Оформление обучения персонала, это не только забота о безопасности и компетенциях сотрудников, но и строгое юридическое требование. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 212, 214, 225) и отраслевыми нормами, работодатель обязан не только провести обучение, но и надлежаще зафиксировать его результаты. Основным документом, подтверждающим факт прохождения обучения и проверки знаний, является Акт (или Протокол). В данной статье подробно разберем, как правильно составить этот документ, какие бланки использовать и на какие нюансы обратить внимание в 2024–2025 годах.

Нормативная база и виды актов

Понятие «акт на обучение» не закреплено в едином законе как название конкретной формы. В практике документооборота под этим понимают несколько видов документов в зависимости от цели обучения:

• Протокол проверки знаний, основной документ по итогам инструктажей (вводного, первичного на рабочем месте, повторного, не планового, целевого) и обучения по охране труда (ПП РФ № 2464).
• Акт о непрохождении обучения — составляется, если сотрудник не явился на обучение или не сдал проверку знаний (основание для отстранения от работы).
• Акт сдачи-приемки выполненных работ (услуг) по обучению — используется при оплате услуг внешнего учебного центра или внутреннего перерасчете затрат.
• Акт ввода оборудования в эксплуатацию и проведения инструктажа, специфический документ для новых станков/линий (ГОСТ, ПП РФ № 116).
• Акт обучения общественных инспекторов по охране труда — отдельная форма для уполномоченных представителей профсоюзов.

Важно: С 1 сентября 2022 года (ПП РФ № 2464) единых утвержденных государством бланков протоколов проверки знаний нет. Организация разрабатывает их самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом (ЛНА) — например, Регламентом об обучении или Приказом об утверждении форм документов.

Общие обязательные реквизиты акта (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Любой акт, будь то протокол проверки или акт сдачи-приемки, должен содержать следующие элементы:

1. Наименование документа (например: «Протокол проверки знаний требований охраны труда», «Акт о непрохождении обучения»).
2. Дата составления (число, месяц прописью, год).
3. Место составления (наименование организации, город — например: г. , ул. , д. ).
4. Основание для составления (Приказ № от * «О проведении обучения…», Договор № * от , План обучения на 202 год).
5. Состав комиссии (Председатель, Члены, Секретарь — ФИО, должности). Персональные данные (паспорт, телефон) в самом акте не указываются, достаточно должности и ФИО. Контакты скрыты: *.
6. Сведения об обучающемся(ихся) (Табельный номер, ФИО, Должность, Подразделение).
7. Суть события (Название программы, вид инструктажа, даты проведения, количество часов).
8. Результаты проверки («Сдал / Не сдал», «Принят / Не принят», оценка по шкале если предусмотрено).
9. Подписи всех членов комиссии и обучающегося (с расшифровкой).
10. Печать организации (при наличии, ст. 6 ФЗ № 14-ФЗ).

Пошаговая инструкция: Составление Протокола проверки знаний (наиболее частый кейс)

Шаг 1. Утверждение формы и комиссии

До начала обучения издайте Приказ об утверждении формы протокола и Приказ о создании комиссии по проверке знаний. В комиссии должно быть не менее 3 человек, председатель — руководитель или заместитель. Члены комиссии должны быть обучены в аккредитованном учебном заведении (п. 46 ПП РФ № 2464).

Шаг 2. Проведение обучения и инструктажа

Обучение проходит по утвержденной Программе. После теоретической части проводится проверка знаний (устная, письменная, тестирование, практическое демонстрирование навыков). Результаты фиксируются в протоколе.

Шаг 3. Заполнение протокола (Образец структуры)

Шаг 4. Оформление результата «Не сдал»

Если работник не прошел проверку, в протоколе ставится «Не сдал». Обязательно составляется отдельный Акт о непрохождении обучения и проверке знаний (образец 2023/2024 гг. доступен в системах «Мое Дело», КонсультантПлюс, ГАРАНТ). На основании этого акта изготавливается Приказ об отстранении от работы до повторной проверки (в течение 30 дней).

Акт сдачи-приемки выполненных работ (услуг) по обучению

Этот документ нужен для бухгалтерии и налогового учета (подтверждение расходов по НДФЛ, налог на прибыль, ВАТ). Составляется в 2 экземплярах (Заказчик — Исполнитель).

Ключевые отличия от протокола:

• Стороны: Заказчик (Ваша организация) и Исполнитель (Учебный центр / Внутреннее подразделение).
• Предмет: Не «проверка знаний», а «Оказание образовательных услуг по программе…».
• Приложения: К акту прикладываются Копии протоколов проверки знаний, Свидетельства/Удостоверения/Сертификаты установленного образца (если предусмотрено законом), Реестр слушателей.

