От опозданий, вынужденных уходов с рабочего места и других рабочих нарушений не застрахован практически никто. В таких ситуациях работодатель, как правило, требует от сотрудника объяснительную записку. От того, насколько грамотно она составлена, может зависеть, будет ли применено дисциплинарное взыскание и лишат ли вас премии. Разберёмся, как написать объяснительную правильно.
Что такое объяснительная и зачем она нужна
Объяснительная записка — это документ, в котором работник излагает причины и обстоятельства произошедшего нарушения трудовой дисциплины. Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан затребовать письменное объяснение до применения дисциплинарного взыскания. Если объяснение не предоставлено в течение двух рабочих дней, составляется акт об отказе.
Важно понимать: объяснительная — это не признание вины, а возможность изложить свою версию событий. Грамотно составленный документ может смягчить наказание или вовсе помочь его избежать.
Общие правила составления
- Пишите от руки или печатайте, оба варианта допустимы, но подпись должна быть собственноручной.
- Соблюдайте деловой стиль, без эмоций, жаргона и лишних подробностей.
- Будьте кратки — оптимальный объём 5–10 предложений.
- Не врите — ложь легко проверить, и она усугубит ситуацию.
- Укажите дату и поставьте подпись — без этого документ не имеет силы.
Структура объяснительной
Шапка документа
В правом верхнем углу укажите, кому адресована записка (должность, ФИО руководителя) и от кого (ваша должность, ФИО). Например:
Генеральному директору ООО «Пример» Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова П.П.
Название документа
По центру пишется: «Объяснительная записка».
Основная часть
Здесь излагаются факты и причины. Это самая важная часть, влияющая на решение о премии;
Как описать причину, чтобы смягчить последствия
Уважительные причины
Если причина нарушения уважительная, обязательно укажите её и, по возможности, приложите подтверждающие документы:
- болезнь (приложите справку или чек из аптеки);
- пробки, авария, сбой в работе транспорта (скриншоты новостей, справка о ДТП);
- коммунальная авария дома (справка из управляющей компании);
- необходимость срочно помочь родственнику;
- вызов в государственные органы (повестка).
Если причина неуважительная
Если вы просто проспали или опоздали без веской причины, не стоит выдумывать небылицы. Лучше:
- Признать факт нарушения.
- Выразить сожаление.
- Заверить, что подобное не повторится.
- Указать, что нарушение не повлекло последствий для работы (если это так).
Пример объяснительной
« я, Петров П.П., опоздал на работу на 40 минут в связи с ДТП на маршруте следования автобуса № 12, о чём имеется информация в официальных источниках (скриншот прилагаю). О случившемся я незамедлительно сообщил своему непосредственному руководителю по телефону. Обязуюсь впредь выезжать на работу с запасом времени».
Чего делать нельзя
- Не обвиняйте коллег и руководство, это вызовет негатив.
- Не пишите «отказаться от объяснений», отказ может быть расценён как признание вины.
- Не используйте оскорбления и эмоциональные оценки.
- Не подписывайте документ, не прочитав его, если вам дали готовый текст.
Как объяснительная влияет на премию
Лишение премии (депремирование) возможно только если это предусмотрено локальными нормативными актами компании, положением о премировании. Ознакомьтесь с этим документом: в нём прописаны условия и основания снижения премии. Если нарушение не входит в перечень оснований для депремирования, лишить вас премии незаконно.
Кроме того, помните:
- за одно нарушение — только одно дисциплинарное взыскание;
- взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка;
- вы вправе обжаловать взыскание в трудовой инспекции или суде.
Полезные контакты
Если вы считаете, что с вами поступили несправедливо, можно обратиться:
- Государственная инспекция труда вашего региона — телефон горячей линии: 8-800—;
- Юридическая консультация по трудовым спорам: г. Москва, ул. Трудовая, д. 1, офис 2;
- Профсоюзный комитет вашей организации (при наличии).
Грамотно составленная объяснительная — это ваш главный инструмент защиты. Пишите спокойно, честно и по существу, указывайте уважительные причины, прикладывайте подтверждающие документы и не отказывайтесь от дачи объяснений. В большинстве случаев взвешенный подход позволяет избежать строгого наказания и сохранить премию.