Составление графика отпусков, обязательная ежегодная процедура для любой организации, имеющей наемных работников. Однако ситуация с новыми сотрудниками (принятыми после утверждения основного графика) часто вызывает вопросы. В этой статье мы подробно разберем правовую базу, сроки, процедуру внесения изменений и нюансы работы с «новичками» на году.

Правовая база: статья 123 ТК РФ

Основным документом, регулирующим порядок предоставления отпусков, является ст. 123 ТК РФ. Ключевые положения, которые нужно знать:

• Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, и ни в каком другом порядке.
• График отпусков — это внутренний локальный нормативный акт, обязательный для исполнения как работодателем, так и работником.
• Срок утверждения: график должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составлен (например, до 17 декабря 2025 года на 2026 год).

Обязан ли ИП/организация составлять график?

Согласно разъяснениям (в т.ч. КонсультантПлюс, Нопейпер), график отпусков составлять нужно всех работодателям, у которых в штате числится хотя бы 1 работник. Ранее существовало мнение о пороге в 15 человек, но действующая практика и позиция ГИТ требуют наличия графика при любом количестве сотрудников. Даже если вы — ИП без профсоюза, график составлять и утверждать необходимо.

Проблема «новых сотрудников» и основного графика

Основной график на год (например, на 2026 год) утверждается в декабре предыдущего года (декабрь 2025). В него включаются сотрудники, работающие на момент утверждения. Но что делать с теми, кого наняли в январе, марте или сентябре 2026 года? Их нет в утвержденном документе.

Решение: Для вновь принятых сотрудников существует два законных пути:

1. Внесение изменений в основной график (пункт 2.3 Типовой формы Т-7).
2. Утверждение дополнительного графика отпусков только на новых сотрудников.

Вариант А: Внесение изменений в основной график (Форма Т-7)

Это наиболее распространенная практика. В форме Т-7 (утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от № 1) предусмотрена графа для отметки об изменениях.

Процедура:

• Работодатель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в график отпусков на текущий год.
• В сам график (Т-7) вносятся данные нового сотрудника: ФИО, табельный номер, должность, период работы, за который предоставляется отпуск, даты начала и окончания.
• В графе «Подпись работника» новый сотрудник ставит подпись с указанием даты ознакомления (обязательно не позднее чем за 2 недели до начала отпуска, ст. 123 ТК РФ).
• Приказ о внесении изменений подписывается руководителем (ИП) и, при наличии профсоюза, согласовывается с ним.

Вариант Б: Дополнительный график отпусков

Некоторые организации (особенно крупные) для наглядности и порядка утверждают отдельный локальный акт, «Дополнительный график отпусков на [Год] год на вновь принятых сотрудников». Юридическая сила у него такая же, как у основного. Образец заполнения аналогичен форме Т-7.

Пошаговая инструкция: от приема на работу до отпуска

Представим последовательность действий (актуально для предоставления отпуска с любого числа, в т.ч. с 1 сентября 2026 г.):

Шаг 1. Прием на работу и расчет права на отпуск

Право на первый ежегодный оплачиваемый отпуск возникает, как правило, после 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ). Однако есть категории работников, имеющих право на отпуск до отработки 6 месяцев (несовершеннолетние, усыновители детей до 3 месяцев, работники, занятые на вредных/опасных работах, временные/сезонные работники и др.).

Важно: Дата приема на работу (приказ о приеме), это точка отсчета для расчета «отработанного» периода.

Шаг 2. Определение дат отпуска

Даты согласовываются с работником. Работодатель не имеет права навязать даты односторонне (кроме случаев производственной необходимости с соблюдением процедуры переноса). Желательно зафиксировать желаемые даты в заявлении работника или служебной записке.

Шаг 3. Оформление изменений в графике (Критически важный этап!)

Действие: Издается приказ о внесении изменений в график отпусков на текущий год.

Срок: Изменения должны быть внесены до момента ознакомления работника с графиком под роспись. Нельзя «вписывать» сотрудника в график задним числом после того, как он уже ушел в отпуск.

Шаг 4. Ознакомление работника с графиком под роспись

Согласно ст. 123 ТК РФ, работника нужно предупредить о дате начала очередного отпуска письменно под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Для нового сотрудника это означает: как только даты согласованы и внесены в график (основной или доп.), сотрудник должен подписаться в графике (Т-7) или в отдельном листе ознакомления. Без этой подписи предоставление отпуска считается нарушением.

