В жизни каждого работника случаются ситуации, когда необходимо срочно отлучиться с рабочего места: болезнь ребёнка, визит к врачу, переезд, семейные события или непредвиденные обстоятельства․ В таких случаях оформляется заявление на выходной (отгул) по семейным обстоятельствам․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить такой документ, какие формулировки использовать и на что обратить внимание․
Что такое выходной по семейным обстоятельствам
Под выходным по семейным обстоятельствам обычно понимают один из следующих вариантов:
- Отпуск без сохранения заработной платы (отгул «за свой счёт»), самый распространённый вариант, оформляется на основании ст․ 128 Трудового кодекса РФ;
- Отгул за ранее отработанное время, если сотрудник ранее работал сверхурочно или в выходной день;
- День в счёт ежегодного оплачиваемого отпуска — по согласованию с работодателем;
- Отсутствие на часть рабочего дня — на несколько часов по согласованию с руководителем․
Формулировка «по семейным обстоятельствам» удобна, когда работник не хочет раскрывать конкретную причину отсутствия․ Однако следует помнить: работодатель вправе запросить уточнения, а в некоторых случаях — подтверждающие документы․
Общие правила составления заявления
Строгой унифицированной формы такого заявления законодательством не установлено, однако документ должен содержать обязательные реквизиты:
- Шапка заявления (в правом верхнем углу): кому адресовано — должность и ФИО руководителя, наименование организации; от кого — должность, структурное подразделение и ФИО работника․
- Название документа — «Заявление» (по центру)․
- Основной текст — просьба предоставить выходной с указанием даты (или периода), причины и способа учёта времени (за свой счёт, за ранее отработанное время, в счёт отпуска)․
- Дата и подпись работника с расшифровкой․
Какие формулировки использовать
В зависимости от ситуации текст заявления может выглядеть по-разному:
Отгул за свой счёт (без сохранения зарплаты)
«Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам продолжительностью 1 (один) календарный день — »․
Отгул за ранее отработанное время
«Прошу предоставить мне отгул за ранее отработанное время — работу в выходной день — по семейным обстоятельствам»․
Отсутствие на часть рабочего дня
«Прошу разрешить отсутствовать на рабочем месте в период с 13:00 до 16:00 по семейным обстоятельствам․ Обязуюсь при необходимости отработать это время»․
Выходной в счёт отпуска
«Прошу предоставить мне один день в счёт ежегодного оплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам»․
Образец заявления
Ниже приведён пример заполненного заявления (персональные данные частично скрыты):
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И․ И․ ()
от менеджера отдела продаж
Петрова П․ П․ ()
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам продолжительностью 1 (один) календарный день, ․
_____________ / Петров П․ П․ (*) /
Порядок подачи и согласования
- Подайте заявление заранее․ Желательно предупредить работодателя минимум за 1–3 дня․ Если обстоятельства возникли внезапно, сообщите руководителю по телефону или в мессенджере, а заявление оформите при первой возможности․
- Зарегистрируйте документ․ Передайте заявление через секретаря или отдел кадров и получите отметку о принятии на своём экземпляре․
- Дождитесь визы руководителя․ Без одобрения работодателя невыход может быть расценён как прогул․
- Кадровое оформление․ На основании заявления издаётся приказ (если это принято в организации), а сведения отражаются в табеле учёта рабочего времени․
Когда работодатель обязан предоставить выходной
В большинстве случаев отгул по семейным обстоятельствам предоставляеться по согласованию с работодателем․ Однако ст․ 128 ТК РФ обязывает руководство предоставить отпуск без сохранения зарплаты в следующих случаях:
- рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близких родственников — до 5 календарных дней;
- работающим пенсионерам по возрасту, до 14 календарных дней в году;
- работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
- родителям и супругам военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей, — до 14 календарных дней в году․
Полезные советы
- Если не хотите раскрывать причину — используйте нейтральную формулировку «по семейным обстоятельствам», но будьте готовы устно пояснить ситуацию руководителю․
- При наличии подтверждающих документов (справка, свидетельство) приложите их копии, это повысит шансы на одобрение․
- Сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии․
- Уточните в отделе кадров, как именно в вашей организации принято оформлять такие отгулы — внутренние правила могут отличаться․
Заявление на выходной по семейным обстоятельствам, простой документ, но его правильное оформление защищает работника от обвинений в прогуле, а работодателя — от кадровых ошибок․ Укажите дату, причину и способ учёта времени, подайте заявление заранее и дождитесь одобрения руководства․ Тогда дополнительный выходной пройдёт без неприятных последствий для обеих сторон․