Рекламационный акт (акт-рекламация) — это официальный документ, который фиксирует факт ненадлежащего качества товара, оборудования или услуги, а также нарушения условий договора (например, договора поставки). Он служит основанием для предъявления претензий поставщику, подрядчику или рекламному агентству и может использоваться как доказательство в суде.
Когда составляется рекламационный акт
- при обнаружении дефектов, брака или несоответствия товара заявленным характеристикам;
- при нарушении сроков поставки или комплектности;
- при ненадлежащем оказании услуг (в т.ч. рекламных);
- при повреждении груза во время транспортировки;
- при выявлении скрытых недостатков в процессе эксплуатации.
Обязательные реквизиты документа
Унифицированной формы рекламационного акта законодательством не установлено (за исключением отдельных сфер, например, купли-продажи драгоценных металлов, где форму утвердил Центробанк). Поэтому организация вправе разработать собственный бланк, но документ должен содержать следующие сведения:
- Наименование документа, «Акт рекламации» или «Рекламационный акт».
- Дата и место составления, город, число, месяц, год;
- Реквизиты сторон — наименования организаций, ИНН, адреса. Например: ООО «Вектор», ИНН 77**, адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. *.
- Основание составления — номер и дата договора, накладной, счёта-фактуры.
- Описание товара или услуги, наименование, артикул, серийный номер, количество.
- Описание выявленных недостатков — максимально конкретно, с указанием характера дефекта.
- Требования заявителя — замена товара, возврат денег, устранение недостатков, скидка.
- Подписи сторон — представителей покупателя и (при возможности) поставщика с расшифровкой.
Пошаговый порядок составления
Шаг 1. Фиксация обстоятельств
Зафиксируйте момент обнаружения дефекта. Желательно пригласить представителя поставщика, направив ему уведомление (письмо, телеграмму). Если представитель не явился в назначенный срок, акт составляется в одностороннем порядке с отметкой об уведомлении.
Шаг 2. Формирование комиссии
Рекомендуется составлять акт комиссионно — не менее чем двумя-тремя уполномоченными лицами. Укажите Ф.И.О. и должности: например, «Иванов И. И. — начальник отдела закупок», «Петрова А. С. — инженер по качеству».
Шаг 3. Описание дефектов
Описывайте недостатки объективно и измеримо: «на корпусе аппарата, серийный номер SN-2026-, обнаружена трещина длиной 5 см», «поставлено 95 единиц вместо 100 по накладной № ** от ».
Шаг 4. Формулировка требований
Чётко укажите, чего вы требуете: замены товара в течение определённого срока, возврата уплаченной суммы, безвозмездного устранения недостатков.
Шаг 5. Подписание и приложения
Акт подписывают все члены комиссии. Приложите подтверждающие материалы: фотографии дефектов, копии накладных, результаты экспертизы. Составьте документ в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
Рекламные услуги: особенности актов
Если речь идёт об акте по рекламным услугам (например, акт выполненных работ по размещению рекламы), важно учитывать:
- акт подтверждает факт оказания рекламных услуг и служит основанием для учёта расходов (в т.ч. в базе УСН — расходы на рекламу товаров, работ, услуг);
- при маркированной рекламе дополнительно к акту заполняется информация об изначальном договоре и сумме в привязке к нему (изначальный договор, договор между первыми звеньями рекламной цепочки);
- в акте указывают перечень оказанных услуг, период, стоимость и ссылки на размещения.
Пример структуры акта
АКТ РЕКЛАМАЦИИ № **
г. Москва «___» _________ 2026 г.
Комиссия в составе: Иванов И. И. (начальник отдела закупок ООО «Вектор», ИНН 77), Петрова А. С. (инженер по качеству), составила настоящий акт о нижеследующем:
По договору поставки № * от и накладной № ** от получен товар: принтеры, модель Х-200, в количестве 20 шт.
При приёмке установлено: 3 единицы (серийные номера SN-, SN-, SN-) имеют механические повреждения корпуса.
Требование: заменить некачественный товар в течение 10 рабочих дней.
Подписи: Иванов И. И; _________ / Петрова А. С. _________
Полезные советы
- Соблюдайте сроки предъявления претензий, установленные договором и законом.
- Направляйте акт поставщику способом, подтверждающим получение (заказное письмо с уведомлением, курьер под подпись).
- Храните акт вместе с договором и платёжными документами.
- При споре акт станет ключевым доказательством в арбитражном суде.