График отпусков — это обязательный кадровый документ, в котором прописано, кто и когда из сотрудников организации будет отдыхать в течение календарного года. Он обязателен как для работодателя, так и для работников (ст. 123 ТК РФ). В этой статье разберём, как правильно составить график, какие формы использовать, и приведём примеры заполнения.
Зачем нужен график отпусков
График отпусков решает сразу несколько задач:
- обеспечивает равномерное распределение отдыха сотрудников в течение года;
- позволяет избежать ситуации, когда одновременно уходят в отпуск ключевые специалисты;
- даёт работодателю возможность заранее планировать бюджет на отпускные;
- защищает права работников на ежегодный оплачиваемый отдых.
За отсутствие графика отпусков предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: штраф для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
Сроки составления и утверждения
График отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее чем за две недели до его наступления, то есть не позднее 17 декабря текущего года. Например, график на 2026 год нужно утвердить не позднее 17 декабря 2025 года.
Работников необходимо ознакомить с утверждённым графиком под подпись (Письмо Роструда от № ПГ/26-6-1, Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-7).
Какую форму использовать
Чаще всего применяется унифицированная форма № Т-7 (ОКУД 0301020), утверждённая Постановлением Госкомстата. Однако с 2013 года её использование не обязательно — работодатель вправе разработать собственную форму, закрепив её в учётной политике. Главное, чтобы в документе были все необходимые реквизиты.
Обязательные графы формы Т-7
- Структурное подразделение;
- Должность (специальность, профессия);
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Табельный номер;
- Количество календарных дней отпуска;
- Дата запланированного отпуска;
- Дата фактического отпуска;
- Основание перенесения и предполагаемая дата;
- Примечание.
Пошаговая инструкция по составлению
Шаг 1. Соберите пожелания сотрудников
Разошлите по подразделениям запросы о желаемых датах отпуска. Пожелания учитываются, но не являются обязательными для работодателя — исключение составляют льготные категории (несовершеннолетние, многодетные родители, ветераны и др.), которые вправе уйти в отпуск в удобное для них время.
Шаг 2. Согласуйте даты с руководителями подразделений
Руководители отделов проверяют, чтобы отпуска взаимозаменяемых сотрудников не пересекались, и производственный процесс не пострадал.
Шаг 3. Составьте сводный график
Кадровая служба объединяет данные по всем подразделениям в единый документ. Учитывайте:
- право на отпуск у новых сотрудников возникает через 6 месяцев работы;
- отпуск можно дробить на части, но одна из них должна быть не менее 14 календарных дней;
- неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды включаются в график.
Шаг 4. Утвердите график
График подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации. Если в компании есть профсоюз, необходимо учесть его мнение.
Шаг 5. Ознакомьте работников
Каждый сотрудник ставит подпись об ознакомлении — либо в самом графике (дополнительная графа), либо в отдельном ознакомительном листе.
Пример заполнения графика отпусков (фрагмент)
ООО «Пример», г. Москва, ул. Центральная, д. 1**
| Подразделение | Должность | Ф.И.О. | Таб. № | Дней | Плановая дата | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Бухгалтерия | Главный бухгалтер | Смирнова А.П. | 0 | 28 | — | |
| Отдел продаж | Менеджер | Козлов И.В. | 0 | 14 + 14 | / | Отпуск разделён на части |
| Отдел продаж | Менеджер | Петрова Е.С. | 0** | 28 | Многодетная мать — дата по её выбору |
Примеры из практики
Пример 1. Перенос отпуска из-за командировки
Директору 28 мая были начислены и выплачены отпускные за период с 1 по 29 июня. С 4 по 10 июня он прервал отпуск из-за командировки, после чего отпуск был продлён с 11 июня по 5 июля. В программе 1С 8.3 отпускные были разбиты на две части: с 1 по 4 июня и с 11 июня по 5 июля. В графике Т-7 в графах 8–9 отражается основание перенесения (приказ) и новая дата отпуска.
Пример 2. Суммирование отпусков
Если у сотрудника есть основной отпуск (28 дней) и дополнительный (например, 5 дней за ненормированный рабочий день), в графике указывается суммарный период: 28 + 5 = 33 дня, а в графе «Примечание» делается пояснение о составе отпуска.
Пример 3. График в Excel
Многие организации ведут график в Excel. Например, в компании со штатом 10 человек создаётся таблица, где строки — сотрудники, а столбцы — месяцы года. Ячейки с датами отпуска выделяются цветом. С помощью формул можно автоматически подсчитывать количество дней и контролировать пересечение отпусков внутри одного отдела.
Частые вопросы
Можно ли не отпускать сотрудника в отпуск, если он не завершил задачи?
Нет. График обязателен для обеих сторон. Незавершённая работа — не основание для отказа в отпуске. Перенос возможен только с согласия работника или в исключительных случаях (производственная необходимость) с переносом отпуска на следующий рабочий год.
Как внести изменения в график?
Изменения оформляются приказом руководителя на основании заявления работника. Новая дата указывается в графах 8–9 формы Т-7.
Что делать с новыми сотрудниками, принятыми после утверждения графика?
Для них можно составить дополнительный график или внести изменения в основной. Право на отпуск у них возникает через 6 месяцев непрерывной работы.
Грамотно составленный график отпусков — это защита от штрафов, конфликтов с персоналом и сбоев в работе компании. Используйте форму Т-7 или собственный шаблон, утверждайте документ до 17 декабря, знакомьте сотрудников под подпись и своевременно вносите изменения. Готовые образцы и бланки формы Т-7 можно скачать в справочных системах (КонсультантПлюс, Контур.Экстерн) или создать удобный шаблон в Excel.