Каждая организация рано или поздно сталкивается с необходимостью избавиться от бухгалтерских документов, срок хранения которых истёк. Просто выбросить бумаги нельзя — уничтожение должно быть оформлено документально. Главным подтверждением законности этой процедуры служит акт об уничтожении бухгалтерских документов. В этой статье подробно разберём, как правильно его составить, какие этапы предшествуют уничтожению и каких ошибок следует избегать.
Когда можно уничтожать бухгалтерские документы
Уничтожению подлежат только те документы, у которых истёк установленный срок хранения. Сроки определяются:
- Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ (минимум 5 лет для большинства бухгалтерских документов);
- Федеральным законом «Об архивном деле» № 125-ФЗ;
- Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым Приказом Росархива от № 236 (вступил в силу 18 февраля 2020 года).
Важно: срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по документу. Также нельзя уничтожать документы, по которым идёт налоговая проверка, судебный спор или которые запрошены контролирующими органами.
Этапы процедуры уничтожения
Шаг 1. Создание экспертной комиссии
Руководитель организации издаёт приказ о создании экспертной комиссии (или назначении комиссии на конкретное уничтожение). В состав комиссии обычно включают:
- главного бухгалтера (как правило, председателя комиссии);
- ведущего бухгалтера или специалиста по учёту;
- юрисконсульта;
- ответственного за архив или делопроизводство.
Пример формулировки из приказа: «Назначить комиссию в составе: председатель комиссии, главный бухгалтер Сорокина М. М.; члены комиссии, ведущий бухгалтер Соловьёва А. Н., юрисконсульт Никушин А; С.*».
Шаг 2. Отбор документов и составление описи
Комиссия проводит экспертизу ценности документов: сверяет сроки хранения с перечнем Росархива, отбирает дела к уничтожению. На отобранные документы составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с описью: наименования дел, периоды, количество единиц хранения.
Шаг 3. Согласование и утверждение
Акт о выделении к уничтожению утверждается руководителем организации. В отдельных случаях (при наличии документов по личному составу) может потребоваться согласование с государственным архивом.
Шаг 4. Непосредственное уничтожение
Документы уничтожаются одним из способов:
- измельчение в шредере;
- сжигание;
- сдача на переработку (макулатура) специализированной организации;
- удаление электронных документов с носителей с последующим форматированием или физическим уничтожением носителя.
Шаг 5. Составление акта об уничтожении
По факту уничтожения комиссия составляет итоговый документ — акт об уничтожении бухгалтерских документов.
Структура и содержание акта
Унифицированной обязательной формы акта нет, поэтому он составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты. Порядок уничтожения целесообразно закрепить в локальном нормативном акте — например, в Положении об экспертной комиссии или Положении по делопроизводству.
Акт условно делится на две части: вводную (основание и состав комиссии) и основную (перечень уничтоженных документов).
Обязательные элементы акта:
- Наименование организации, от имени которой составляется акт;
- Название документа — «Акт об уничтожении бухгалтерских документов»;
- Номер и дата составления акта, место составления;
- Основание — реквизиты приказа о создании комиссии и акта о выделении документов к уничтожению;
- Состав комиссии — должности и Ф. И. О. председателя и членов комиссии;
- Перечень уничтоженных документов — наименования дел/документов, периоды, количество (в единицах хранения, листах или килограммах);
- Способ уничтожения (шредер, сжигание, переработка и т. д.);
- Дата и место уничтожения;
- Подписи членов комиссии с расшифровкой Ф. И. О.;
- Утверждение руководителем организации.
Образец заполнения акта
ООО «Пример»*
ИНН 77, г. Москва, ул. Центральная, д.
АКТ №
об уничтожении бухгалтерских документов
г. Москва