеруются, прошнуровываются, на обороте последнего листа делается надпись о прошивке.

Шаг 3. Проставьте заверительную надпись

Надпись размещают в нижней части копии, под текстом документа. Она не должна захватывать подписи ответственного лица и перекрывать текст.

Шаг 4. Поставьте печать (при необходимости)

Если копия предназначена для внешнего пользователя (госорган, банк, суд, контрагент), проставляется печать организации. Печать ставится так, чтобы частично захватывать заверительную надпись, но не подпись заверителя. Для внутреннего использования достаточно надписи «Верно», даты, должности, подписи и расшифровки.

Образец заверительной надписи

Вариант 1. Для внутреннего использования

Верно
Специалист отдела кадров
_______________ / Иванова А.П. * /

Вариант 2. Для передачи внешнему пользователю

Верно
Генеральный директор ООО «Пример »
_______________ / Петров С.И. ** /

М.П.

Вариант 3. При прошивке многостраничного договора

На обороте последнего листа, на наклейке, скрепляющей концы нити, пишут:

ВЕРНО.
Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ (прописью) листов.
Генеральный директор ООО «Пример »
_______________ / Петров С.И. /

«Верно», «Копия верна» или «Согласно с оригиналом»?

На практике используются все три формулировки, и все они допустимы. Однако ГОСТ рекомендует проставлять отметку «Верно». Штампы «Копия верна» также широко применяются и не вызывают претензий у проверяющих органов. Формулировка «Согласно с оригиналом» встречается реже, но тоже правомерна.

Частые ошибки при заверении копий

• Отсутствие расшифровки подписи (только «закорючка» без фамилии);
• Не указана дата заверения;
• Печать перекрывает подпись заверителя;
• Копию заверил сотрудник без приказа или доверенности;
• При прошивке не указано количество листов;
• Копия нечитаема или отсутствуют отдельные страницы договора.

Когда нужна нотариальная заверка

Обычного заверения организацией достаточно в большинстве случаев. Нотариальная копия требуется, если это прямо предусмотрено законом или договором — например, при сделках с недвижимостью, подаче документов в некоторые иностранные инстанции, участии в отдельных тендерах. Нотариус заверяет копию по своей форме с указанием реестрового номера.

Краткая памятка

1. Напишите «Верно» (или поставьте штамп «Копия верна»).
2. Укажите должность заверителя.
3. Поставьте подпись и её расшифровку.
4. Проставьте дату.
5. Для внешних пользователей — добавьте печать.
6. Многостраничный договор прошейте и укажите количество листов.
7. Если заверяет уполномоченное лицо — приложите копию доверенности.

Соблюдение этих простых правил гарантирует, что заверенная копия договора будет принята любым госорганом, банком или контрагентом без лишних вопросов.