Заявление, один из самых распространённых документов в жизни человека. Оно используется при обращении к работодателю, в государственные органы, суды, образовательные учреждения и другие организации. Чтобы защитить свои интересы и иметь доказательство подачи документа, заявление принято составлять в двух экземплярах. В этой статье подробно разберём, как это сделать правильно.
Зачем нужны два экземпляра
Составление заявления в двух экземплярах — это способ защиты заявителя. Схема проста:
- Первый экземпляр передаётся в организацию (работодателю, в суд, госорган и т.д.);
- Второй экземпляр остаётся у заявителя с отметкой о принятии — датой, подписью и входящим номером.
Таким образом, у вас на руках остаётся доказательство того, что документ был подан, и организация не сможет заявить, что «ничего не получала». Это особенно важно при подаче заявлений об увольнении, жалоб, исковых заявлений, заявлений на отпуск или отгул.
Общая структура заявления
Как правило, документ составляется на обычном листе бумаге формата А4. Заявление может быть написано от руки или напечатано. Стандартная структура выглядит так:
«Шапка» (правый верхний угол)
Указывается, кому адресовано заявление и от кого оно подаётся:
- должность и наименование организации адресата (например: «Директору ООО «» Иванову И.И.»);
- ФИО заявителя, адрес, телефон (например: «от Петрова Петра Петровича, проживающего по адресу: г. , ул. , д. , кв. , тел. +7 () —*»).
Название документа
По центру листа пишется слово «Заявление» (без кавычек и без точки в конце).
Основной текст
Излагается суть просьбы или требования. Текст должен быть:
- кратким и конкретным;
- без эмоциональных оценок и лишних деталей;
- со ссылками на законы, если это уместно (например, статьи Трудового кодекса РФ).
Пример: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с по продолжительностью 14 календарных дней».
Приложения
Если к заявлению прилагаются документы, их нужно перечислить списком с указанием количества листов.
Дата и подпись
Внизу слева ставится дата, справа — подпись с расшифровкой фамилии.
Как правильно оформить два экземпляра
- Подготовьте два идентичных документа. Оба экземпляра должны быть полностью одинаковыми по содержанию. Не используйте копирку «на глаз» — лучше распечатать два раза или переписать от руки.
- Подпишите оба экземпляра собственноручно. Подпись должна стоять на каждом из них.
- Передайте заявление лично. Отдайте оба экземпляра секретарю, в канцелярию, приёмную или непосредственно адресату.
- Потребуйте отметку о принятии на вашем экземпляре. На нём должны поставить:
- дату приёма;
- входящий номер (если ведётся регистрация);
- подпись и ФИО принявшего лица (например: «Принято: , секретарь Сидорова А.А. *»);
- печать или штамп организации (при наличии).
- Сохраните свой экземпляр. Храните его до полного разрешения вопроса.
Что делать, если отказываются принимать заявление
Если в организации отказываются ставить отметку о принятии или вообще принимать документ, есть законные альтернативы:
- Отправка почтой. Направьте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Опись и квитанция будут служить доказательством отправки.
- Отправка через официальный сайт или электронную приёмную — для государственных органов.
- Подача при свидетелях с составлением акта об отказе в приёме.
Типичные ошибки при составлении
- отсутствие даты или подписи, документ может считаться недействительным;
- нечёткая формулировка просьбы («прошу разобраться» вместо конкретного требования);
- различия в тексте двух экземпляров;
- отсутствие отметки о принятии на своём экземпляре;
- указание недостоверных контактных данных.
Пример оформления
Директору ООО «»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича,
адрес: г. , ул. , д. , кв. ,
тел.: +7 () —*
Заявление
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с по продолжительностью 2 календарных дня по семейным обстоятельствам.
Петров П.П. /___________/
Составление заявления в двух экземплярах — простая, но очень важная процедура. Она гарантирует, что ваше обращение официально зафиксировано, а у вас остаётся доказательство его подачи. Соблюдайте структуру документа, подписывайте оба экземпляра и обязательно добивайтесь отметки о принятии — это защитит ваши права в любой спорной ситуации.