Акт приема-передачи инвентаря — это первичный учетный документ, который фиксирует факт передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от одного лица к другому. Он подтверждает, что инвентарь передан в определенном количестве и состоянии, и защищает интересы обеих сторон в случае споров.
Когда нужен акт приема-передачи инвентаря
Документ оформляется в самых разных ситуациях:
- передача инвентаря новому сотруднику для выполнения трудовых обязанностей;
- смена материально-ответственного лица (МОЛ);
- передача имущества на ответственное хранение;
- перемещение инвентаря между подразделениями компании;
- возврат инвентаря при увольнении работника;
- передача оборудования в аренду или на ремонт.
Законодательная база
Единой унифицированной формы акта приема-передачи инвентаря не существует. Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Главное условие — разработанную форму необходимо утвердить в учетной политике организации.
Обязательные реквизиты документа
Чтобы акт имел юридическую силу, он должен содержать следующие обязательные элементы:
- Наименование документа — «Акт приема-передачи инвентаря (материальных ценностей)»;
- Дата и место составления — город, число, месяц, год;
- Номер документа — в соответствии с внутренней нумерацией;
- Данные сторон — ФИО, должности передающего и принимающего лица, наименование организации;
- Основание передачи — ссылка на договор, приказ или распоряжение (например, приказ № * от .**.2026);
- Описание передаваемого имущества — наименование, количество, единицы измерения, состояние, инвентарные номера;
- Подписи сторон с расшифровкой.
Пошаговая инструкция по составлению
Шаг 1. Шапка документа
В верхней части укажите название организации, наименование документа, его номер, дату и место составления. Если акт оформляется на основании договора или приказа — укажите его реквизиты.
Шаг 2. Данные сторон
Укажите, кто передает и кто принимает инвентарь. Пример формулировки:
«Иванов И. И., занимающий должность заведующего складом, передал, а Петров П. П., занимающий должность кладовщика, принял следующее имущество…»
При необходимости указываются паспортные данные: серия * № , выдан УФМС .
Шаг 3. Таблица с перечнем инвентаря
Оформите перечень в виде таблицы со следующими графами:
- порядковый номер;
- наименование инвентаря;
- инвентарный (серийный) номер;
- единица измерения;
- количество;
- состояние (новый, б/у, требует ремонта);
- примечания (выявленные дефекты, комплектность).
Укажите, что стороны претензий друг к другу не имеют (либо зафиксируйте выявленные недостатки), пропишите количество экземпляров акта.
Шаг 5. Подписи
Документ подписывают обе стороны с расшифровкой фамилий. При необходимости ставится печать организации.
Сколько экземпляров составлять
Минимально акт составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Однако на практике удобнее оформлять три экземпляра: передающей стороне, принимающей стороне и в бухгалтерию для учета.
Пример заполненного фрагмента
АКТ № * приема-передачи инвентаря
г. Москва «___» ________ 2026 г.
ООО «» в лице заведующего складом Сидорова С. С., действующего на основании приказа № от ..2026, передал, а менеджер Кузнецов К. К. принял следующий инвентарь:
- Стол офисный, инв. № 001* — 1 шт., состояние: рабочее;
- Кресло офисное, инв. № 002*, 1 шт., состояние: рабочее;
- Ноутбук Lenovo *, сер. № — 1 шт., комплектность полная.
Стороны претензий друг к другу не имеют. Акт составлен в 3 экземплярах.
Передал: _________ /Сидоров С. С./ Принял: _________ /Кузнецов К. К./
Распространенные ошибки
- отсутствие инвентарных номеров и точного описания имущества;
- не указано состояние инвентаря на момент передачи;
- нет ссылки на документ-основание;
- форма акта не закреплена в учетной политике;
- отсутствуют подписи одной из сторон.
Правильно составленный акт приема-передачи инвентаря — это надежная защита от имущественных споров и основа для корректного бухгалтерского учета. Разработайте удобную форму документа, утвердите ее в учетной политике и используйте при каждой передаче материальных ценностей.