Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Уничтожение документов — это ответственный этап документооборота, который требует строгого соблюдения законодательства и внутренних регламентов организации. Главным документом, подтверждающим факт и законность уничтожения, является Акт об уничтожении документов. Ошибки в его оформлении могут привести к штрафам со стороны контролирующих органов (Росархива, налоговой, прокуратуры) и проблемам при проверках.

В этой статье мы подробно разберем структуру акта, обязательные реквизиты, порядок формирования экспертной комиссии и нюансы хранения самого акта.

Нормативная база: на чем основываемся

Перед составлением акта необходимо ориентироваться на следующие ключевые документы:

ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ» (ст. 18, 22) — базовый закон, регулирующий порядок уничтожения.
Приказ Росархива от № 125 (в ред. от 2023 г.) — утвердил типовые формы акта (ф. № 16 для дел, ф. № 17 для карточек/электронных носителей) и правила работы экспертной комиссии.
ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к составу и параметрам реквизитов документов.
ФЗ-152 «О персональных данных», специальные требования к уничтожению носителей ПДн (ст. 19, 21).
Налоговый кодекс РФ (ст. 23, 313) — сроки хранения налоговой отчетности и первички.
Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 303) — сроки хранения кадровых документов (75 лет для личных дел, 50 лет для сведений о стаже и зарплате).

Важно: С 2021 года использование типовых форм Росархива (ф. № 16, ф. № 17) является обязательным для государственных органов и рекомендательным (но стандартом де-факто) для коммерческих организаций. Использование старых форм (например, по Приказу Госархива РФ от № 16) считается устаревшим.

Подготовительный этап: что сделать до написания акта

Акт не пишется «с нуля» в день сжигания/шредерования. Это финальный документ длительного процесса.

Шаг 1: Проверка сроков хранения

Сверьтесь с Номенклатурой дел (утверждается руководителем организации по согласованию с архивным органом). Уничтожать можно только те дела, у которых истек срок хранения, указанный в номенклатуре.

Временные (до 10 лет): уничтожаются по истечении срока.
Долговременные (свыше 10 лет): подлежат передаче в государственный архив, а не уничтожению.

Шаг 2: Формирование экспертной комиссии

Уничтожение документов единолично недопустимо. Необходимо издать Приказ (Распоряжение) руководителя о создании экспертной комиссии.

Состав комиссии (мин. 3 человека):

Председатель — обычно заместитель руководителя или главный бухгалтер/директор по администрированию.
Секретарь, архивист или ответственный за документооборот (ведет протокол, готовит акт).
Члены комиссии — представители структурных подразделений, создавших документы (кадровый отдел, бухгалтерия, юристы, склад и т.д.).

Пример оформления ФИО в приказе: Председатель — Иванов И.И. (), Секретарь — Петрова А.С. (), Члены: Сидоров В.К. (), Козлова М.Н. ().

Шаг 3: Инвентаризация и отбор

Комиссия проводит ревизию дел. Составляется Опись дел на уничтожение (приложение к акту). В опись входят: шифр дела, заглавие, даты начала/окончания, срок хранения, основание для уничтожения (ссылка на пункт номенклатуры).

Структура Акта об уничтожении (по форме № 16 Приказа Росархива № 125)

Акт состоит из двух частей: основной части (шапка и таблица) и приложения (Описи).

Реквизиты шапки документа (верхняя часть)

Реквизит	Что указывать	Пример / Примечание
Наименование организации	Полное наименование по Уставу	ООО «Ромашка» / ИП Петров П.П. (*)
Код по ОКПО	Статистический код	12345678
Дата составления	День, месяц, год словами и цифрами	«15» октября 2023 г.
Место составления	Город/Населенный пункт	г. Москва (или * для ИП)
Номер акта	Сквозная нумерация за год	№ 1-2023
Основание	Номер и дата Приказа о создании комиссии	Приказ № 45-од от г.

Сведения о комиссии (блок «Составили»)

Перечисляются все члены комиссии с указанием должностей и подписей. В печатном виде ФИО полностью, в публикуемых версиях — маскируем: Иванов И.И. (*).

Табличная часть акта (Основание для уничтожения)

Заполняется по строкам для каждой группы дел (или каждого дела, если их мало).

№ п/п	Шифр дела	Заглавие дела	Даты начала и окончания	Срок хранения (лет)	Основание для уничтожения (пункт номенклатуры)	Кол-во л./томов	Примечание
1	01-05	Первичная учетная документация 2015 г.	–	5	Раздел II, п. 15 Номенклатуры	120 л. / 2 т.
2	03-12	Договоры с поставщиками исполненные 2016 г.	–	5	Раздел III, п. 8 Номенклатуры	45 л. / 1 т.

