Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Служебная записка — это официальный документ внутреннего документооборота, который сотрудник направляет руководству для решения определенного вопроса. В контексте оформления отпуска она служит основанием для издания приказа (распоряжения) о предоставлении отдыха. Хотя Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) не устанавливает строгой формы для такого документа, соблюдение делового стиля и включение обязательных реквизитов значительно ускоряют процесс согласования и исключают ошибки.

Нормативная правовая основа

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск гарантировано статьей 114 ТК РФ. Порядок предоставления отпусков регулируется статьей 123 ТК РФ. Согласно статье 21 ТК РФ, сотрудник имеет право на защиту своих прав и интересов, в т.ч. через обращение в письменной форме.

Важно помнить: согласно статье 123 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по графику отпусков. Однако служебная записка необходима для фиксации воли сотрудника и точных дат, особенно если:

Вы хотите взять отпуск в нестандартные сроки (не по графику);
Речь идет об отпуске за свой счет (без сохранения заработной платы) — ст. 128 ТК РФ;
Вам нужен отпуск по семейным обстоятельствам (свадьба, рождение ребенка, похороны) — ст. 128 ТК РФ;
Вы просите разделить отпуск на части;
Вы хотите заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией (по соглашению сторон).

Виды отпусков и основания для записи

Текст служебной записки будет зависеть от типа отпуска:

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (минимум 28 календарных дней). Пишется заранее (обычно за 2 недели).
Дополнительные оплачиваемые отпуска (за вредные условия, нестандартный рабочий день, северные районы и т.д.). Требуется ссылка на соответствующую статью ТК РФ или локальный нормативный акт (ЛНА).
Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет), ст. 128 ТК РФ. Дается по письменному заявлению (записке) по уважительным причинам (свадьба, рождение ребенка, смерть родственника, уход за больным) или по соглашению сторон.
Учебный отпуск — для сдачи экзаменов, защиты диплома (требуется справка из учебного заведения).
Отпуск для ухода за ребенком (до 1,5 или 3 лет) — оформляется заявлением, но часто предваряется служебной запиской руководителю отдела.

Обязательные реквизиты служебной записки

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы административно-управленческие. Общие требования к исполнению», служебная записка должна содержать:

Шапку документа (Кому, От кого);
Наименование документа («Служебная записка»);
Дата составления и Регистрационный номер (если ведется учет);
Тема (кратко: «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска»);
Текст документа (суть просьбы, даты, основание);
Подпись автора с расшифровкой (ФИО);
Виза согласующих лиц (при необходимости);
Приложения (справки, медицинские заключения, копия графика отпусков).

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1: Шапка (Правый верхний угол)

Указываются данные адресата и автора.

Генеральному директору
ООО «Название организации»
Иванову И.И.
(Должность, ФИО руководителя — полностью или с инициалами)

От
менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
(Ваша должность, ФИО полностью)

Шаг 2: Наименование и дата

По центру строки, название документа. Справа или слева, дата написания (текущая: ). Номер ставится, если организация ведет журнал регистрации входящей/внутренней корреспонденции.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 45-от от

Шаг 3: Тема

Кратко отражает суть.

Тема: О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

Шаг 4: Текст (Суть просьбы)

Это самая важная часть. Она должна содержать:

Тип отпуска.
Период (с какой по какую дату).
Количество календарных дней.
Основание (график отпусков, ст. 128 ТК РФ, ЛНА).
Просьбу о выдаче отпускных за 3 дня до начала (ст. 136 ТК РФ).

Пример 1: Ежегодный отпуск по графику

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с по включительно в соответствии с утвержденным графиком отпусков на 2026 год.

Прошу выплатить отпускные выплаты не позднее (за 3 дня до начала отпуска).

Пример 2: Отпуск за свой счет (ст; 128 ТК РФ)

На основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 5 календарных дней с по включительно в связи с регистрацией брака (приложение: копия свидетельства о браке / заявление в ЗАГС).

Пример 3: Разделение отпуска на части

Прошу разделить мой ежегодный оплачиваемый отпуск на две части и предоставить первую часть на 14 календарных дней с по , вторую часть, на 14 календарных дней с по (с согласия работодателя, согласно ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Шаг 5: Приложения (если есть)

Перечисляются в конце текста перед подписью.

Приложение:
Копия графика отпусков на 2026 г. — 1 экз.
Справка из поликлиники / ЗАГС / учебного заведения — 1 экз.

Шаг 6: Подпись

Подпись: _____________ /Петров П.П.*/

Маршрут документа: Куда и как сдавать

Непосредственному руководителю (начальнику отдела/цеха) — для визы/согласования (проверка загрузки отдела, наличия замены).
Кадровую службу (HR-отдел) — для проверки срока работы, накопленных дней, соответствия графику, подготовки проекта приказа.
Руководителю организации, для подписания приказа (формы Т-6 или Т-6а).
В бухгалтерию — для расчета отпускных (на основании подписанного приказа).

