Согласно действующему законодательству Российской Федерации (в частности, Федеральный закон № 53-ФЗ «Военная обязанность и военная служба», Постановление Правительства РФ № 719 и новые нормы, вступившие в силу с в рамках «электронного призыва»), работодатели несут прямую ответственность за воинский учет своих сотрудников. Несвоевременное или неполное уведомление военкомата влечет за собой административные штрафы (ст. 21.5 КоАП РФ) и может привести к блокировке доступа к реестру призывников для организации.

Кого именно нужно ставить на воинский учет в организации

На воинский учет в организации принимаются все граждане, подлежащие воинской обязанности, принятые на работу (по трудовому договору, ГПХ, на стажировку), если они:

• Призывники (мужчины 18–30 лет, не имеющие воинского звания, не отсроченные по законным основаниям на данный момент).
• Военнообязанные (имеющие воинское звание рядового, сержанта, старшина, прапорщика, офицера до высшего офицерского состава включительно).
• Женщины, имеющие военную учетную специальность (ВУС) — врачи, медсестры, переводчики, связные и др.

Важно: С 2025 года понятие «призывник» расширено до 30 лет. Даже если у сотрудника есть отсрочка (учеба, здоровье, семья), он все равно подлежит учету в организации, но с отметкой о наличии отсрочки.

Сроки уведомления военкомата

Закон устанавливает жесткие временные рамки (ст. 21 Закона № 53-ФЗ):

1. О приеме на работу: не позднее 2 недель со дня вступления трудового договора в силу (дня фактического допуска к работе).
2. Об увольнении/переводе/исключении из штата: не позднее 2 недель со дня прекращения трудовых отношений.
3. Об изменении личных данных (смена фамилии, адреса регистрации, получения образования, ВУС, состояния здоровья): не позднее 2 недель со дня получения работодателем сведений.

Просрочка даже на 1 день является основанием для наложения штрафа на должностное лицо (от 10 000 до 20 000 руб.) и на юрлицо (от 100 000 до 500 000 руб.).

Форма и способ подачи уведомления (Актуально на 2026 год)

На сегодняшний день существует два параллельных канала взаимодействия, но приоритет отдается электронному:

А. Электронный обмен данными через ЕРВУ (Единый реестр воинского учета) — ОСНОВНОЙ СПОСОБ

С года работодатели обязаны вести воинский учет в электронном виде и обмениваться данными с военкоматом через информационную систему «ЕРВУ» (интегрирована с ГИС «Войенная обязанность» и порталом «Госуслуги. Организации»).

• Для этого у организации должен быть уполномоченный представитель по воинскому учету с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Доступ настраивается через личный кабинет на портале gosuslugi.ru (раздел «Организации» -> «Воинский учет») или через специализированные модули в 1С:ЗУП, Контур.Экстерн, СБИС и др.
• Уведомление формируется автоматически на основе кадровых документов (приказ о приеме) и отправляется подписанным XML-пакетом.

Б. Бумажное уведомление (Форма № 6 / Форма № 10) — РЕЗЕРВНЫЙ СПОСОБ

Допускается только при технической невозможности электронного обмена (отсутствие интернета, сбои в ЕРВУ, работа в особых режимах). Направляется заказным почтовым отправлением с описью вложения или вручается под роспись в военкомате по месту нахождения организации.

• Форма № 6 — Уведомление о принятии на работу (воинский учет в организации).
• Форма № 10 — Уведомление об исключении с воинского учета (увольнение, перевод, смерть).

Примечание: Бланки форм утверждены Приказом Минобороны РФ от № 680 (с изм. от 2024 г.). Старые бланки (по Приказу № 495) использовать нельзя.

Пошаговый алгоритм действий при приеме сотрудника

Шаг 1. Проверка документов при найме (День 1)

При оформлении по ТК РФ (ст. 65) работодатель обязан запросить у гражданина документы, подтверждающие выполнение воинской обязанности:

• Военный билет (для военнообязанных).
• Свидетельство призывника (для призывников).
• Справка вместо военного билета/свидетельства (если документ утерян/в военкомате).
• Для женщин с ВУС — военный билет с отметкой о ВУС.

Если документа нет — сотрудник обязан получить его в военкомате по месту учета в течение 2 недель. Работодатель должен дать ему время для этого (оплачиваемое по соглашению сторон или нет, но должность сохраняется).

Шаг 2. Внесение данных в учетную карточку (Форма № 10 или Электронная карточка в ЕРВУ)

В течение 2 недель заполняется Учетная карточка военнообязанного (Форма № 10) в 2-х экземплярах (один остается в организации, второй — отправляется в военкомат при бумажном обмене). В электронном виде данные загружаются в модуль «Воинский учет» вашей СЭД/1С.

Ключевые реквизиты для заполнения (маскируем персональные данные):

• Фамилия, Имя, Отчество: Иванов И.И. (маска: * * )
• Дата рождения: ..
• Адрес регистрации (прописки): г. , ул. , д. , кв.
• Воинское звание:
• Военная учетная специальность (ВУС):
• Категория годности:
• Военкомат учета (название/код): * р/к военкомат г.
• Номер и дата приказа о приеме: Приказ № от ..2026

Шаг 3. Формирование и отправка уведомления (Не позднее 14-го дня)

Вариант 1: Через ЕРВУ (Рекомендуемый)

1. Зайти в ЛК «Госуслуги. Организации» / Модуль 1С/СБИС -> «Воинский учет».
2. Выбрать «Создать уведомление о приеме на воинский учет».
3. Система подтянет данные из карточки сотрудника.
4. Подписать УКЭП уполномоченного представителя.
5. Нажать «Отправить». Статус должен стать «Принято военкоматом».