Шаг 5. Приказ о предоставлении отпуска (Форма Т-6 / Т-6а)

На основании графика и заявления работника (если требуется) издается приказ по форме Т-6 (или Т-6а для нескольких лиц). В приказе указываются: вид отпуска, календарные даты начала и окончания, количество календарных дней.

Шаг 6. Начисление и выплата отпускных

Оплата отпуска производится не позднее чем за 3 календарных дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Расчет среднего заработка осуществляется по Правилам № 922.

Шаг 7. Внесение сведений в табель учета рабочего времени (Форма Т-12 / Т-13)

В табель вносится код «ОТ» (или «20») на дни отпуска.

Нюансы и частые ошибки

А. Профсоюз

При наличии первичной профсоюзной организации работодатель обязан учесть ее мнение при составлении/изменении графика (ст. 123 ТК РФ). Если профсоюз не согласен с датами для новых сотрудников, стороны ведут переговоры; Игнорирование профсоюза — грубое нарушение.

Б. Перенос отпуска (если сотрудник уже в графике, но хочет сменить даты)

Если новый сотрудник уже внесен в график, но просит перенести даты — это возможно только по соглашению сторон. Оформляется приказ о переносе, в график вносятся изменения (зачеркиваются старые даты, пишутся новые, ставится подпись работника о новом ознакомлении). Нельзя переносить отпуск односторонне.

В. Отпуск за неполный отработанный год

Если сотрудник просит отпуск до отработки 6 месяцев (и он не из льготных категорий), это возможно только по соглашению сторон (ст. 122 ТК РФ). В график он вносится на общих основаниях, но в приказе о предоставлении указывается основание: «по соглашению сторон». При увольнении до отработки полного года за этот отпуск придется удерживать переплату.

Г. Штрафы за отсутствие графика или нарушение сроков ознакомления

Отсутствие графика отпусков или несвоевременное ознакомление с ним грозит штрафами по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• На должностных лиц: от 1 000 до 5 000 руб.
• На ИП: от 1 000 до 5 000 руб. (или адм. приостановка деятельности до 90 суток).
• На юрлиц: от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении, дисквалификация/приостановка деятельности и более крупные штрафы.

Специфика 2026–2027 годов: перенос праздничных дней

При составлении графика на 2026–2027 годы необходимо учитывать переносы нерабочих праздничных дней (утверждаются Правительством РФ ежегодно). Праздничные дни, попадающие в отпуск, не включаются в календарные дни отпуска и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ), что увеличивает продолжительность отпуска в календарных днях.

Пример: Если отпуск с по , а с 01 по 08 января нерабочие, отпуск продлится до (14 календарных дней + 8 праздничных).

Резюме: чек-лист для HR/кадровика при приеме нового сотрудника

1. Проверить, есть ли сотрудник в утвержденном графике на текущий год.
2. Если нет — подготовить проект изменений в график (или доп. график) сразу после выхода приказа о приеме (или когда сотрудник наработает право на отпуск).
3. Согласовать даты с работником (и профсоюзом, если есть).
4. Издать приказ о внесении изменений в график.
5. Внести данные в форму Т-7 (основной или доп. график).
6. За 2 недели до начала отпуска ознакомить работника с графиком под роспись.
7. За 3 дня до начала отпуска — начислить и выплатить отпускные.
8. Издать приказ о предоставлении отпуска (Т-6).
9. Отметить в табеле учета рабочего времени.

Работа с графиком отпусков на новых сотрудников — это не формальность, а обязательное требование ст. 123 ТК РФ. Главное правило: никто не может уйти в отпуск, если его нет в графике и он не ознакомлен с ним под роспись за 2 недели. Внесение изменений в форму Т-7 или утверждение дополнительного графика — простые действия, которые спасают компанию от штрафов ГИТ и судебных споров с работниками. Ведите учет сроков аккуратно, используйте электронные системы кадрового делопроизводства (ЭДО) для автоматического контроля сроков ознакомления.

Статья подготовлена на основе норм ТК РФ, Постановления Госкомстата № 1, разъяснений Минтруда РФ, ГИТ и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу. Контакты юристов: *.