Справка о трудоустройстве (справка с места работы) — это официальный документ, подтверждающий факт работы сотрудника в конкретной организации. Она может потребоваться при оформлении визы, получении кредита, постановке на учёт в центр занятости, трудоустройстве по совместительству и во многих других ситуациях. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить такой документ.
Общие сведения о документе
Унифицированной формы справки с места работы законодательством не установлено, поэтому документ составляется в произвольной форме. Однако, несмотря на свободу оформления, справка должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.
Справка выдаётся от имени работодателя, поэтому желательно составлять её на официальном фирменном бланке организации и заверять печатью. Готовит документ, как правило, отдел кадров или бухгалтерия — то есть подразделение, которое располагает соответствующими сведениями о сотруднике.
Обязательные реквизиты справки
Чтобы документ был принят в любой инстанции, в нём необходимо указать:
- Реквизиты организации: полное наименование, юридический адрес, ИНН, ОГРН, контактные телефоны;
- Наименование документа: «Справка» или «Справка с места работы»;
- Регистрационный номер и дату составления документа;
- Место составления (населённый пункт);
- Адресата — наименование организации, в которую представляется справка (в некоторых случаях указывается в конце документа или формулируется как «по месту требования»);
- Основную информацию о работнике;
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) с расшифровкой;
- Печать организации (если она используется).
Какие сведения о работнике нужно указать
Главное требование к содержанию справки — из неё должны быть понятны основные параметры занятости сотрудника:
- Ф.И.О. работника — полностью, без сокращений;
- Дата приёма на работу — с какого числа сотрудник трудится в организации;
- Занимаемая должность — в соответствии со штатным расписанием;
- Размер оклада или среднемесячной заработной платы, если это требуется запрашивающей стороне;
- График работы — полный или неполный рабочий день, сменный график и т.д.;
- Трудовой стаж — при необходимости;
- Характер трудовых отношений — основное место работы или совместительство.
Примерная структура текста справки
Типовая формулировка основной части документа выглядит следующим образом:
«Настоящая справка выдана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он действительно работает в ООО «Пример» с 15 марта 2020 года по настоящее время в должности ведущего специалиста отдела продаж. Трудовой договор № 45-ТД от заключён на неопределённый срок. Установлена пятидневная рабочая неделя с окладом 85 000 (восемьдесят пять тысяч) рублей в месяц. Справка выдана для предъявления по месту требования».
Особенности оформления для разных инстанций
В зависимости от того, куда предъявляется документ, требования к нему могут отличаться:
- Для центра занятости (ЦЗН), часто используется специальный бланк, утверждённый самой службой занятости. Вопрос о том, как написать справку, в этом случае отпадает: образец выдаёт сама инстанция;
- Для посольства иностранного государства — обязательно указываются полные реквизиты организации, место нахождения, контактные данные; иногда требуется перевод на иностранный язык и нотариальное заверение;
- Для банка при получении кредита, акцент делается на размере дохода и стаже работы;
- По месту требования — универсальный вариант без указания конкретного получателя. Однако лучше заранее уточнить в принимающей организации, какие данные должны быть отражены.
Пошаговый алгоритм составления
- Получите от сотрудника заявление о выдаче справки с указанием цели её получения;
- Уточните, какие именно сведения должны быть отражены в документе;
- Подготовьте текст на фирменном бланке организации;
- Присвойте справке регистрационный номер и проставьте дату;
- Проверьте корректность всех данных: Ф.И.О., дат, должности, сумм;
- Подпишите документ у руководителя и заверьте печатью;
- Зарегистрируйте выдачу справки в журнале учёта.
Пример заполненного бланка
ООО «Пример»
Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1
ИНН 77* / ОГРН 115
Тел.: +7 (495) -*-
Исх. № 12* от
СПРАВКА
Настоящая справка выдана Петрову П. П. в том, что он действительно работает в ООО «Пример» с по настоящее время в должности менеджера по работе с клиентами. Среднемесячная заработная плата составляет 70 000 (семьдесят тысяч) рублей.
Справка выдана для предъявления по месту требования.
Генеральный директор ____________ /Сидоров С. С./
М.П.
Распространённые ошибки
- Отсутствие регистрационного номера или даты составления;
- Неполные реквизиты организации;
- Отсутствие подписи руководителя или печати;
- Несоответствие указанной должности штатному расписанию;
- Исправления и помарки в тексте документа.
Составление справки о трудоустройстве — несложная процедура, если соблюдать базовые правила: использовать фирменный бланк, указывать все обязательные реквизиты и достоверные сведения о работнике. Помните, что предложенные образцы являются примерными и могут быть доработаны с учётом конкретной ситуации и требований организации, запрашивающей документ. При сомнениях всегда уточняйте требования принимающей стороны заранее, это сэкономит время и избавит от необходимости переделывать документ.