Рапорт о приеме и сдаче дежурства — это официальный документ, который фиксирует передачу ответственности между сменами дежурных. Он применяется в воинских частях, учреждениях ФСИН, охранных предприятиях, медицинских организациях и других структурах, где действует круглосуточное дежурство. Ниже разберем, как правильно составить такой документ, какие сведения он должен содержать и какие ошибки допускаются чаще всего.

Назначение документа

Рапорт на прием и сдачу дежурства выполняет несколько функций:

• фиксирует точное время передачи дежурства;
• устанавливает ответственность конкретных лиц за состояние объекта;
• документирует происшествия, недостатки и особенности, выявленные за время дежурства;
• служит основанием для служебных проверок и отчетности перед руководством или заказчиком.

По своей структуре рапорт перекликается с заявлением в гражданском документообороте — основное отличие состоит лишь в наименовании и сфере применения.

Общая структура рапорта

Классический рапорт о приеме и сдаче дежурства включает следующие элементы:

1. Шапка документа. В правом верхнем углу указывается должность и звание (или наименование должности) лица, которому адресован рапорт, а также данные составителя. Например: «Начальнику караула Иванову И. И.* от дежурного по подразделению Петрова П. П.*».
2. Наименование документа. По центру пишется слово «РАПОРТ».
3. Основная часть. Начинается со слов «Докладываю, что за время дежурства с ___ час. ___ мин. «___» _______ 20__ г. …».
4. Дата и подпись. Внизу проставляется дата составления и подпись дежурного с расшифровкой.

Что обязательно указывается в рапорте

Содержание рапорта зависит от специфики учреждения, однако существует перечень обязательных сведений:

• дата и точное время приема и сдачи дежурства;
• фамилии, инициалы и должности лиц, принявших и сдавших дежурство (например, сдал — сержант Сидоров С. С., принял — младший сержант Кузнецов К. К.);
• состояние объекта, помещений, имущества и документации на момент смены;
• происшествия и чрезвычайные события, имевшие место за время дежурства;
• выявленные недостатки в работе подразделений и принятые меры;
• наличие и движение лиц, находящихся на объекте (в учреждениях ФСИН — наличие и движение осужденных по категориям);
• замечания проверяющих должностных лиц.

Особенности в различных ведомствах

Воинские части

Дежурный по части ведет книгу приема и сдачи дежурства, в которой фиксируются все события за сутки. Рапорт составляется по установленной форме и докладывается командиру. Документация дежурного включает: инструкцию дежурному, распорядок дня, книгу приема и сдачи дежурства, перечень типовых команд и сигналов, списки личного состава для вечерней поверки.

Учреждения ФСИН

В исправительных учреждениях ведется «Книга рапортов о приеме и сдаче дежурства». В рапорте указывается дата и время смены оперативных дежурных, фамилии лиц, принявших и сдавших дежурство, наличие и движение осужденных, происшествия в колонии за время дежурства, недостатки в работе отделов, выявленные во время проверок. Книга начинается и закрывается с указанием дат: «Начата «___» _______ 20__ г., окончена «___» _______ 20__ г.».

Охранные предприятия

В ЧОП ведется журнал приема и сдачи дежурств (форма У-1), который хранится не менее 2 лет. Грамотное ведение журнала позволяет отслеживать обстановку на объекте и отчитываться перед заказчиком за каждые сутки охраны. В записи указываются: дата, Ф.И.О. дежурного (например, Смирнов А. В.*), время заступления и смены, состояние постов, работоспособность технических средств охраны.

Медицинские организации

При приеме и сдаче дежурства медицинской сестрой в журнале отмечаются пациенты, требующие особого наблюдения, подготовка к операциям, назначения врача, наличие медикаментов и инструментария.

Правила оформления

• Текст пишется разборчиво, без сокращений, не предусмотренных уставом или инструкцией.
• Исправления не допускаются либо оговариваются и заверяются подписью.
• Все записи делаются в хронологическом порядке.
• Страницы книги (журнала) нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью.
• Рапорт подписывается лично дежурным; подпись за другое лицо недопустима.

Типичные ошибки

• отсутствие точного времени приема и сдачи дежурства;
• неполные сведения о происшествиях или их сокрытие;
• заполнение документа «задним числом»;
• отсутствие подписей обеих сторон — и сдавшего, и принявшего дежурство;
• неразборчивый почерк и произвольные сокращения.

Пример краткой формы рапорта

РАПОРТ

Докладываю, что «___» _______ 20__ г. в ___ час. ___ мин. я принял дежурство от дежурного по объекту Федорова Ф. Ф.. За время дежурства происшествий не произошло. Имущество и документация по описи в наличии, технические средства исправны. Замечаний нет. Дежурство сдал дежурному Николаеву Н. Н. в ___ час. ___ мин.

Правильно составленный рапорт на прием и сдачу дежурства — это не формальность, а важный инструмент контроля и распределения ответственности. Соблюдение установленной формы, полнота сведений и своевременность заполнения позволяют избежать служебных споров и обеспечивают прозрачность несения дежурной службы в любой организации.