Объяснительная записка, это официальный документ, в котором сотрудник (учитель, административно-хозяйственный персонал) или обучающийся/родитель излагает причины совершения проступка (опоздания, пропуска уроков, невыполнения должностных обязанностей и т.д.). В школьной практике это один из самых распространенных видов внутришкольной деловой переписки. Грамотно составленная объяснительная помогает избежать дисциплинарных взысканий или смягчить их последствия.

Нормативная правовая база

Основанием для требования объяснительной служит Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) и локальные нормативные акты образовательной организации (Положение о внутреннем трудовом распорядке, Устав школы).

• Ст. 193 ТК РФ — дисциплинарные взыскания (предупреждение, выговор) могут быть применены только после выяснения причин вины. Работодатель обязан запросить объяснительную.
• Ст. 192 ТК РФ — виды дисциплинарных взысканий.
• Ст. 193 ТК РФ (ч. 3) — на написание объяснительной дается 2 рабочих дня. Отказ от написания не препятствует наложению взыскания, но оформляется актом.

Важно: Для педагогических работников также действуют специфические акты (например, Положение об аттестации, Кодекс профессиональной этики педагога), которые могут уточнять порядок рассмотрения проступков.

Структура объяснительной записки

Документ пишется от руки (чаще всего) или печатается, но подпись должна быть автографной. Обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и деловой практике):

1. Шапка» (в правом верхнем углу):
   • Кому: Директору МБОУ «СОШ № » / Лицея № г. * Ф.И.О. директора полностью (в дательном падеже).
   • От кого: Должность (учитель математики, завхоз и т.д.) Ф.И.О. автора полностью (в родительном падеже).
2. Название документа: По центру строки, «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (капitals).
3. Текст (описание ситуации):
   • Дата и время события.
   • Место события.
   • Суть произошедшего (факты, без эмоций и лишних деталей).
   • Причины (уважительные или нет) — болезнь, форс-мажор, транспортный коллапс, личные обстоятельства.
   • Ссылки на подтверждающие документы (справка из поликлиники * , талон на проезд, акт ДТП и т.д.).
4. Заключительная фраза: «Прошу принять к сведению и не применять дисциплинарное взыскание» или «Прошу считать пропуск уважательной причиной».
5. Подпись: Расшифровка (Ф.И.О.), дата составления.

Образцы объяснительных по типичным ситуациям

Ситуация 1: Опоздание учителя на урок (транспорт/пробки)

Ситуация 2: Пропуск работы по болезни (без справки вовремя / поздняя сдача)

Ситуация 3: Объяснительная от родителя ученика (пропуск уроков)

Пишется от имени законного представителя. Адресуется классному руководителю или директору (если пропуск длительный).

Главные правила и лайфхаки

• Сроки: Пишите в течение 2 рабочих дней после выхода на работу/учебу. Если опоздали — пишите в тот же день или наутро следующего дня.
• Стиль: Деловой, сухой, без эмоций («Я не хотел», «Мне было лень» — нельзя). Только факты: «В связи с поломкой личного авто…», «В связи с внезапным ухудшением самочувствия…».
• Доказательства: Всегда упоминайте приложения: «Копия справки прилагается», «Билет на автобус № * прилагается», «Акт ДТП от ГИБДД прилагается».
• Отказ писать: Если вы отказываетесь писать объяснительную, директор составляет Акт об отказе в присутствии 2-х свидетелей (ст. 193 ТК РФ). Это не спасает от взыскания, а лишь фиксирует факт отказа. Лучше написать: «С фактами не согласен, считаю свои действия законными, объяснительную писать отказываюсь» — и поставить подпись.
• Хранение: Объяснительная хранится в личном деле сотрудника (или в личном деле ученика) в течение срока, установленного архивным графиком школы (обычно 50-75 лет для личных дел).

Частые ошибки, которых стоит избегать

1. Отсутствие даты события; Пишут «вчера опоздал», а не «».
2. Слишком подробное описание личной жизни. Не нужно писать: «Порвал джинсы, бежал шить, потом кошка надела на ногу…». Достаточно: «В связи с бытовыми обстоятельствами (поломка бытовой техники/необходимость срочной поездки к родственнику)…».
3. Агрессия в адрес администрации. Фразы вроде «Вы не имеете права меня заставлять» автоматически ухудшают позицию.
4. Иллюзорные причины. «Забыл», «Не услышал будильник», «Проснулся поздно», это неуважительные причины. По ним законно наложить взыскание. Лучше написать честно: «Неправильно распределил время», но добавить: «Приму меры, чтобы это не повторилось».
5. Нет подписи и даты. Без подписи документ не имеет юридической силы.

Особенности для учащихся (внутренний распорядок)

Для учеников объяснительная пишется родителями (опекунами) или самими учениками (старшие классы, 14+ лет) согласно Правилам внутреннего распорядка обучающихся конкретной школы.

• Пропуск до 3 дней, обычно достаточно записки родителя.
• Пропуск более 3 дней по болезни, обязательна справка врача (ф. 095/у).
• Пропуск по семейным обстоятельствам (поездка, свадьба, похороны) — объяснительная + копия документов (билеты, справка ЗАГС).
• Директор вправе не зачесть пропуск уважательной причиной, если причина не входит в перечень Устава/Правил школы (например, «отдых на даче», «помощь родителям по хозяйству» без подтверждающих документов могут не засчитать).

Что делать, если директор не согласен с причиной?

Если директор считает причину неуважительной и готовит приказ о взыскании (предупреждение/выговор для учителя, вызов родителей/перевод на индивидуальное обучение для ученика):

1. Ознакомьтесь с проектом приказа под роспись.
2. Если не согласны — напишите заявление с несогласием (в свободной форме) и приложите к делу.
3. Для педагогов: можно обжаловать в профсоюз (обязательно к участию в рассмотрении спора), в ГИТ (государственную инспекцию труда) или в суд (в течение 3 месяцев со дня вручения копии приказа).
4. Для учеников/родителей: обжалование — через Педагогический совет, Совет школы, Департамент/Управление образования, суд.

---

Краткий чек-лист перед сдачей:

• [ ] Адресат (Директор ФИО) и Автор (Должность/Класс, ФИО) указаны верно.
• [ ] Название «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» по центру.
• [ ] Дата и время события указаны точно.
• [ ] Причина описана кратко и по фактам.
• [ ] Есть ссылка на подтверждающие документы (справки, билеты, акты).
• [ ] Есть просьба (не наказывать, зачесть уважательной причиной).
• [ ] Личная подпись и дата написания записки.

Помните: Объяснительная — это ваше право защититься (ст. 21, 193 ТК РФ). Используйте его грамотно, соблюдая деловой этикет и сроки. В 2026 году большинство школ переходят на электронный документооборот (ЭДО), уточните у секретаря или кадрового офицера школы (ФИО *), принимают ли скан/фото по почте или в системе (например, «Сетевой город», «Дневник.ру», 1С:ХроноГраф), но оригинал с «живой» подписью чаще всего все равно требуют в папку личного дела.