Заключительная часть акта

Способ уничтожения: механическое (шредер), сжигание, макулатура, дегауссирование (для магнитных носителей), физическое уничтожение жестких дисков.
Место уничтожения: адрес склада, архива или площадки подрядчика (например: г. Москва, ул. Архивная, д. , пом. *).
Дата уничтожения: фактическая дата проведения процедуры.
Подписи: всех членов комиссии с расшифровкой.
Печать организации: ставится на последнем листе акта и на каждом листе описи (если опись многостраничная).

Особенности уничтожения разных типов документов

А. Бухгалтерская и налоговая документация

Сроки хранения устанавливаются организацией самостоятельно на основании ст. 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (мин. 5 лет после отчетного года), но с учетом требований НК РФ (п. 4 ст. 23, 4 года для налоговой отчетности, 5 лет для первички). Важно: Документы по расчетам с бюджетом, зарплате, страховым взносам часто требуют хранения 50–75 лет (ТК РФ). Не confundируйте их с обычной первичкой!

Б. Кадровые документы (Личные дела, Табели, Приказы)

Личные дела, личные карточки (Т-2), ведомости зарплаты: 75 лет.
Приказы по основной деятельности (прием, увольнение, перевод): 75 лет.
Приказы по организационной структуре, графикам отпусков: 5 лет.
Табели учета рабочего времени (Т-12, Т-13): 5 лет (но если нет иных подтверждений стажа — 75 лет).

Правило: Кадровые документы со сроками 50/75 лет не подлежат уничтожению, они передаются в государственный архив при ликвидации организации или по истечении сроков.

В. Документы с персональными данными (ФЗ-152)

Уничтожение носителей ПДн должно обеспечивать невозможность восстановления данных.

Бумага: шредер класса безопасности не ниже P-4 (перекрестная резка) или сжигание.
Электронные носители (HDD, SSD, флешки, CD/DVD): программное затирание (несколько циклов по стандарту DoD 5220.22-M или ГОСТ Р 50739-95) + физическое уничтожение (пробивка, прессовка, измельчение).
Акт для ПДн: рекомендуется составлять отдельный акт по форме № 17 (Приказ Росархива № 125) или приложением к основному акту с указанием метода санитизации.

Г. Электронные документы и файлы

Простое удаление файла (Shift+Delete или очистка корзины) не является уничтожением. Данные восстанавливаются. Необходимо:

Использовать сертифицированное ПО для безвозвратного удаления (wiper).
В акте указать: название ПО, версию, алгоритм затирания, серийные номера носителей.
Если носитель выводится из эксплуатации, физическое уничтожение с составлением акта о списании основного средства (ОС-4) и акте об уничтожении информации.

Порядок проведения процедуры уничтожения (Пошагово)

Приказ о комиссии. Издается за 3–5 дней до планируемой даты.
Работа комиссии (экспертиза). Члены комиссии осматривают дела, сверяют с номенклатурой, подписывают опись.
Составление Акта и Описи. Секретарь заполняет форму № 16 (или № 17).
Подписание Акта. Все члены комиссии подписывают каждый лист описи и последний лист акта.
Физическое уничтожение. Проведение процедуры (шредер, печь, макулатура, ПО). Обязательно наличие минимум 2-х членов комиссии (председатель/секретарь + 1 член) в момент фактического уничтожения для контроля.
Завершение Акта. После уничтожения в акте проставляеться фактическая дата и время окончания, ставятся финальные подписи.
Сшивка и регистрация. Акт + Опись сшиваются в один том, нумеруются, регистрируются в журнале регистрации актов об уничтожении (или общем журнале входящей/исходящей документации).

Типичные ошибки и риски

⚠ Топ-5 ошибок, за которые штрафуют:

Уничтожение до истечения срока. Даже на 1 день раньше — нарушение ст. 13.20 КоАП РФ (штраф на юрлица до 50 000 руб., на должностных лиц, до 10 000 руб.).
Отсутствие Приказа о комиссии. Акт, подписанный неавторизованными лицами, недействителен.
Уничтожение документов с истекшим сроком, но подлежащих передаче в архив. (Сроки 10+ лет, кадровые 50/75 лет). Это грубое нарушение ФЗ-125.
Несоответствие акта форме № 16/№ 17. Использование самописных форм без обязательных реквизитов (ОКПО, основание, способ уничтожения).
Отсутствие описи (приложения). Акт без перечня конкретных дел не имеет юридической силы.

Хранение самого Акта об уничтожении

Парадокс: акт об уничтожении документов хранится вечно (постоянно) или до ликвидации организации.

Согласно типовым номенклатурам (Раздел «Управление архивным делом»), акты об уничтожении относятся к категории «Постоянно» или «75 лет».
Они являются единственным доказательством того, что документы уничтожены законно, а не утеряны/украдены.
Хранятся в архиве организации (или у ИП, в надежном месте) вместе с Номенклатурой дел и Журналом регистрации актов.

Уничтожение через стороннюю организацию (Аутсорсинг)

Если у вас нет шредера или объемы большие, нанимают лицензированную компанию.

