Правильное оформление и заверение документов — залог их принятия арбитражным судом к производству․ Согласно ч․ 8 ст․ 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии․ Несоблюдение этого требования влечет за собой невозможность использования копий в качестве доказательств, что может привести к отказу в принятии иска или оставлению заявления без движения․

В данной статье мы подробно разберем порядок заверения, кто имеет право это делать, обязательные реквизиты заверительной надписи, частые ошибки и приведем актуальные образцы для 2026 года․

Нормативная база и судебная практика

• Ст․ 75 АПК РФ — определяет понятие письменных доказательств и требования к их представлению․
• Постановление Пленума ВАС РФ от № 1 (в части, не противоречащей действующему кодексу), разъяснения по оценке доказательств․
• Обзоры судебной практики ВС РФ — регулярно публикуются разъяснения по вопросам надлежащего заверения (например, определения о том, что копия, заверенная не уполномоченным лицом, не является надлежащим доказательством)․
• Рекомендации арбитражных судов субъектов РФ (например, Арбитражного суда Республики Бурятия, Арбитражного суда Красноярского края) — содержат практические указания для сторон процесса․

Ключевой принцип: Суд вправе оставить без движения встречный иск или не принять доказательства, если приложения к ним (копии документов) не заверены надлежащим образом (основание: п․ 3 ч․ 1 ст․ 126 АПК РФ)․

Кто имеет право заверять копии документов?

Закон не содержит исчерпывающего перечня лиц, уполномоченных заверять копии для арбитражного суда, однако на основе ст․ 75 АПК РФ и деловой практики выделяют следующие категории:

1. Нотариус, наиболее надежный способ (нотариальное заверение)․ Исключает споры о подлинности копии․
2. Организация, выдавшая документ (эмитент) — например, банк заверяет выписку из счета, налоговая — справку, архив — копию приказа․
3. Сторона дела (истец/ответчик/третье лицо) или их представители — заверяют копии документов, которые находятся у них в распоряжении (договоры, счета-фактуры, акты, переписка)․
4. Индивидуальные предприниматели (ИП), заверяют копии своих документов лично․
5. Адвокаты, арбитражные управляющие, оценщики, медиаторы, патентные поверенные — в рамках своей профессиональной деятельности (ч․ 5 предоставленной информации)․

Важно: Если копия заверена организацией, заверение должно производиться уполномоченным лицом (директором или сотрудником по доверенности)․

Обязательные реквизиты заверительной надписи

Согласно судебной практике и рекомендациям судов (в т․ч․ данным КонсультантПлюс за 2023–2025 гг․), отметка о заверении копии должна содержать все перечисленные ниже элементы․ Пропуск хотя бы одного делает заверение неполным․

• Слово «Верно» (или «Копия верна», «С оригиналом верно»), ставится под текстом документа или на обратной стороне последней страницы․
• Наименование должности лица, заверившего копию (например: «Генеральный директор», «Уполномоченный представитель», «Индивидуальный предприниматель»)․
• Собственноручная подпись уполномоченного лица․
• Расшифровка подписи — инициалы и фамилия полностью (например: И․И․ Ив*в)․ Примечание: в соответствии с правилами безопасности, в данной статье фамилии частично замаскированы․
• Дата заверения (число, месяц прописью или цифрами, год)․
• Указание на количество листов — арабскими цифрами и прописью (например: «На 5 (пять) листах»)․
• Печать организации (при наличии) — для юрлиц печать ставится на подпись (М-образно)․ ИП и физлица печати не обязаны ставить, но могут․

Рекомендация Арбитражного суда Красноярского края: К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств относятся нотариальное заверение, заверение организацией-эмитентом, заверение стороной процесса․ Отсутствие печать (если она есть по уставу/статуту) может быть основанием для вопросов со стороны суда, хотя формально законом для ИП печать не требуется․

Технические правила оформления копий (прошивка, нумерация)

Помимо заверительной надписи, сам пакет документов должен быть оформлен правильно․ Это критически важно для многостраничных документов (договоры с приложениями, судебные акты, том дела)․

Прошивка и нумерация листов

• Все листы копии должны быть пронумерованы (последовательно, сквозная нумерация)․
• Многостраничные документы сшиваются (прошиваются) нитью․
• На последнем листе (или на обклеечной полоске) ставится заверительная надпись о количестве листов․
• Образец надписи на прошивке: «Прошито и пронумеровано на 15 (пятнадцать) листах․ Подпись /И․И․ Ив*в/ Дата»․

Особенности копирования судебных актов и многостраничных документов

По данным КонсультантПлюс (2026 г․):

• На последней странице, ниже текста судебного акта, в реквизиты добавляется общее число страниц документа․
• Если на оборотной стороне листа текста нет, лист перечеркивается диагональной линией (чтобы внесение нового текста было невозможно)․
• Гербовой печатью арбитражного суда (или ее дубликатами) заверяются: копии судебных актов, выданные судом; копии протоколов заседаний и иные документы, выдаваемые судом․