Образец реквизитов сторон (маскировка данных):

Заказчик: ООО «Ромашка», ИНН , КПП , адрес: г. , ул; , д. , в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава.
Исполнитель: ЧОУ ДПО «ПрофОбразование», Лицензия № от , адрес: г. , пр. , д. , в лице Директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава.

Специфические виды актов

Акт ввода оборудования в эксплуатацию и проведения инструктажа

Составляется трехсторонней комиссией (Поставщик/Монтажник — Заказчик — Эксплуатирующая организация). Включает:

• Проверку комплектности, внешний осмотр, пусконаладочные работы.
• Проведение первичного инструктажа на рабочем месте персонала, который будет работать на этом оборудовании.
• Реквизиты доверенностей представителей сторон (номера , даты ).

Акт обучения общественных инспекторов по охране труда

Оформляется по форме, утвержденной приказом организации (образец 2021 г. актуален по структуре). Обязательно указывается: наименование профсоюзной организации, ФИО инспектора, срок полномочий, программа обучения (обычно 40 часов).

Электронный документооборот и хранение

• Электронная подпись (ЭЦП): Акты и протоколы можно подписывать усиленной квалифицированной ЭЦП (ФЗ № 63). Это равносильно бумажному документу с живой подписью;
• Сроки хранения:
  • Протоколы проверки знаний по охране труда — 50 лет (п. 578 Типового перечня Росархива / Список стандартных управленческих архивных документов).
  • Акты сдачи-приемки работ (услуг) — 5 лет (для налога на прибыль — до окончания срока действия налоговой проверки, минимум 5 лет).
  • Акты о непрохождении — 50 лет (как документы по охране труда);
• Журналы учета: Параллельно с актами ведутся журналы регистрации инструктажей (форма не утверждена, разработка самостоятельно) и журнал регистрации протоколов комиссии.

Типичные ошибки и риски при проверках (ГИТ, Прокуратура, Налоговая)

Полезные ссылки и источники для скачивания бланков (редакции 2023–2025)

Готовые шаблоны (в формате Word / PDF) можно найти в правовых системах и на профильных порталах. При использовании обязательно адаптируйте их под свой ЛНА (добавьте логотип, реквизиты приказа об утверждении формы, конкретные программы).

• Система «Мое Дело»: «Акт о непрохождении работником обучения и проверки знаний…» (Редакция 1 от ).
• КонсультантПлюс / ГАРАНТ: Раздел «Обучение сотрудники» -> «Акты, образцы, формы, договоры». Там же: «Ученический договор», «Договор целевого обучения», «Приказ о направлении на обучение».
• HR-Порталы (ТрудоПорядок, HR-Portal): Подборки «Образцы документов для обучения персонала» (Регламенты, Графики, Программы, Доп. соглашения).
• Сайт ФНС / Минтруда: Разъяснения по учету расходов на обучение (Акт сдачи-приемки услуг).

Чек-лист: «Готов ли ваш акт к проверке?»

1. [ ] Утверждена форма акта/протокола Приказом организации (ЛНА).
2. [ ] Создана комиссия Приказом, у членов есть протоколы обучения в УЦ (не старше 3 лет для охраны труда).
3. [ ] Обучение проведено по утвержденной Программе (есть Приказ о проведении, Расписание/График).
4. [ ] Протокол заполнен полностью: дата, место, состав комиссии, ФИО работников, программа, результат.
5. [ ] Стоят живые подписи (или ЭЦП) председателя, секретаря, членов комиссии И обучающихся.
6. [ ] При результате «Не сдал», оформлен Акт о непрохождении и Приказ об отстранении.
7. [ ] К акту сдачи-приемки услуг приложены: протоколы, копии удостоверений, реестр слушателей, счет/УПД.
8. [ ] Документы заведены в журнал регистрации и переданы в архив/Хранилище ЭДО.

Грамотное составление акта на обучение — это защита организации от штрафов, судебных исков сотрудников и претензий контролирующих органов. Главный принцип: документ должен отражать реальный ход событий. Не копируйте чужие бланки слепо — вносите в них реквизиты своих локальных нормативных актов, реальные даты, составы комиссий и программы. Используйте актуальные образцы 2024–2025 гг. из надежных правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, «Мое Дело») как базу для разработки собственных форм.

Примечание: В статье использована информация из открытых источников интернета на . Нормативная база может меняться, перед применением проверяйте актуальность законов (ПП РФ № 2464, ТК РФ, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, номера документов) в примерах заменены на маску * в соответствии с требованиями безопасности.