Заявление на подмену сменами между сотрудниками — это документ, с которым работник обращается к своему непосредственному руководителю с просьбой изменить уже утверждённый график работы и позволить выйти на смену в другой день. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить такое заявление и весь пакет сопутствующих документов.

Законодательная основа

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает сменный график работы. Такие условия должны быть изначально прописаны в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении к нему. Предприятие может работать в две, три или четыре смены — главная особенность такого режима заключается в непрекращающемся производственном цикле.

Именно поэтому график смен разрабатывается заблаговременно и доводится до сведения всех сотрудников. Если кто-то не выйдет на смену, он подведёт не только себя и предприятие, но и сменщика, которому придётся работать, пока не найдётся замена.

Порядок оформления подмены

На практике подмены часто происходят без официального оформления, однако правильно действовать следующим образом:

1. Подача заявления. Сотрудник, которому необходимо подмениться, обращается к руководителю с заявлением, указывая конкретную дату и причину отсутствия.
2. Согласование с коллегой. Руководство узнаёт мнение сотрудника, который должен выйти на замену. Важно помнить: сменщик фактически выходит на работу в свой законный выходной, а значит, по закону ему положена оплата не менее чем в двойном размере.
3. Издание приказа. Только директор компании вправе издавать приказы по личному составу. Может потребоваться два приказа: один — об отпуске без сохранения содержания, второй — о выходе коллеги на работу в выходной день. На практике допускается оформление одним приказом.
4. Ознакомление. Приказы вступают в силу и доводятся до сведения всех сотрудников, которых они затрагивают.

Как составить заявление: структура документа

Заявление составляется в свободной форме — унифицированного обязательного бланка законодательство не предусматривает. Однако следует придерживаться общепринятой структуры.

Шапка заявления

В правом верхнем углу листа указываются:

• должность и ФИО руководителя, на имя которого подаётся документ (например: Директору ООО «*» Иванову И. И.);
• полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы;
• должность и ФИО заявителя (например: от оператора производственной линии Петрова П. П.).

Название и основная часть

По центру листа пишется слово «Заявление». Далее излагается суть просьбы:

• просьба о замене смены с указанием конкретной даты;
• причина, по которой сотрудник не может выйти на работу;
• ФИО коллеги, согласного подменить заявителя;
• дата, когда заявитель готов отработать смену коллеги (если договорённость взаимная).

Завершение

В конце документа ставятся дата составления и личная подпись заявителя с расшифровкой.

Образец заявления

Директору ООО «*»
Сидорову С. С.
от мастера смены
Кузнецова А. А.

Заявление

Прошу заменить мою рабочую смену на смену в связи с семейными обстоятельствами. С сотрудником Смирновым В. В. достигнута договорённость о взаимной замене смен.

    Подпись: _________ / Кузнецов А. А. /

Полезные рекомендации

• Подавайте заявление заблаговременно, чтобы у руководства было время на согласование и издание приказа;
• Заранее договоритесь с коллегой и, желательно, получите его письменное согласие.
• Указывайте уважительную причину, это повышает шансы на положительное решение.
• Сохраните копию заявления с отметкой о принятии.

Соблюдение официальной процедуры защищает обоих сотрудников: у заявителя не будет прогула, а у сменщика — гарантированная повышенная оплата за работу в выходной день.