Уничтожение личных дел — это строго регламентированная процедура, несоответствие которой может привести к административной ответственности (штрафы по ст․ 13․11, 19․7 КоАП РФ) и рискам утечки персональных данных․ В данной статье подробно разбирается алгоритм составления акта, нормативная база, нюансы расчета сроков хранения и требования Приказа Роскомнадзора № 179․

Нормативная база и ключевые документы

Перед началом работы необходимо оперировать актуальными правовыми актами:

• ФЗ-22 «Об архивном деле в РФ» — базовые принципы хранения и уничтожения․
• Приказ Росархива от № 236 — утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (в т․ч․ личные дела — 75 лет, личные карточки учетного лица — 75 лет, служебные записки, приказы по личному составу — 50 лет)․
• ФЗ-152 «О персональных данных», ст․ 21 требует уничтожения ПДн по достижении целей или истечении сроков․
• Приказ Роскомнадзора от № 179 — регламентирует состав реквизитов акта об уничтожении персональных данных (обязателен к применению с )․
• ГОСТ Р 7;0․97-2016 — правила оформления акта об уничтожении документов․

Подготовительный этап: что сделать до составления акта

Составление акта, это финальный штрих․ Перед ним обязательны следующие процедуры:

Инвентаризация и экспертиза стоимости (Экспертная комиссия)

Ни одно дело не может быть уничтожено без решения Экспертной комиссии (ЭК) организации․

1. Формируется состав ЭК (приказ директора)․ В состав обязательно входят: руководитель, архивист/делопроизводитель, кадровый сотрудник, бухгалтер․
2. Проводится экспертиза дел с истекшими сроками хранения․
3. Оформляется Протокол заседания ЭК (с номером и датой), в котором фиксируется решение: «Признать подлежащими уничтожению дела №№․․․ за период․․․»․
4. Важно: В акте уничтожения обязательно указывается номер и дата протокола ЭК, утвердившего описи дел постоянного хранения и выделившего дела к уничтожению․

Проверка сроков хранения: «Правило 1 января»

Это самая частая ошибка․ В акт можно включить только те дела, чей срок хранения истек до 1 января года составления акта․

Пример: Если акт составляется в 2024 году, уничтожать можно документы с 5-летним сроком, выпущенные не позднее 2018 года (срок истек )․ Документы 2019 года (срок истекает ) в акт 2024 года включать нельзя, они уничтожаются в 2025 году․

Разделение приказов по основной деятельности и по личному составу

Не перепутайте серии приказов․ Личные дела формируются на основе приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, награждение)․ Сроки хранения приказов по основной деятельности и по личному составу могут отличаться․ При экспертизе личных дел проверяются основания (приказы) именно по личному составу․

Особенности уничтожения личных дел (Персональные данные)

Личные дела — это массивы персональных данных (ПДн)․ Уничтожение ПДн регулируеться ст․ 21 ФЗ-152 и Приказом № 179․

Комиссия по уничтожению ПДн

Обычно она совпадает с ЭК, но в Приказе № 179 акцент делается на фиксации факта уничтожения․ В комиссию, как правило, входят:

• Представитель кадровой службы (владелец дел)․
• Делопроизводитель/архивист (организатор процесса)․
• Сотрудник бухгалтерии (если в делах есть финансовые документы)․
• Ответственный за защиту ПДн (при наличии)․

Уведомление субъекта ПДн (работника)

Согласно п․ 5, 6 Приказа № 179, если техническая возможность выгрузки данных не позволяет зафиксировать все сведения, их вносят в акт вручную․ Лучшей практикой является направление уведомления бывшему работнику (на последнее известное адресное место * или через Госуслуги/почту) об ном уничтожении его личного дела․ Ответ на уведомление (или возврат почты) прикладывается к материалам комиссии․

Способы уничтожения

Акт должен отражать способ:

• Бумажные носители: шредер (перемалывание до невозможности восстановления), сжигание, макулатура (переработка)․
• Электронные носители: программное затирание (ГОСТ Р 50739-95), физическое уничтожение дисков, демагнетизация․

В акте указывается: «Уничтожение произведено способом перемалывания на шредере марки * / программным затиранием ПО *»․