Вариант 2: Почтой / Вручно (Исключительно)

1. Распечатать заполненную Форму № 6 в 2 экземплярах.
2. Подписать руководителем организации и уполномоченным по воинскому учету (печать организации ставится по желанию с 2021 г., но военкоматы часто требуют).
3. Отправить заказным письмом с описью вложения на адрес: * (адрес военкомата по месту нахождения организации).
4. Второй экземпляр с отметкой о получении (штамп военкомата/почтового квитанции) сшить в папку «Воинский учет. Уведомления».

Шаг 4. Контроль получения квитанции (Электронной / Бумажной)

Это единственное доказательство исполнения обязанности перед инспекторами прокуратуры или военкомата.

• Электронно: В ЛК приходит УПД (универсальный передаточный документ) или статус «Зарегистрировано». Сохраните PDF/скриншот.
• Бумажно: Почтовый чек + опись вложения + квитанция о вручении (ф. 119) ИЛИ второй экземпляр Формы № 6 с живой печатью военкомата и подписью принявшего сотрудника.

Особенности уведомления по конкретным категориям

Иностранные граждане и лица без гражданства

На воинский учет в РФ они не встают (ст. 59 Конституции РФ, ст. 3 Закона № 53-ФЗ). Уведомлять военкомат о их приеме НЕ НУЖНО.

ВНИМАНИЕ: Для них действует отдельная процедура — уведомление МВД (миграционного учета) в течение 3 рабочих дней (ФЗ-115, ст. 18). Не путайте эти процедуры! Информация из интернета про уведомление МВД касается именно миграционного учета иностранцев.

Сотрудники, зарегистрированные в другом регионе (Пример из запроса: Краснодар / Военкомат другого города)

Воинский учет в организации ведется по месту нахождения организации (фактическому месту работы), а не по прописке сотрудника;

• Вы уведомляете свой военкомат (по юрадресу/фактическому адресу фирмы).
• В карточке сотрудника (Форма № 10 / ЕРВУ) указывается: «Военкомат учета: * (название военкомата по месту жительства сотрудника, например, г. Москва, * р/к)».
• Ваш военкомат сам пересылает данные в военкомат учета сотрудника через межведомственное взаимодействие (ЕРВУ).

Внутренние перемещения (Перевод в другое подразделение того же юрлица)

Если у организации есть обособленные подразделения (филиалы) в других субъектах РФ, уведомление направляется в военкомат по месту нахождения конкретного подразделения, где работает сотрудник. При переводе между филиалами — исключают из учета в старом, принимают в новом (Форма № 10 и Форма № 6 соответственно).

Ответственность за нарушения (2026 год)

Чек-лист для кадровика / Уполномоченного по воинскому учету

Распечатайте и повесьте на видном месте:

• [ ] Назначен уполномоченный по воинскому учету (приказ № * от ..2026).
• [ ] У полномочного есть действующая УКЭП и доступ к ЛК «Госуслуги. Организации» / ЕРВУ.
• [ ] При найме каждого мужчины 18-30 лет и женщин с ВУС запрошен военный билет / свидетельство призывника.
• [ ] Заведена Учетная карточка (Форма № 10 / Электронная) в день приема.
• [ ] Уведомление (Форма № 6 / XML-пакет) отправлено в военкомат не позднее 14-го дня.
• [ ] Получено подтверждение (квитанция ЕРВУ / штамп на 2-м экземпляре Формы № 6 / почтовая квитанция).
• [ ] Документы сшиты в папку «Воинский учет. Уведомления в военкомат» за текущий год.
• [ ] При увольнении — отправлена Форма № 10 / уведомление об исключении за 2 недели.

Типовые ошибки, которые приводят к штрафам

1. Игнорирование призывников со сроком действия отсрочки. «У него отсрочка до 2027, зачем его учитывать?» — ОШИБКА. Учитываются все, отметка об отсрочке ставится в графе «Примечания» карточки.
2. Отправка уведомления в военкомат по прописке сотрудника. Надо отправлять в военкомат по месту нахождения вашей организации.
3. Отсутствие квитанции о получении. Отправили почтой, но опись вложения не сделали или квитанцию утеряли — для суда/прокуратуры уведомления не было;
4. Использование старых бланков (Приказ Минобороны № 495). С 2024 года действуют только формы по Приказу № 680.
5. Несвоевременное исключение при увольнении. Часто забывают уведомить об уволенном, что грозит тем же штрафом.

На 2026 год переход на полноценный электронный документооборот через ЕРВУ стал обязательным стандартом. Бумажный обмен остается только как «план Б» на случай форс-мажора. Настоятельно рекомендуем:

• Настроить интеграцию вашей HR-системы (1С:ЗУП 3.1, SAP, Контур, СБИС) с ЕРВУ один раз, чтобы уведомления уходили автоматически при проведении приказа о приеме.
• Проводить внутренний аудит папки «Воинский учет» раз в квартал.
• Обучить уполномоченного работе с УКЭП и личным кабинетом Госуслуг Организаций.

Своевременное и корректное уведомление военкомата — это не только защита от штрафов, но и вклад в оборонопособность страны, а также гарантия спокойствия вашим сотрудникам-военнообязанным.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу, специализирующемуся на воинском учете. Нормативная база: ФЗ-53, Пост. ПРФ-719, Приказ Минобороны № 680, КоАП РФ ст. 21.5. Актуальность: май 2026 г.