Государственные архивы хранят огромный массив документов: метрические книги, ревизские сказки, личные дела, партийные учётные карточки, кинофотоматериалы и многое другое. Чтобы получить нужную информацию, не обязательно лично приезжать в архив — достаточно грамотно составить и направить запрос. В этой статье мы подробно разберём, как это сделать.

Что такое запрос в государственный архив

Запрос в государственный архив составляется с целью истребования информации и/или документации по вопросам различного характера. Запросы условно делятся на несколько типов:

• Тематический запрос — заявление о предоставлении архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов или информационного документа по определённой теме;
• Генеалогический запрос, поиск сведений о родственниках, составление родословной;
• Социально-правовой запрос — подтверждение трудового стажа, заработной платы, факта рождения, брака и т.п.;
• Запрос по нотариальным вопросам — например, о заведении наследственного дела.

Подготовительный этап: что нужно знать до составления запроса

Главное, что следует понимать при составлении запроса, — что именно вам нужно. Чем точнее сформулирован вопрос, тем выше вероятность получить положительный и содержательный ответ.

1. Определите, в какой архив обращаться. Например:
   • Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ), здесь можно найти учётные карточки членов ВКП(б) и КПСС (для запроса желательно знать номер партбилета);
   • Российский государственный архив кинофотодокументов — хранит кинохронику и фотоматериалы;
   • Российский государственный исторический архив Дальнего Востока, документы по соответствующему региону;
   • региональные государственные архивы — метрические книги, ревизии, документы местных учреждений.
2. Соберите исходные данные: ФИО искомого лица, даты и места событий (рождение, брак, служба, работа), примерные годы, названия населённых пунктов и учреждений.
3. Узнайте ФИО руководителя архива, запрос, как правило, адресуется директору архива.

Структура и правила составления запроса

Запрос оформляется в виде заявления на имя руководителя архива. В нём необходимо указать:

• ФИО руководителя государственного архива (запрос подаётся именно ему);
• полное название архива, город и адрес его расположения (например: г. М, ул. Б Н, д. );
• ваши ФИО, почтовый адрес, телефон (+7-9—*-) и адрес электронной почты (i*@mail.*) для ответа;
• суть обращения — чётко сформулированный вопрос;
• все известные вам сведения, которые помогут поиску;
• дату и подпись.

Примерная формулировка текста запроса

«Прошу предоставить архивную справку о рождении Иванова Ивана Ивановича, родившегося ориентировочно в 19* году в с. Н ского уезда **ской губернии. Сведения необходимы для составления генеалогического древа семьи. О готовности ответа прошу сообщить по указанному адресу».

Как подать запрос

Существует несколько способов подачи заявления:

1. Электронная форма, анкета-заявление может быть отправлена с официального сайта архива;
2. Почтовое отправление — распечатанное и подписанное заявление направляется письмом;
3. Личная подача — через приёмную федеральных архивов, расположенную по адресу: г. М, ул. Б, д. **;
4. Госуслуги — ряд архивов предоставляет государственные услуги в электронном виде.

Сроки и стоимость

После поступления запроса в архив он должен быть зарегистрирован. Общий срок ответа на запрос составляет 30 дней.

Часть услуг архивы оказывают безвозмездно (например, социально-правовые справки о стаже и зарплате), а тематические и генеалогические поиски обычно выполняются на платной основе. Приблизительный порядок цен можно узнать из Временного положения о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву, либо из прейскуранта конкретного архива.

Важные нюансы

• Когда речь идёт о государственных архивах, подтверждения родства, как правило, не требуется.
• При обращении в ведомственный архив (например, архив военкомата или предприятия) будьте готовы предоставить документы, подтверждающие родственные связи с искомым лицом.
• Многие архивы размещают на своих сайтах бланки типовых анкет-заявлений и образцы их заполнения — перед составлением запроса ознакомьтесь с памяткой архива.
• Если ответ отрицательный, уточните, в каком архиве могут храниться нужные документы, и направьте запрос туда.

Правильно составленный запрос — это половина успеха в архивном поиске. Чётко сформулируйте цель, укажите максимум известных сведений, выберите правильный архив и удобный способ подачи. Терпение и внимательность помогут вам получить ценную информацию о истории вашей семьи или необходимый документ для решения правовых вопросов.