Потеря близкого человека — это всегда тяжелое испытание, и в такие моменты важно знать свои права и правильно оформить документы для получения материальной поддержки. В данной статье мы подробно разберем, как составить заявление на материальную помощь в связи со смертью родственника, какие документы потребуются, какова процедура выплаты и какие нюансы налогообложения существуют в 2026 году.

Виды материальной помощи при смерти родственника

Прежде чем писать заявление, необходимо определить, к кому вы обращаетесь. Существует два основных источника выплат:

• Пособие на погребение от СФР (Социального фонда России): Выплачивается застрахованным лицам (работающим, получателям пенсий, безработным) и неработающим членам семьи умершего. Размер выплаты индексируется ежегодно. Оформляется через МФЦ, Госуслуги или напрямую в СФР.
• Материальная помощь от работодателя: Выплачивается по усмотрению нанимателя (если это не прописано в коллективном договоре/локальном нормативном акте) или обязательно (если закреплено в ЛНА). Именно для получения этой выплаты пишется заявление руководителю организации.

Важно: Как указано в справочных системах (КонсультантПлюс, ЭЛКОД), эти выплаты имеют разную правовую природу и оформляются по-разному. Не путайте государственное пособие и помощь от работодателя.

Нормативная база и налогообложение (НДФЛ и взносы)

Ключевой вопрос для бухгалтерии и получателя — налоги. Согласно п. 8 ст. 217 НК РФ:

Материальная помощь в связи со смертью члена или членов семьи работника не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме.

Это означает, что сотрудник получает сумму «на руки» без удержания 13% (или 15/30% для нерезидентов), а работодатель не платит с этой суммы взносы в СФР (около 30%). Однако для применения этой льготы критически важно правильное оформление документов: приказ, заявление и подтверждающие бумаги.

Пакет документов для получения помощи от работодателя

Обычно работодатель требует следующий комплект (основано на практике ЭЛКОД и Тиме бухгалтера):

1. Заявление работника (в свободной форме или по бланку организации) — основной документ-основание.
2. Копия свидетельства о смерти (оригинал предъявляется для сверки).
3. Документы, подтверждающие родство с умершим:
   • Свидетельство о рождении (если умер родитель/ребенок);
   • Свидетельство о браке (если умер супруг/супруга);
   • Свидетельство о перемене имени (если фамилия изменилась).
4. Копия паспорта работника (страницы с фото и пропиской).
5. При необходимости, справка о составе семьи (форма № 9 или выписка из домовой книги), если родство не очевидно из имеющихся документов.

Примечание: Если в организации есть утвержденная форма заявления (бланк), лучше использовать её. Образцы можно найти в системах «КонсультантПлюс», «Гарант» или на сайте организации (например, бланк АлтГУ или типовые формы 2025-2026 гг.).

Пошаговая инструкция: как написать заявление

Шаг 1. Шапка документа (Кому и От кого)

В правом верхнем углу указываются:

• Должность и ФИО руководителя организации (в дательном падеже: Директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.);
• Должность и ФИО заявителя (в родительном падеже: от менеджера отдела продаж Петрова П.П.).

Шаг 2. Название документа

По центру строки: ЗАЯВЛЕНИЕ (или Заявление на оказание материальной помощи).

Шаг 3. Основная часть (Суть просьбы)

Текст должен содержать:

• Просьбу о предоставлении материальной помощи;
• Основание: «в связи со смертью моего [родство: матери/отца/супруга/дети] [ФИО умершего]»;
• Дату смерти;
• Ссылку на приложенные документы (свидетельство о смерти, документы о родстве);
• Ссылку на локальный нормативный акт (если есть): «на основании Положения о материальной помощи работникам ООО «Ромашка» от № 123».

Шаг 4. Реквизиты для перевода (опционально, но желательно)

Можно указать банковские реквизиты карты зарплатного проекта или написать: «Прошу перевести средства на мою зарплатную карту № * 1234».

Шаг 5. Дата и подпись

Левый нижний угол: дата составления (число, месяц словами, год). Правый нижний угол: подпись с расшифровкой.

Образец заявления (Готовый шаблон для 2026 года)

Ниже приведен универсальный образец. Данные в квадратных скобках замените на свои. Персональные данные в примере замаскированы (*).

Процедура оформления со стороны работодателя

После сдачи заявления бухгалтерия/Кадры выполняют следующие действия:

1. Проверяют полноту пакета документов.
2. Готовят Приказ (Распоряжение) об оказании материальной помощи. Основанием для приказа является ваше заявление.
3. Руководитель подписывает приказ.
4. Сотрудник ознакомляется с приказом под роспись (лично или через ЭДО).
5. Бухгалтерия начисляет сумму в зарплатном листе (код выплаты в СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ — соответствующий, в 1С:ЗУП обычно «Материальная помощь: Смерть родственника»).
6. Выплата производится в день выдачи зарплаты (аванса) или в иной срок, установленный ЛНА/ТК РФ (ст. 136 ТК РФ, не реже 2 раз в месяц).

