Справка в форме 2-НДФЛ — это основной документ, подтверждающий доходы физического лица и суммы удержанного налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Она необходима работникам для получения налоговых вычетов, оформления кредитов, виз и решения других финансовых вопросов. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила заполнения на 2026 год (за 2025 отчетный период), структуру формы, частые ошибки и отличия от декларации 3-НДФЛ.

Что такое справка 2-НДФЛ и кто ее выдает

Форма 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от № ММВ-7-11/[@] (с изменениями на 2024–2025 годы). Документ выдается налоговым агентом (работодателем) по запросу сотрудника или по истечении налогового периода.

• Срок выдачи по запросу: не позднее следующего рабочего дня после обращения (ст. 226 НК РФ).
• Срок выдачи за год: до 28 февраля года, следующего за отчетным (для 2025 года — до ).

Важно: Информация из интернета напоминает, что был последним днем для подачи справки НДФЛ за 2024 год в составе расчета 6-НДФЛ. Аналогично, за 2025 год отчетность сдается до , а справки работникам выдаются до .

Структура справки 2-НДФЛ

Бланк состоит из двух основных разделов:

1. Титульный лист — сведения о налоговом агенте и количестве листов.
2. Раздел 1 — сведения о доходах, удержанном налоге и примененных вычетах по конкретному налогоплательщику.
3. Раздел 2 — заполняется, если налоговый агент не удержал налог (полностью или частично) и передал сведения в налоговый орган.

Пошаговое заполнение Титульного листа

Поле 1: Код вида документа

Указывается 1 — если справка сдается впервые за отчетный период.
Указывается 2 — если это корректирующая справка (в поле «Номер корректируемой справки» указывается номер исходной).

Поле 2: Год

Отчетный налоговый период (например, 2025).

Поле 3: Код налогового органа

Код ИФНС, в которой состоит налоговый агент (например, 7701 для МО ИФНС № 1 г. Москвы).

Поле 4: Дата составления

Дата фактического заполнения бланка (ДД.ММ.ГГГГ).

Поле 5: Наименование налогового агента

Полное или сокращенное наименование организации / ФИО ИП.
Пример: ООО «Ромашка» / ИП * *

Поле 6: ИНН / КПП налогового агента

ИНН (10 или 12 знаков) и КПП (9 знаков для организаций).
Пример: ИНН * КПП *

Поле 7: Адрес налогового агента

Юридический адрес организации или адрес регистрации ИП.
Пример: г. , ул. , д. , пом.

Поле 8: Телефон

Контактный номер ответственного лица.
Пример: +7 () *—

Поле 9: Количество листов раздела 1

Общее число листов Раздела 1 во всем пакете справок.

Поле 10: Количество листов раздела 2

Общее число листов Раздела 2 (если есть).

Поле 11: Подпись руководителя / ИП

Личная подпись и расшифровка (ФИО). Печать ставится по желанию организации (с 2023 года печать не обязательна для юрлиц, обязательна для ИП, если она имеется).

Заполнение Раздела 1: Сведения о доходах работника

Это самая важная часть. Заполняется по одному листу на каждого сотрудника.

Блок А: Сведения о налогоплательщике

• Строка 010 (Фамилия, Имя, Отчество): Полностью, как в паспорте. Пример: * *
• Строка 020 (ИНН): 12-значный ИНН физлица. Пример:
• Строка 030 (КПП): Не заполняется для физлиц (ставиться прочерк или 0).
• Строка 040 (Код категории налогоплательщика):
  • 1 — резидент РФ (большинство сотрудников).
  • 2 — нерезидент РФ (ставка 30%).
  • 3, высокодоходные специалисты (СВЧС) и др. спец. категории.
• Строка 050 (Код основания): Основание для выдачи справки (например, 1 — трудовой договор, 2, ГПХ, 3, судебное решение и т.д.).
• Строка 060 (Дата рождения): ДД.ММ.ГГГГ.
• Строка 070 (Код документа, удостоверяющего личность): 21 — паспорт гражданина РФ, 10 — паспорт иностранца и т.д.
• Строки 080–110 (Реквизиты документа): Серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Данные маскируются: Серия № *, выдан *
• Строка 120 (Адрес регистрации): Адрес прописки. Пример: г. , ул. , д. , кв.
• Строка 130 (Телефон): Контактный телефон работника. Пример: +7 () *—

Блок Б: Сведения о доходах и налоге (Таблица)

Заполняется строками за каждый месяц или квартал, а также итоговые строки.

Блок В: Сведения о стандартных налоговых вычетах (Строки 300–340)

Указываются коды вычетов и суммы доходов, уменьшенных на вычеты, по месяцам.

