График отпусков — это обязательный локальный нормативный акт практически для любого работодателя․ Согласно ст․ 123 ТК РФ, документ устанавливает очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников․ График помогает планировать работу компании, избежать простоя производственных процессов и соблюсти права работников, гарантированные ст․ 114 ТК РФ․

Ниже представлено пошаговое руководство по составлению, утверждению и ведению графика отпусков с учетом актуальных требований законодательства на 2026–2027 годы․

Сроки составления и утверждения

Самое важное правило: график составляется на календарный год и утверждается не позднее чем за две недели до начала следующего года (п․ 3 ст․ 123 ТК РФ)․

• На 2027 год: утвердить нужно до 17 декабря 2026 года (14 календарных дней до )․
• На 2026 год: срок уже прошел (был 17 декабря 2025 г․), но если организация создавалась в середине года, график составляется и утверждается в порядке, установленном локальными актами, с учетом оставшейся части года;

Важно: Даже если компания начала деятельность в середине года (например, в 2023 или 2024 г․), ей все равно необходимо составить и утвердить график на следующий полный календарный год․ Впоследствии документ можно дополнять при приеме новых сотрудников․

Этапы подготовки графика

Процесс можно разделить на несколько ключевых этапов:

1. Издать приказ о подготовке графика․ Руководитель издает приказ (распоряжение) о начале процесса планирования отпусков на грядущий год, назначает ответственных лиц (обычно HR-специалиста или кадровика) и устанавливает сроки сбора пожеланий․
2. Собрать пожелания сотрудников․ Провести опрос работников о желаемых датах и продолжительности отпуска․ Для удобства и доказательной базы ответы лучше получать в письменном виде (заявлениях) или через электронный документооборот (ЭДО/1С)․
3. Составить сводный проект․ На основе пожеланий и производственной необходимости формируется проект графика․ Нужно учесть:
   • Потребности работодателя (плановые пики нагрузки, ремонты, сезонность)․
   • Права льготных категорий работников (несовершеннолетние, беременные женщины, ветераны труда, инвалиды и др․, ст․ 267, 262 ТК РФ и др․), которые имеют право на отпуск в удобное для них время․
   • Остатки неиспользованных дней прошлых лет․
4. Согласовать с профсоюзом (если есть)․ Согласно ч․ 3 ст․ 123 ТК РФ, график утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации․
5. Утвердить приказом руководителя․ Финальный документ подписывается генеральным директором (или уполномоченным лицом) с указанием даты утверждения․
6. Ознакомить сотрудников под роспись․ Каждый работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее чем за две недели до начала соответствующего ему отпуска․ Отказ от ознакомления оформляется актом․

Форма графика: Т-7 или собственная?

Законодатель не устанавливает строгой обязательной формы для всех․ Можно использовать:

• Унифицированную форму Т-7 (утв․ Госкомстатом РФ № 1)․ Это классический вариант, понятный инспекторам ГИТ․
• Собственную форму, разработанную в рамках локального нормативного акта (Положения о порядке предоставления отпусков)․ В ней должны быть все обязательные реквизиты․

Обязательные реквизиты графика (для любой формы):

• Наименование организации (полное и/или сокращенное)․
• Название документа («График отпусков на 20__ год»)․
• Дата составления и номер документа․
• Табличная часть с колонками:
  • Табельный номер сотрудника․
  • ФИО сотрудника (*)․
  • Должность / Профессия․
  • Количество дней основного отпуска (обычно 28 календарных дней + дополнительные, если предусмотрены)․
  • Период работы, за который предоставляется отпуск․
  • Дата начала и окончания отпуска (число, месяц, год)․
  • Основание для переноса (если применимо) — графа 8 формы Т-7 (заявление, приказ, ст․ ТК РФ)․
  • Подпись работника об ознакомлении․
• Подпись руководителя организации и дата утверждения․
• Печать организации (если используется)․

Совет: В настройках программ (1С:ЗУП, «Мое Дело», Saby, Контур и др․) укажите год планирования и для каждого сотрудника доступное количество дней (в т․ч․ остатки с прошлых лет)․ Система поможет сгенерировать предварительный проект․

Кого включать в график?