Особенности оформления в 2025–2026 годах: что изменилось?

• Электронный документооборот (ЭДО): Во многих организациях заявление пишут не на бумаге, а через портал (1С:Кадры, СБИС, Диадок, Контур). Текст остается тем же, подпись, усиленная квалифицированная ЭЦП (КЭП) сотрудника.
• Служебная записка vs Заявление: Иногда практикуют служебную записку от руководителя отдела к директору с просьбой помочь подчиненному. Но первичным документом от самого работника все равно является Заявление.
• Размер выплаты: Законом (ТК РФ) минимальный размер не установлен. Он фиксируется в Коллективном договоре, Положении о матпомощи или решением директора. Типичные суммы: от 5 000 до 50 000 руб. и выше.
• Сроки обращения: Лучше подать заявление в течение 1–3 месяцев после смерти. В некоторых ЛНА прописан срок (например, «в течение 6 месяцев»). Просрочка может стать основанием для отказа, если это закреплено локально.

Типичные ошибки, которые приводят к отказу или налогам

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли написать заявление от руки?

Да. Закон не требует строгой формы. Заявление можно написать от руки на листе А4 синей или черной ручкой. Главное — читаемость и наличие всех реквизитов (шапка, суть, дата, подпись). Однако многие компании просят заполнить их корпоративный бланк (Word/PDF) или форму в ЭДО.

Положена ли помощь, если умер родственник, не проживавший вместе?

Да. Для налоговой льготы (п. 8 ст. 217 НК РФ) и для права на пособие СФР совместное проживание не обязательно. Важно наличие родственных отношений (подтверждаемых документами). Но проверьте ЛНА вашей компании — иногда работодатели сужают круг лиц до «совместно проживающих».

Что делать, если в организации нет Положения о материальной помощи?

Право на помощь не гарантируется ТК РФ (это право работодателя, а не обязанность, ст. 168 ТК РФ — расходы на соцобслуживание). Напишите заявление с просьбой «по обстоятельствам». Решение принимает директор. Если откажут, законно. Если согласятся — оформляют приказ и выплачивают (без НДФЛ по ст. 217 НК РФ, если признают основанием смерть родственника).

Нужно ли приносить чеки на похороны?

Для работодателя — обычно нет. Материальная помощь выплачивается как поддержка, а не компенсация расходов (если иное не прописано в ЛНА). Для СФР (пособие на погребение) — чеки не нужны, выплачивается фиксированная сумма.

Как оформить помощь, если умер работник (выплата родственникам)?

Это другая процедура. Заявление пишет родственник умершего (наследник/член семьи) к директору. Прилагает: свидетельство о смерти работника, документы о родстве, свой паспорт, свидетельство о праве на наследство или справку о составе семьи. Выплата также не облагается НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ). Образцы таких заявлений (редакция 2026 г.) есть в КонсультантПлюс;

Чек-лист перед сдачей документов в HR/Бухгалтерию

• [ ] Заявление написано (на бланке или А4), подписано, дата стоит верная (не будущая).
• [ ] Копия свидетельства о смерти (сверка с оригиналом пройдена).
• [ ] Копия документа о родстве (рождения/брака/перемене имени).
• [ ] Копия паспорта заявителя (1 стр + прописка).
• [ ] Указаны верные банковские реквизиты (карта зарплатного проекта).
• [ ] В тексте заявления есть ссылка на ЛНА организации (Положение/Коллективный договор).
• [ ] Оригиналы документов предъявлены, но остались у вас (копии сдали).

Правильно написанное заявление — это 90% успеха в быстром получении материальной помощи. Главные правила: четкость (кто умер, когда, каково родство), полнота приложений (смерть + родство) и ссылка на внутренний документ компании. Не забывайте, что согласно п. 8 ст. 217 НК РФ, эта выплата полностью освобождена от НДФЛ и взносов, что делает ее максимально выгодной для получателя.

Если у вас возникли сложности с формулировкой или работодатель необоснованно отказывает — обратитесь в профсоюз (если есть) или в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Храните копию заявления с отметкой о принятии (входящий номер/дата/подпись секретаря/HR) — это ваше главное доказательство факта обращения.

Статья подготовлена на основе актуальной на года информации из систем КонсультантПлюс, ЭЛКОД, материалов «Время бухгалтера» и практики применения НК РФ и ТК РФ.