Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) — это первичный учетный документ, который фиксирует факт передачи имущества от одного лица к другому. Он применяется как при сделках между контрагентами, так и при внутреннем движении ценностей внутри организации. В этой статье разберем, когда нужен акт, какие реквизиты он должен содержать и как правильно его оформить.
Когда составляется акт приема-передачи ТМЦ
Документ оформляется в следующих ситуациях:
- покупка или продажа материалов, товаров, оборудования;
- передача ТМЦ на ответственное хранение (форма МХ-1);
- передача имущества работнику (например, ноутбука, инструмента, спецодежды);
- смена материально ответственного лица (МОЛ);
- передача ценностей между филиалами и подразделениями компании;
- внесение ТМЦ в уставный капитал;
- передача имущества во временное пользование или аренду;
- возврат товара поставщику.
Форма документа
Унифицированная форма акта приема-передачи ТМЦ законодательно не утверждена (кроме формы МХ-1 для передачи на хранение). С 2013 года организации вправе разрабатывать собственные формы первичных документов. Главное требование — акт должен содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- наименование документа («Акт приема-передачи ТМЦ»);
- дата составления;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- измерители операции в натуральном и денежном выражении;
- должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Пошаговая инструкция по составлению акта
Шаг 1. Укажите реквизиты документа
В верхней части бланка пропишите название документа, дату и место составления. Дата должна соответствовать фактическому моменту передачи ценностей.
Шаг 2. Заполните сведения о сторонах
Укажите полные наименования организаций (или ФИО физических лиц), участвующих в передаче. Например:
- Передающая сторона: ООО «Торговый дом «», ИНН 77, в лице директора Иванова И. И.;
- Принимающая сторона: ООО «Склад-сервис », в лице заведующего складом Петрова П. П..
Шаг 3. Укажите основание передачи
Обязательно сошлитесь на документ-основание: договор поставки № от ..2026, приказ о смене МОЛ № *, договор хранения и т. д.
Шаг 4. Опишите передаваемые ценности
Составьте таблицу с подробными характеристиками ТМЦ:
- наименование, артикул, марка, модель;
- единица измерения;
- количество;
- цена за единицу и общая стоимость;
- состояние (новый, б/у, наличие дефектов);
- серийные и инвентарные номера (при наличии).
Шаг 5. Зафиксируйте результат приемки
Укажите, что ценности проверены по количеству и качеству, претензии отсутствуют либо перечислите выявленные недостатки (бой, недостача, несоответствие документам).
Шаг 6. Подпишите документ
Акт подписывают представители обеих сторон с указанием должностей и расшифровкой подписей. При необходимости ставится печать организации.
Пример заполнения (фрагмент)
АКТ № * приема-передачи товарно-материальных ценностей
г. Москва «05» сентября 2026 г.
ООО «Альфа » в лице кладовщика Сидоровой А. А., именуемое в дальнейшем «Передающая сторона», передало, а ООО «Бета » в лице менеджера Кузнецова К. К.*, именуемое в дальнейшем «Принимающая сторона», приняло следующие ТМЦ по договору № от .*.2026:
- Кирпич керамический М-150 — 10 000 шт., стоимость * руб.;
- Цемент М-500 — 200 мешков, стоимость ** руб.
Ценности проверены по количеству и качеству. Претензий не имеется. Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
Важные нюансы
- Количество экземпляров — минимум два (по одному для каждой стороны); при передаче на хранение может потребоваться третий экземпляр для бухгалтерии.
- Фиксация дефектов — все повреждения и несоответствия обязательно вносятся в акт, иначе принявшая сторона рискует отвечать за чужие недостатки.
- Внутренние акты должны четко показывать, за каким сотрудником или подразделением закреплены ценности.
- ЭДО, акт можно оформить в электронном виде и подписать усиленной квалифицированной подписью.
- Хранение — акт хранится в бухгалтерии не менее 5 лет вместе с договором-основанием.
Типичные ошибки
- Отсутствие ссылки на договор или приказ-основание.
- Неполное описание ТМЦ (без артикулов, серийных номеров, количества).
- Дата акта не совпадает с фактической датой передачи.
- Отсутствие подписей или подписание неуполномоченными лицами.
- Не зафиксированы выявленные дефекты и недостачи.
Грамотно составленный акт приема-передачи ТМЦ защищает интересы обеих сторон, подтверждает факт движения имущества и служит основанием для бухгалтерских проводок. Используйте собственную утвержденную форму или унифицированный бланк МХ-1 (для хранения), внимательно заполняйте все реквизиты и фиксируйте состояние ценностей — это избавит от споров и претензий в будущем.