Структура и обязательные реквизиты Акта (согласно Приказу № 179 и ГОСТ Р 7․0․97-2016)

Единой утвержденной формы (как раньше форма № 0317016) сейчас не существует․ Организация разрабатывает свой бланк в УПД (Учетной политике по документации), но он обязан содержать реквизиты Приказа № 179․

Обязательные реквизиты (чек-лист):

Табличная часть акта (перечень дел), обязательные колонки:

1. Порядковый номер․
2. Индекс дела (индекс дела по номенклатуре, напр․ 01-05/2015)․
3. Заголовок дела (ФИО работника , табельный номер , период работы)․
4. Даты крайних записей (начало — конец, напр․, )․
5. Срок хранения (75 лет / 50 лет / до 2090 г․)․
6. Объем (число листов / объем в Мб/Гб)․
7. Примечание (основание: протокол ЭК № * от *)․

Пошаговый алгоритм заполнения

Шаг 1․ Подготовка описи к уничтожению

На основании номенклатуры дел и протокола ЭК формируется список (опись) дел, подлежащих уничтожению․ Проверяется каждое дело: нет ли в нем документов постоянного хранения (например, личная карточка учетного лица Т-2, если организация, страховщик по ОПС, храниться 75 лет, ее нельзя уничтожать вместе с личным делом сроком 50 лет, ее нужно выделить)․

Шаг 2․ Заполнение «шапки» акта

Указывается дата акта (день реального уничтожения), номер, организация․ Основание: «Протокол заседания ЭК № * от * г․, Приказ директора № * от * г․ «О создании комиссии по уничтожению документов»»․

Шаг 3․ Заполнение табличной части

Переносятся данные из описи․ Критически важно: ФИО работников в заголовках дел в акте (внутренний документ) пишутся полностью, но если акт выходит во внешнюю среду или сканируется в отчет — маскируются ()․ Внутренний оригинал хранится с открытыми ФИО для идентификации․

Шаг 4․ Подсчет итогов

Внизу таблицы обязательны суммы:

• Всего единиц хранения (дел): шт․
• Всего листов: * шт․
• Период охвата дел: с * по * год․

Шаг 5․ Проведение процедуры уничтожения

Комиссия в полном составе (или кворум по Приказу) производит уничтожение․

• Бумага: загрузка в шредер в присутствии всех членов․
• Электронка: запуск скрипта затирки, составление акта работы ПО (лог)․

Шаг 6․ Подписание акта

Все члены комиссии подписывают акт после фактического уничтожения․ Дата подписи = дата уничтожения․ Ставится печать организации (если используется)․

Типичные ошибки и риски

• Нарушение «Правила 1 января»: включение дел, сроки которых истекают в текущем году․ Риск: признание акта недействительным, штрафы за преждевременное уничтожение․
• Отсутствие Протокола ЭК: акт подписан, а протокола нет или он позднее акта․ Риск: уничтожение без основания․
• Смешение серий дел: уничтожение личных дел вместе с приказами по основной деятельностью (срок 5/10 лет) без разделения․
• Игнорирование Приказа № 179: отсутствие в акте реквизитов: способа уничтожения, места, ФИО ответственного за защиту ПДн․
• Уничтожение личных карточек Т-2 (форма 1999/2003 г․) вместе с личными делами: у страховщиков Т-2 хранится 75 лет, их нужно выделять в постоянное хранение․
• Отсутствие уведомления работников: для ПДн это риск претензий от Роскомнадзора․

Хранение самого Акта об уничтожении

Акт об уничтожении, это документ строгой отчетности․

• Срок хранения: Постоянно (вечно) или 75 лет (в зависимости от номенклатуры организации, обычно в раздел «Документы по архивному делу и делопроизводству»);
• Акт шифруется в номенклатуре дел (например, индекс 01-15)․
• Хранится в архиве организации / у архивиста․
• В описи дел (формы 16-арх, 17-арх) в графе «Примечание» напротив уничтоженных дел ставится отметка: «Уничтожено․ Акт № * от * г;»․

Пример структуры акта (шаблон для адаптации)

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «»
____________ /И․И․ /
«___» ___________ 202_ г․