Совет: Всегда просите поставить входящий номер на вашей копии записки (второй экземпляр) или требуйте отметку о получении в ЭДО (электронном документообороте). Это ваше доказательство своевременного обращения.

Сроки подачи

Ежегодный отпуск: не позднее чем за 2 недели до начала (чтобы успело пройти согласование, приказ и расчет зарплаты за 3 дня, ст. 136 ТК РФ).
Отпуск за свой счет / по семейным обстоятельствам: как можно раньше после возникновения обстоятельств, но лучше заранее.
Учебный отпуск: сразу после получения справки из учебного заведения.

Типичные ошибки, которых стоит избегать

Отсутствие конкретных дат. Фраза «хочу в отпуск в июне» недопустима. Только конкретные числа: «с по ».
Неуказание количества дней. Кадровик не должен считать дни за вас (особенно если попадают праздничные дни — они не входят в отпуск по ст. 120 ТК РФ, но продлевают его).
Игнорирование графика отпусков. Если вы просите даты, не совпадающие с графиком, без согласия работодателя (ст. 123 ТК РФ) приказ могут не подписать.
Подача за 1-2 дня. Риск не получить деньги вовремя и создать проблемы с заменой.
Потеря копии с отметкой о получении. Без этого доказать факт подачи сложно.

Электронный документооборот (ЭДО) и порталы

Во многих компаниях (и госсеторе) служебные записки оформляются в системах типа 1С:ЗУП, SAP, Directum, «Мой Офис», портале Госуслуг (для госслужащих).

Алгоритм действий там проще:

Заходите в раздел «Самообслуживание сотрудника» / «Заявления».
Выбираете тип: «Заявление на отпуск».
Система часто подтягивает ваш график и остаток дней.
Указываете даты, выбираете основание.
Отправляете на согласование (маршрут строится автоматически).

В этом случае бумажная записка не нужна, но скриншот отправленной заявки или номер документа в системе лучше сохранить.

Образец готового документа (Шаблон)

Генеральному директору ООО «Ромашка»

Иванову Ивану Ивановичу
От менеджера отдела закупок

Сидорова Сидора Сидоровича
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

№ 12-от от 
Тема: О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 (двадцать восемь) календарных дней с  по  включительно в соответствии с Графиком отпусков на 2026 год (утв. приказом № 45-од от ).
Прошу выплатить отпускные выплаты не позднее  (за 3 календарных дня до начала отпуска в соответствии со ст. 136 ТК РФ).
За время моего отсутствия обязанности выполнять менеджер отдела закупок Козлов К.К. (по согласованию с руководителем отдела, виза ниже).
Приложение: Копия Графика отпусков на 2026 г. — 1 л.
Подпись: _____________ /Сидоров С.С./
ВИЗЫ:

Начальник отдела закупок: _____________ /Петров П.П./ «Согласовал» / «Не согласовал»

Начальник кадр. отдела: _____________ /Иванова И.И./ «Проверено, дней накоплено: 28»

Что делать, если в отпуске отказывают?

Отказ в ежегодном оплачиваемом отпуске по графику недопустим (ст. 123 ТК РФ). Работодатель обязан предоставить его в установленные сроки. Перенос допускается только по инициативе работодателя с согласия сотрудника (за исключением случаев производственной необходимости, но тогда отпуск должен быть дан в течение 6 месяцев с доплатой, ст. 124 ТК РФ).

Если вам незаконно отказывают:

Пишите вторую служебную записку с требованием предоставить отпуск со ссылкой на ст. 123 ТК РФ.

Обращайтесь в ГИТ (Государственную инспекцию труда) — * (телефон горячей линии скрыт) или через портал «Госуслуги» (раздел «Жалобы»).

Обращайтесь в суд (госпошлина не взимается по трудовым спорам — ст. 333.36 НК РФ).

По вопросам отпуска за свой счет (ст. 128 ТК РФ) работодатель имеет право отказать, если причины не относятся к перечисленным в законе (свадьба, рождение, смерть родственника) и нет соглашения сторон. В этом случае решение о предоставлении такому отпуску остается за работодателем.

Грамотно написанная служебная записка — залог своевременного оформления приказа и получения отпускных денег без задержек. Главные правила: конкретные даты, ссылка на закон/график, своевременная сдача (за 2 недели), сохранение копии с отметкой о получении. Используйте приведенный выше шаблон, адаптируя его под свою ситуацию, и оформляйте отдых по всем правилам!

Статья подготовлена на основании действующего законодательства РФ (ТК РФ) и делового оборота на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется консультироваться с юристом или профсоюзом.