Сопроводительное письмо к договору — это деловой документ‚ который отправляется контрагенту вместе с договором (или его проектом) и поясняет‚ что именно направляется‚ с какой целью и какие действия ожидаются от получателя․ Грамотно составленное письмо — это‚ по сути‚ инструкция к отправляемому документу: оно фиксирует факт передачи‚ реквизиты договора и сроки ответа․

Кто составляет и подписывает письмо

Составить сопроводительное письмо может любой уполномоченный сотрудник:

• если документы отправляются в налоговую — обычно бухгалтер;
• если договор направляется покупателю или заказчику — менеджер отдела по работе с клиентами;
• если речь идёт о крупной сделке — юрист или специалист договорного отдела․

Подписание регулируется правилами делового этикета: если письмо адресовано руководителю организации-контрагента‚ то и подписать его должен руководитель (например‚ генеральный директор Иванов И․ И․) либо лицо‚ действующее по доверенности․

Структура сопроводительного письма

Шапка документа

Письмо оформляется на фирменном бланке организации․ Указываются:

• исходящий номер и дата (например‚ исх․ № 145- от );
• реквизиты отправителя: ООО «СтройМонтаж»‚ ИНН 7701‚ адрес: 115‚ г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ 1;
• адресат: Генеральному директору ООО «Вектор» Петрову П․ П․;
• контакты исполнителя: тел․ +7 (495) -23—‚ e-mail: info@․ru․

Заголовок (тема письма)

Укажите название основного документа‚ например: «Сопроводительное письмо к договору № 123 от »․

Обращение и основной текст

Текст начинают со стандартных фраз делового стиля:

• «Направляем Вам…»;
• «Представляем Вам…»;
• «Высылаем Вам…»;
• «Сообщаем Вам…»․

Далее кратко указывают‚ какие бумаги сопровождает письмо‚ и цель отправки:

«Уважаемый Пётр Петрович!

Направляем Вам подписанный с нашей стороны договор поставки строительных материалов № 45/ от в двух экземплярах․

Просим подписать второй экземпляр договора‚ скрепить его печатью и направить в наш адрес в срок до »․

Дальнейшие действия получателя

Обязательно укажите:

• сколько экземпляров необходимо подписать и скрепить печатью;
• какие экземпляры следует вернуть и в какой срок;
• адрес для возврата: 115‚ г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ 1‚ офис 3․

Приложение

Особый реквизит любого сопроводительного письма — отметка о приложениях с указанием количества экземпляров и листов:

Приложение: договор № 45/* от — на 5 л․ в 2 экз․

Подпись

Генеральный директор ООО «СтройМонтаж»* __________ /Иванов И․ И․/

Примеры формулировок для разных ситуаций

1. Возврат подписанного договора: «Направляем Вам подписанный с нашей стороны экземпляр договора № 12/ от ․ Просим подписать второй экземпляр и направить по указанному адресу»․
2. Дополнительное соглашение: «Направляем Вам дополнительное соглашение № 2 к договору № 12/․ Просим внести соответствующие дополнения в действующий договор‚ подписать соглашение и вернуть один экземпляр»․
3. Акт сверки: «Направляем Вам акт сверки взаимных расчётов по договору строительного подряда № 7/** за период с по ․ Просим подтвердить задолженность либо сообщить о расхождениях»․

Практические рекомендации

• Всегда указывайте полные реквизиты договора: номер и дату — это позволит однозначно идентифицировать документ․
• Фиксируйте цель отправки: «для подписания»‚ «для согласования»‚ «для сведения»․
• Устанавливайте разумный срок ответа (обычно 5–10 рабочих дней)․
• Сохраняйте копию письма и квитанцию об отправке — это доказательство направления документов в случае спора․
• При отправке ценным письмом с описью вложения сверяйте опись с текстом сопроводительного письма․

Сопроводительное письмо к подписанному договору — несложный‚ но важный элемент документооборота․ Оно должно содержать реквизиты сторон‚ точное наименование и реквизиты договора‚ цель направления‚ перечень приложений и чёткие инструкции получателю․ Соблюдение этих правил защитит ваши интересы и ускорит подписание документов контрагентом․