Образцы заверительных надписей (Шаблоны 2026 года)

Ниже приведены универсальные образцы․ Данные (названия организаций, ФИО, даты, адреса) заменены на маски (*) или обобщены․ При использовании подставьте свои реальные данные․

Образец №1: Заверение копии стороной дела (Юридическое лицо)

Используется, когда компания подает копии своих документов (договоров, счетов, актов) в суд самостоятельно или через представителя по доверенности․

Образец №2: Заверение копии индивидуальным предпринимателем (ИП)

ИП заверяет копии лично․ Печать не обязательна, но допускается․

Образец №3: Заверение копии представителем по доверенности

Если документы сдает адвокат или сотрудник по доверенности, в надписи указывается его статус и данные доверенности․

Образец №4: Нотариальное заверение (Стандартная форма)

Выдается нотариусом на отдельном листе, сшитом к копии, или штампом на последней странице копии․

Частые ошибки, приводящие к возврату документов или отказу в доказательствах

Сотрудники отделов делопроизводства арбитражных судов (источник: рекомендации судов, статьи в «Юридическом справочнике руководителя» 2025 г․) выделяют топ ошибок:

1. Отсутствие даты заверения․ Копия считается незаверенной․
2. Отсутствие расшифровки подписи․ Только «подпись» без ФИО недействительна․
3. Отсутствие указания количества листов․ Критично для многостраничных документов (договоры, счета-фактуры)․
4. Заверение лицом, не уполномоченным на момент заверения․ (Истек срок доверенности, лицо уволено)․
5. Расхождение текста копии с оригиналом․ «Верно» ставится только на идентичную копию․
6. Отсутствие печати у юрлица, если уставом предусмотрена печать․ Суд может потребовать оригинал для сверки․
7. Заверение копии копии․ Недопустимо․ Копия заверяется только по оригиналу․
8. Непрошитые многостраничные документы․ Риск подмены листов․

Порядок действий: пошаговая инструкция

1. Подготовьте оригиналы всех документов, которые планируете представить в суд․
2. Сделайте качественные копии (черно-белые или цветные, если цвет важен, печати, штампы, подписи)․ Обеспечьте читаемость всех реквизитов․
3. Прошейте многостраничные документы (нитью, клейкой лентой не рекомендуется судами)․ Пронумеруйте листы карандашом или ручкой в углу․
4. Составьте заверительную надпись на последнем листе копии (или на обклеечной полоске прошивки) по одному из образцов выше․
5. Проверьте полноту реквизитов по чек-листу из раздела 3 данной статьи․
6. Подготовьте пакет для суда: Исковое заявление (в экземплярах для суда и каждого ответчика) + заверенные копии приложений + квитанция об оплате госпошлины + доверенность на представителя (если нужно)․
7. Подача: Через Мой Арбитраж (Электронное взаимодействие), Почту России (ценным бандеролем с вложением) или лично в отделе делопроизводства суда․

Особенности электронного подачи (Мой Арбитраж)

При подаче через систему «Мой Арбитраж» (ЭДО):

• Сканируются оригиналы документов вместе с заверительными надписями (если копии заверялись на бумаге)․
• Если вы заверяете копию специально для электронного подачи (например, распечатали электронный документ), заверяете распечатку, сканируете и загружаете․
• Электронная подпись (КЭП) представителя на исковом заявлении не заменяет заверение копий приложений․ Приложения заверяются отдельно․
• Суды рекомендуют загружать копии в формате PDF (текстовый слой обязателен для поиска), цветное сканирование приветствуется для документов с печатями/подписями․

Чек-лист перед подачей в суд (Скачайте и проверьте)

Надлежащее заверение документов, это не просто бюрократическая формальность, а процессуальное требование, неисполнение которого лишает вас возможности доказать свою позицию в суде․ В 2026 году подход судов остается строгим: копия без слова «Верно», без даты, без количества листов или без расшифровки подписи, это просто лист бумаги, не имеющий доказательной силы․

Рекомендация: Всегда держите под рукой оригиналы для предъявления суду по требованию (ст․ 75 АПК РФ)․ Используйте нотариальное заверение для ключевых документов (устав, доверенность, договор закупки основного средства), а для рутинных (счета, акты, накладные) — заверение руководителем организации или ИП․

Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под конкретный документ и статус заверяющего лица․ Грамотное оформление сэкономит вам время на устранении недостатков и ускорит рассмотрение дела по существу․

Данная статья подготовлена на основе положений АПК РФ, рекомендаций Арбитражных судов (Республика Бурятия, Красноярский край и др․), материалов КонсультантПлюс (2023–2026 гг․) и судебной практики․ Актуально на ․ Данные о конкретных лицах и организациях замаскированы (*) в целях конфиденциальности․