От опозданий, вынужденных уходов с рабочего места и других нештатных ситуаций не застрахован практически ни один сотрудник. В подобных случаях работодатель вправе потребовать от работника письменное объяснение. Разберёмся, как грамотно составить объяснительную записку на имя генерального директора, чтобы документ был юридически корректным и не навредил вам.
Что такое объяснительная и когда её требуют
Объяснительная записка — это внутренний документ, в котором сотрудник излагает причины и обстоятельства произошедшего события. Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение.
Чаще всего объяснительную требуют в следующих ситуациях:
- опоздание на работу или отсутствие на рабочем месте;
- невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей;
- появление на работе в состоянии алкогольного опьянения;
- порча или утрата имущества компании;
- нарушение внутреннего трудового распорядка;
- ошибки в документах, отчётности, работе с клиентами.
Структура объяснительной записки
Унифицированной формы объяснительной законодательством не установлено, однако сложилась общепринятая структура документа:
Шапка документа
В правом верхнем углу указывается адресат и автор:
- должность руководителя, «Генеральному директору ООО «*» Иванову И.И.»;
- от кого — должность, структурное подразделение и ФИО сотрудника: «от менеджера отдела продаж Петрова П.П.».
Название документа
По центру пишется: «Объяснительная записка» (без кавычек и точки в конце).
Основная часть
Здесь излагается суть произошедшего. Рекомендуется придерживаться следующего порядка:
- Краткое описание факта: « я опоздал на работу на 40 минут».
- Указание причин: «в связи с ДТП на маршруте следования общественного транспорта».
- При наличии — ссылки на подтверждающие документы (справки, чеки, свидетельства).
Дата и подпись
В конце ставится дата составления документа и личная подпись с расшифровкой.
Правила составления: что важно учесть
- Пишите от первого лица, в деловом стиле, без эмоциональных оценок и жаргона.
- Будьте кратки — оптимальный объём от нескольких предложений до одной страницы.
- Указывайте только факты, избегая домыслов и обвинений в адрес коллег.
- Не отказывайтесь от дачи объяснений грубо — если не хотите писать, помните: по истечении двух рабочих дней работодатель составит акт об отказе, и взыскание может быть применено и без объяснительной.
- Приложите доказательства, если причина уважительная: медицинскую справку, справку из ГИБДД, квитанцию от эвакуатора и т.п.
- Сохраните копию документа с отметкой о принятии (входящим номером или подписью секретаря).
Пример объяснительной записки
Генеральному директору
ООО «*»
Сидорову С.С.
от специалиста отдела логистики
Кузнецова А.А.
Объяснительная записка
я отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 11:30 в связи с внезапным ухудшением самочувствия и вызовом врача на дом. Подтверждающий документ — справка от № * — прилагается. Свои обязанности в полном объёме выполнил в тот же день.
Кузнецов /А.А. Кузнецов/
Частые ошибки при написании
- эмоциональные оправдания и излишние подробности личной жизни;
- перекладывание вины на коллег или руководство;
- отсутствие даты или подписи;
- нечёткая формулировка причин произошедшего;
- написание объяснительной «задним числом» без согласования.
Грамотно составленная объяснительная — это не формальность, а способ защитить свои интересы. Спокойный деловой тон, чёткое изложение фактов и подтверждающие документы помогут руководству объективно оценить ситуацию и, возможно, избежать дисциплинарного взыскания. Если ситуация спорная, перед подачей документа имеет смысл проконсультироваться с юристом.