АКТ № *
об уничтожении личных дел (персональных данных)

г․ * «___» ___________ 202_ г․

Мы, нижеподписавшиеся члены Комиссии по уничтожению документов,
созданной Приказом № * от «___» ________ 202_ г․, в составе:

Председатель: Должность * ФИО * Подпись _______
Член: Должность * ФИО * Подпись _______
Член: Должность * ФИО * Подпись _______
Отв․ за защиту ПДн: Должность * ФИО * Подпись _______

на основании Протокола ЭК № * от «___» ________ 202_ г․,
проверили и уничтожили следующие личные дела с истекшими сроками хранения:

┌──┬──────────────┬──────────────────────────────┬──────────────┬─────────┬────────┬────────────────────┐
│№ │ Индекс дела │ Заголовок дела │ Даты записей │ Срок хр․│ Объем │ Примечание │
├──┼──────────────┼──────────────────────────────┼──────────────┼─────────┼────────┼────────────────────┤
│1․│ 01-05/2010 │ Личное дело Иванова И․И․ │ 2010-2015 │ 50 лет │ 45 л․ │ Протокол ЭК №* │
│ │ (таб․ *) │ (увольнение 2015) │ │ │ │ │
├──┼──────────────┼──────────────────────────────┼──────────────┼─────────┼────────┼────────────────────┤
│2․│ 01-05/2011 │ Личное дело Петрова П․П․ │ 2011-2016 │ 50 лет │ 38 л․ │ Протокол ЭК №* │
│ │ (таб․ *) │ (увольнение 2016) │ │ │ │ │
└──┴──────────────┴──────────────────────────────┴──────────────┴─────────┴────────┴────────────────────┘

ИТОГО подлежащих уничтожению:
Единиц хранения (дел): 2 (Два) шт․
Листов: 83 (Восемьдесят три) шт․
Период охвата дел: 2010–2016 гг․

Способ уничтожения: Перемалывание на шредере марки * (пересеченная нарезка, класс безопасности P-4)․
Место уничтожения: г․ , ул․ , д․ , офис/архив № ․

Уничтожение произведено «___» ___________ 202_ г․ в ___:___․

Члены комиссии ознакомлены с актом, подписи подтверждают факт уничтожения․

Председатель: _____________ /И․И․ /
Член: _____________ /П․П․ /
Член: _____________ /С․С․ */
Отв․ за защиту ПДн: _____________ /А․А․ */

М․П․ (При наличии печати)

Электронные личные дела и ЭДО

Если личные дела ведутся в электронном виде (СЭД, 1С:ЗУП, специализированные HR-системы):

• Акт составляется в электронном виде с применением КЭП (квалифицированной электронной подписи) всех членов комиссии․
• В акте указывается: «Уничтожение произведено программным методом (затирание по ГОСТ Р 50739-95) с использованием ПО «» вер․ , сертификата ФСТЭК/ФСБ № *»․
• Лог-файл программы уничтожения (протокол затирки) прикладывается к акту как приложение․
• Срок хранения электронного акта — такой же, как бумажного (постоянно/75 лет)․ Обеспечивается неизменяемость и доступность на весь срок․

Резюме: чек-лист перед подписанием

1. [ ] Есть Приказ на создание Комиссии?
2. [ ] Есть Протокол ЭК с решением об уничтожении именно этих дел?
3. [ ] Проверено «Правило 1 января» (сроки истекли до 01․01․текущего_года)?
4. [ ] Выделены документы постоянного хранения (Т-2, личные счета ЕНВД и т․д․)?
5. [ ] В акте указаны все реквизиты Приказа № 179 (способ, место, ответственный за ПДн)?
6. [ ] Табличная часть заполнена полностью (индекс, заголовок, даты, объем)?
7. [ ] Подсчитаны итоги (шт․ дел, листов, период лет)?
8. [ ] Уничтожение проведено физически/программно в день составления акта?
9. [ ] Акт подписан всеми членами комиссии (КЭП для электронного)?
10. [ ] Акт зашифрован в номенклатуре и сдан в архив на постоянное хранение?
11. [ ] В описях дел (ф․ 16-арх) проставлены отметки об уничтожении со ссылкой на акт?