• Строки 300–310: Вычеты на себя (код 1 — 3000/500 руб., код 2 — 500 руб. для ликвидаторов ЧАЭС и т.д.).
• Строки 320–330: Вычеты на детей (код 3 — 1400/3000 руб. в зависимости от порядка ребенка и категории).
• Строка 340: Вычет на обучение (своего или братьев/сестер до 24 лет) — до 50 000 руб. в год (с 2024 года лимит увеличен до 120 000 руб. за 3 года, но ежемесячно учитывается в пределах базы).

Блок Г: Сведения об имущественных и социальных вычетах (Строки 400–440)

Заполняются, если работодатель предоставил вычеты на основании уведомления от ИФНС.

• Строки 400–410: Имущественные вычеты (покупка жилья, продажа имущества).
• Строки 420–430: Социальные вычеты (лечение, обучение, взносы НПФ, страхование жизни).
• Строка 440: Инвестиционные вычеты (ИИС типа А/Б).

Заполнение Раздела 2: Неудержанный налог

Заполняется только если налоговый агент не смог удержать налог (например, уволен сотрудник, нет денежных средств для удержания, выплаты в натуре).

• Строка 010: ФИО налогоплательщика (* * ).
• Строка 020: ИНН ().
• Строка 030: Код категории (1/2/3).
• Строки 100–170: Суммы доходов, по которым налог НЕ удержан, и суммы неудержанного налога по ставкам (13%, 30%, 9% и др.).
• Строка 180: Причина неудержания (код по справочнику ФНС, напр. 1, недостаточно средств, 2 — увольнение, 3 — выплата в натуре).

На основании Раздела 2 ИФНС вышлет физлицу требование о уплате налога (если сумма > 100 руб.).

Порядок подачи и форма представления

С 2023 года справки 2-НДФЛ сдаются исключительно в электронном виде через оператора ЭДО (ТКС, СБИС, Контур и др.) или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (раздел «Налоговые агенты» -> «Сдача отчетности»).

• Формат файла: XML (схема валидации актуальна на дату сдачи).
• Подпись: Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица.
• Срок сдачи в ИФНС (как часть 6-НДФЛ или отдельно, если нет 6-НДФЛ): 25 февраля года, следующего за отчетным.

Типичные ошибки при заполнении

1. Несоответствие данным 6-НДФЛ: Суммы доходов и налога в 2-НДФЛ должны строго совпадать с данными расчета 6-НДФЛ за соответствующие периоды.
2. Неверный код категории налогоплательщика: Указание кода «1» (резидент) для нерезидента и наоборот. Это ведет к расхождению ставок (13% vs 30%).
3. Пропуск кодов вычетов: Не заполнены строки 300–440, хотя вычеты предоставлялись. ИФНС не увидит основания для уменьшения базы.
4. Ошибки в реквизитах паспорта/ИНН: Опечатки в серии/номере паспорта или ИНН работника делают справку недействительной для получения вычетов.
5. Использование устаревшей схемы XML: Перед сдачей обязательно проверяйте актуальность формата на сайте ФНС (раздел «Форматы отчетности»).

Отличие 2-НДФЛ от 3-НДФЛ

Как верно отмечено в справочной информации, это совершенно разные документы:

Работник использует 2-НДФЛ как документ-основание для заполнения 3-НДФЛ при получении социальных/имущественных вычетов.

Как получить справку 2-НДФЛ работнику (образец запроса)

Сотрудник пишет заявление свободной формы. Образец структуры:

Работодатель обязан выдать справку в течение 1 рабочего дня. Отказ недопустим (ст. 226 НК РФ).

Электронная справка 2-НДФЛ через Госуслуги / ЛК ФНС

С 2024 года работники могут получить справку 2-НДФЛ самостоятельно, не обращаясь к работодателю:

• Через Личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.gov.ru (раздел «Справки» -> «Справка о доходах (2-НДФЛ)»);
• Через портал Госуслуг (ESIA) — раздел «Документы» -> «Справка 2-НДФЛ».

Электронная справка имеет юридическую силу, подписана ЭП ФНС и принимается банками и визовыми центрами.

Грамотное заполнение справки 2-НДФЛ — залог отсутствия претензий со стороны ФНС и быстрого получения налоговых вычетов сотрудниками. Ключевые моменты на 2026 год (за 2025 год):

• Используйте актуальную XML-схему (проверяйте обновления на сайте ФНС).
• Строго сверяйте итоги с 6-НДФЛ перед отправкой.
• Учитывайте новую прогрессивную шкалу ставок (13/15/18/20/22%) при расчете налога за 2025 год.
• Маскируйте персональные данные (ФИО, ИНН, адреса, телефоны) при передаче образцов третьим лицам: * * *.
• Сдавайте отчетность только электронно до .

При соблюдении этих правил процесс отчетности пройдет без штрафов и задержек.