Дополнительные документы, которые нужны:

Договор/Заказ на услуги уничтожения.
Акт приема-передачи документов на уничтожение (составляется в 2 экз.: у вас и у подрядчика). В нем: перечень дел, вес, ФИО водителя/грузчика (), номер авто ().
Акт об уничтожении (формы подрядчика) — выдается после процедуры на их производстве.
Ваш внутренний Акт (форма № 16) — составляется ВАМИ на основании акта подрядчика. В графе «Способ уничтожения» пишется: «Макулатура на предприятии ООО «ЭкоСервис» (*) по Акту № 55 от ».

Важно: Комиссия вашей организации должна присутствовать при загрузке документов в машину и (желательно) на производстве подрядчика. Если комиссия не едет на завод — в акте прописывается: «Уничтожение произведено под контролем члена комиссии Иванова И.И. (*) на пункте приема макулатуры».

Пример заполнения ключевых полей (Шаблон для копирования)

АКТ об уничтожении документов № 1-2023
Форма № 16 (утв. Приказом Росархива от № 125)

Наименование организации: ООО «Вектор» (ОКПО: 12345678)
Дата составления: «20» ноября 2023 г; Место составления: г. Санкт-Петербург
ОСНОВАНИЕ: Приказ Генерального директора ООО «Вектор» № 120-од от г.
«Об образовании экспертной комиссии по отбору документов на уничтожение»

СОСТАВ КОМИССИИ:
Председатель: Зам. ген. директора Сидоров П.П. () _____________ /Подпись/
Секретарь: Архивист Смирнова А.В. () _____________ /Подпись/
Члены:
 Начальник бухгалтерии Козлова Е.К. () _____________ /Подпись/
 Начальник кадра Откин Д.М. () _____________ /Подпись/
 Юрисконсульт Лебедев С.А. (*) _____________ /Подпись/

ТАБЛИЦА ДЕЛ НА УНИЧТОЖЕНИЕ:
(см. Приложение № 1 — Опись дел на уничтожение, всего 3 листа, 45 дел, 1250 л.)

ИТОГО К УНИЧТОЖЕНИЮ: 45 дел, 1250 листов, 5 коробок архивных.

СПОСОБ УНИЧТОЖЕНИЯ: Механическое измельчение (шредер) до фракции 4х40 мм
(соответствует классу безопасности P-4 ГОСТ Р 58023-2018).

МЕСТО УНИЧТОЖЕНИЯ: Архив ООО «Вектор», г. СПб, ул. Примерная, д. 10, пом. 3 (помещение шредера).

ДАТА И ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ УНИЧТОЖЕНИЯ: с 10:00 до 14:30.

Уничтожение произведено в присутствии членов комиссии: Сидорова П.П., Смирновой А.В., Козловой Е.К.
Документы после уничтожения переданы на макулатуру по Акту приема-передачи № 5 от г.
представителю ООО «ВторРесурс» (), Водителю Петренко А.В. (), Авто А123ВС777.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ: Сидоров П.П. () _____________ /Подпись/
СЕКРЕТАРЬ КОМИССИИ: Смирнова А.В. () _____________ /Подпись/

М.П. (Печать ООО «Вектор»)

Чек-лист перед подписанием акта (Self-audit)

Перед тем как поставить последнюю подпись, проверьте:

[ ] Соответствует ли форма Приказу Росархива № 125 (ф. № 16 или № 17)?
[ ] Есть ли Приказ о создании комиссии и его номер/дата указаны в акте?
[ ] Все ли члены комиссии, указанные в Приказе, подписали Акт и Опись?
[ ] Есть ли Опись (Приложение) с перечнем ВСЕХ дел (шифр, заглавие, даты, срок)?
[ ] Не попали ли в список дела со сроком хранения «Постоянно», «75 лет», «50 лет»?
[ ] Указан ли конкретный способ уничтожения (не просто «уничтожено», а «шредер P-4», «сжигание в печи № 3»)?
[ ] Указано место и точное время уничтожения?
[ ] Проставлены ли нумерация страниц и печать организации на последнем листе и на листах описи?
[ ] Акт зарегистрирован в журнале регистрации актов об уничтожении?
[ ] Акт сшит, пронумерован и помещен в архив организации на постоянное хранение?

Грамотно составленный Акт об уничтожении документов, это ваша главная защита при любых проверках. Он фиксирует факт соблюдения сроков хранения, законности процедуры и ответственности конкретных лиц. Не пренебрегайте типовыми формами Росархива, тщательно проверяйте Номенклатуру дел перед отбором и всегда сохраняйте сам Акт как документ постоянного хранения.

Если у организации большие объемы архива или нет квалифицированного архивиста в штате, разумно привлечь аутсорсинговую архивную компанию для проведения экспертизы и подготовки пакета документов «под ключ». Это снимет с руководства ответственность за процедурные ошибки.

Статья подготовлена в информационных целях. Для решения конкретных юридических вопросов рекомендуется обратиться к специалисту по архивному делу или юристу профильного направления. Контакты для консультаций: тел. —, e-mail: *@*.ru