В план безопаснее включать всех работников, состоящих в штате на дату составления графика, включая:

• Работников с неполным рабочим днем/неделей (отпуск предоставляется в общем порядке)․
• Совместителей (по месту основной работы)․
• Сезонных работников (если сезон приходится на плановый год)․
• Льготников (даже если они могут уйти в любое время — их все равно нужно запланировать предельно точно)․
• Сотрудников, принятых после утверждения графика (их вносят дополнением/изменением)․

Изменения в уже утвержденном графике

Жизнь вносит коррективы․ Изменения оформляются:

• Дополнительным соглашением / Приказом о внесении изменений в график․
• Основания: заявление сотрудника о переносе/разделении отпуска, производственная необходимость (с согласия работника), болезнь во время отпуска, вызов на госслужбу и т․д․
• В графе 8 формы Т-7 (или аналогичной колонке своей формы) обязательно указывается основание: «Заявление от ․․** № », «Приказ от ․․* № *», «Ст․ 124 ТК РФ» и т․д․ Это частый предмет споров при проверках ГИТ․
• Согласие работника на перенос по инициативе работодателя обязательно (ст․ 124 ТК РФ)․ Перенос по инициативе работника возможен без согласия работодателя, но в рамках графика․

Особенности 2026–2027 годов: на что обратить внимание

Перенос праздничных дней

При планировании на 2027 год учтите, что правительство РФ ежегодно переносит выходные дни․ Официальный календарь производственного календаря на 2027 год обычно утверждается к концу 2026 года․ Праздничные дни, попадающие в период отпуска, не включаются в календарные дни отпуска и не оплачиваются (ст․ 120 ТК РФ), что удлиняет сам период отдыха за счет рабочих дней․

Расчет отпускных

Напоминаем: отпускные рассчитываются на основе средней заработной платы за последние 12 месяцев, предшествующих периоду отпуска (Приказ Минтруда № 922)․ Выплатить их нужно не позднее чем за 3 дня до начала отпуска․

Разделение отпуска

Основной отпуск (28 к․д․) может быть разделен на части по соглашению сторон․ При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ч․ 2 ст․ 125 ТК РФ)․ Остальные части могут быть любыми (даже по 1 дню)․

Ответственность за нарушения

Нарушение сроков составления, утверждения или предоставления отпуска влечет за собой административную ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ):

• Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 руб․ (повторно — до 20 000 руб․ или дисквалификация на 1–3 года)․
• Для ИП: штраф от 1 000 до 5 000 руб․ (повторно, до 20 000 руб․ или АД до 90 дней)․
• Для юрлиц: штраф от 30 000 до 50 000 руб․ (повторно — от 50 000 до 70 000 руб․ или АД до 90 дней)․

Также возможны претензии прокуратуры и судебные иски от сотрудников с взысканием компенсации за моральный вред и невыплаченных отпускных․

Чек-лист для HR-специалиста (резюме)

1. [ ] Издан приказ о начале подготовки графика на 2027 г․ (до ноября 2026 г․)․
2. [ ] Собраны письменные пожелания сотрудников (срок сдачи — например, 1 ноября)․
3. [ ] Учтены права льготников (отпуск в удобное время)․
4. [ ] Учтены остатки дней прошлых лет (срок действия — до истечения рабочего года)․
5. [ ] Составлен проект графика (в 1С / Excel / форме Т-7 / своей форме)․
6. [ ] Проект согласован с профсоюзом (протокол совещания / мнение)․
7. [ ] График утвержден приказом руководителя не позднее 17 декабря 2026 г․
8. [ ] Все сотрудники ознакомлены с графиком под роспись (лист ознакомления / ЭЦП)․
9. [ ] График хранится в кадровом отделе / ЭДО в течение 50 лет (срок хранения по Листу типовых документов)․
10. [ ] Контроль за своевременным уходом в отпуск и выплатой отпускных (за 3 дня)․

Пример заполнения строки графика (образец)

Статья подготовлена на основе актуальных требований ТК РФ, разъяснений Роструда и судебной практики на ․