Акт проверки работы — это официальный документ, который фиксирует факт проведения проверки, её результаты и выводы комиссии или уполномоченного лица. Правильно составленный акт защищает интересы обеих сторон: он подтверждает качество выполненных работ, служит доказательством в спорных ситуациях и является основанием для оплаты или устранения недостатков.
Зачем нужен акт проверки работы
Акт составляется не «для галочки», а с конкретной целью:
- подтвердить качество и объём выполненных работ;
- зафиксировать выявленные нарушения или их отсутствие;
- использовать документ как доказательство в случае споров, в т.ч. в суде;
- подтвердить расходы бизнеса перед налоговыми органами;
- закрыть этап сделки и перейти к оплате.
Особенно важно составлять акт после каждого этапа работ, если последующий этап ограничивает возможность проверки предыдущего (например, скрытые работы в строительстве — для этого применяется акт освидетельствования скрытых работ по форме из приказа Минстроя № 344/пр).
Кто составляет акт
Как правило, проверку проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. В состав комиссии могут входить:
- представитель заказчика;
- представитель исполнителя (подрядчика);
- технические специалисты;
- при необходимости — независимые эксперты.
Например: председатель комиссии — Иванов И. И., начальник производственного отдела; члены комиссии, Петров П. П., инженер по качеству, Сидорова А. А., представитель подрядной организации.
Обязательные реквизиты акта проверки
Унифицированной формы акта общего типа не существует, поэтому организация вправе разработать собственный шаблон. Однако документ обязательно должен содержать:
- Наименование документа, «Акт проверки работы» с указанием номера и даты составления.
- Место проведения проверки, например: г. Москва, ул. Строителей, д. 1.
- Реквизиты сторон — наименования организаций, ИНН, ОГРН, адреса (например: ООО «Пример», ИНН 77, адрес: 123, г. Москва, ул. Образцовая, д. ).
- Основание проверки — номер и дата договора, приказа о создании комиссии.
- Состав комиссии — ФИО и должности всех участников.
- Предмет проверки — какие именно работы проверялись, их объём и период выполнения.
- Результаты проверки — описание выявленных недостатков либо подтверждение соответствия работ требованиям договора и нормативов.
- Перечень приложений, протоколы испытаний, заключения экспертиз, фотоматериалы, объяснения и т. д.
- Подписи всех членов комиссии с расшифровкой и печатями сторон (при наличии).
Порядок составления акта: пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовка
Издайте приказ о создании комиссии, определите дату и место проверки, подготовьте договор, техническую документацию и нормативы, на соответствие которым будут оцениваться работы.
Шаг 2. Проведение проверки
Комиссия осматривает объект, проверяет объём и качество работ, при необходимости проводит замеры, отбор образцов, испытания. Все промежуточные результаты фиксируются.
Шаг 3. Заполнение акта
Документ заполняется по итогам проверки. Формулировки должны быть конкретными: вместо «работы выполнены плохо» указывайте «выявлены трещины шириной 2 мм на участке ___ пог. м, что не соответствует п. ___ СП ___».
Шаг 4. Подписание
Акт подписывают все члены комиссии. Если представитель исполнителя отказывается подписывать документ, об этом делается отметка в акте с указанием причин отказа (при наличии).
Шаг 5. Размножение и хранение
Акт составляется минимум в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. К акту прикладываются все документы, связанные с проверкой: протоколы отбора образцов и проб, заключения испытаний и экспертиз, объяснения, фототаблицы.
Пример структуры акта
АКТ № ___ проверки выполненных работ
г. Москва «___» _______ 20___ г.
Комиссия в составе: председатель — Иванов И. И. (должность), члены комиссии — Петров П. П., Сидорова А. А., действуя на основании приказа № ___ от ___.___.20___, провела проверку работ, выполненных ООО «Подрядчик» (ИНН 77) по договору № ___ от ___.___.20___.
В ходе проверки установлено: работы по устройству ___ выполнены в объёме ___ и соответствуют требованиям договора и СП ___. Недостатки: отсутствуют / выявлены следующие: ___.
Приложения: протокол испытаний № ___, фототаблица на ___ л.
Подписи: Иванов И. И. _________, Петров П. П. _________, Сидорова А. А. _________
Типичные ошибки при составлении
- отсутствие даты, места проверки или реквизитов сторон;
- размытые формулировки без ссылок на договор и нормативы;
- отсутствие подписей хотя бы одного члена комиссии;
- неприложение подтверждающих документов;
- составление акта в одном экземпляре;
- отсутствие отметки об отказе стороны от подписания.
Сроки составления
Срок составления акта зависит от его вида и условий договора. Обычно акт оформляется в день проверки или в течение 3–5 рабочих дней после неё. Если после подписания акта обнаружены работы, которые были выполнены, но не учтены, составляется дополнительный акт.
Грамотно составленный акт проверки работы, это надёжная защита интересов и заказчика, и исполнителя. Разработайте внутренний шаблон документа, включите в него все обязательные реквизиты, фиксируйте результаты проверки конкретно и объективно, оформляйте акт в двух экземплярах и храните вместе со всеми приложениями. При возникновении сложных ситуаций рекомендуется обратиться к юристу по телефону горячей линии вашей организации: 8 (800) —*.