Возложение обязанностей временно отсутствующего работника на другого сотрудника, это стандартная кадровая процедура‚ регулируемая ст. 60.2 ТК РФ. Официальным основанием для издания приказа о возложении обязанностей является письменное заявление сотрудника (или его согласие‚ если инициатива исходит от работодателя). В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно составить такой документ в 2026 году‚ какие нюансы учесть и какие ошибки избежать.

Правовые основания и суть процедуры

Согласно Трудовому кодексу РФ‚ работодатель имеет право возложить на работника выполнение работы‚ не предусмотренной трудовым договором‚ только при его письменном согласии (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ). Это касается ситуаций временного отсутствия основного сотрудника:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск;
• Отпуск по уходу за ребенком (до 3 лет);
• Больничный лист (временная нетрудоспособность);
• Командировка;
• Иные случаи сохранения места работы (ст. 70‚ 256 ТК РФ).

Важно: Возложение обязанностей — это всегда временная мера. По возвращении основного работника обязанности прекращаются‚ а дополнительная оплата (надбавка) выплачивается только за фактически отработанное время.

Кто и когда пишет заявление?

Инициатор заявления может быть разным:

1. Сотрудник (претендент на замещение): Пишет заявление по собственной инициативе‚ выражая желание выполнить дополнительную работу за доплату.
2. Сотрудник (по просьбе работодателя): Пишет заявление-согласие на предложение начальника взять на себя обязанности коллеги.

Сроки подачи: лучше всего заранее (за 3–5 рабочих дней до начала отсутствия основного сотрудника)‚ чтобы успеть подготовить приказ и внести изменения в табель учета рабочего времени. Однако закон не устанавливает жестких дедлайнов — заявление можно подать и в день начала отсутствия.

Структура и обязательные реквизиты заявления

Единой утвержденной формы (бланка) не существует‚ документ составляется в свободной письменной форме. Однако по стандартам делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016) он должен содержать:

Пошаговая инструкция заполнения

Шаг 1. Определите основание и сроки

Уточните у HR-отдела или у самого коллеги точные даты отсутствия и основание (приказ об отпуске‚ больничный лист). В заявлении даты должны совпадать с приказом об отсутствии.

Шаг 2. Согласуйте размер доплаты

Размер дополнительной оплаты устанавливается соглашением сторон (ст. 151 ТК РФ). Обычно это фиксируется в:

• Коллективном договоре;
• Положении о возложении обязанностей / о доплатах;
• Дополнительном соглашении к трудовому договору (если требуется).

В заявлении укажите: «Прошу установить доплату в размере % от оклада отсутствующего сотрудника / в фиксированной сумме руб. в соответствии с Положением о доплатах от *».

Шаг 3. Напишите текст заявления

Используйте деловой стиль. Избегайте сленга и двусмысленностей.

Шаг 4. Сдайте заявление на подпись руководителю

Заявление регистрируется в журнале учета входящей документации (или электронном документообороте). На копии заявителя ставится отметка о принятии (входящий номер‚ дата‚ подпись секретаря/HR).

Шаг 5. Ожидайте приказа

На основании вашего заявления кадровик готовит проект приказа (формы № Т-5 или свободной формы). После подписи руководителем приказ вручается вам под роспись. Только с момента издания приказа возложение обязанностей считается легальным.

Образец заявления (шаблон 2026)

Генеральному директору
ООО «Название организации»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу возложить на меня выполнение обязанностей менеджера отдела продаж
Сидорова С.С. (таб. № *) на период его ежегодного оплачиваемого отпуска
с по г. (14 календарных дней) в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ.

Прошу установить мне доплату за выполнение данных обязанностей в размере
50% от оклада Сидорова С.С. (в соответствии с п. 4.2 Положения о доплатах
и надбавках ООО «Название организации»‚ утв. приказом № * от ).

С условиями возложения обязанностей и размером доплаты ознакомлен(а)‚ согласен(на).

 г. _____________ /Петров П.П./

Особенности для разных ситуаций

Возложение на период отпуска по уходу за ребенком (до 3 лет)

Здесь срок может составлять годы. В заявлении обязательно укажите: «на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (приблизительно с по )». Приказ будет действовать до отзыва основного работника или окончания срока. Доплату пересчитывают при изменении окладов (индексации).

Возложение при болезни (больничный лист)

Срок заранее неизвестен. В заявлении пишут: «на период временной нетрудоспособности Иванова И.И. (с г. по день выхода на работу)». Приказ издается на неопределенный срок с формулировкой «до выхода на работу основного работника».

Частичное возложение (распределение между несколькими коллегами)

Если обязанности делят на части‚ в заявлении нужно перечислить конкретные функции: «Прошу возложить на меня выполнение части обязанностей менеджера Сидорова С.С. — прием входящих звонков и обработку заявок в CRM-системе…». Доплата устанавливается пропорционально объему переданной работы.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие заявления: Приказ без заявления (или согласия) — прямое нарушение ст. 60.2 ТК РФ. Риск штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц).
• Работа без приказа: Сотрудник начинает делать чужую работу «по просьбе шефа» до выхода приказа. Если случится несчастный случай или спор об оплате — компания проиграет суд.
• Неуказан размер доплаты: Фраза «доплата по согласованию» без цифр или ссылки на ЛНА ведет к спорам; Суды часто встают на сторону работника‚ назначая доплату в размере разницы окладов.
• Использование чужого ЭЦП/логина: Даже с приказом сотрудник должен работать под своими учетными данными. Делегирование доступа к 1С‚ почте‚ банк-клиенту без оформления прав доступа — нарушение ИБ и 152-ФЗ.

Ответственность сторон

• Работодатель: Обязан выплатить доплату за весь период возложения (даже если сотрудник уволился до конца срока — доплата выплачивается за отработанные дни). Обязан обеспечить безопасные условия труда для расширенного объема работы;
• Работник: Несет ответственность за качество выполнения дополнительных обязанностей так же‚ как за основные (дисциплинарная‚ материальная). Имеет право на отказ от возложения обязанностей в любой момент (написав заявление об отказе)‚ но лучше заранее уведомить за 3–5 дней.

Чек-лист перед сдачей заявления

1. [ ] Правильно указан адресат (руководитель с правом подписи приказа).
2. [ ] Указаны полные ФИО и табельный номер отсутствующего коллеги.
3. [ ] Четко прописаны даты начала и окончания (или условие окончания).
4. [ ] Указано основание (отпуск‚ болезнь‚ командировка).
5. [ ] Прописан размер/порядок доплаты со ссылкой на документ (ЛНА/коллективный договор).
6. [ ] Стоит личная подпись и дата.
7. [ ] На моей копии стоит входящий номер/дата/подпись принявшего.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от возложения обязанностей после подачи заявления?

Да. До момента издания приказа вы можете просто забрать заявление. После издания приказа, напишите заявление об отказе от дополнительной работы (с указанием даты‚ с которой хотите прекратить). Работодатель обязан отозвать приказ. Однако этически и профессионально корректно предупредить заранее (минимум за 3 дня)‚ чтобы найти замену.

Нужно ли заключать дополнительное соглашение к трудовому договору?

По общему правилу (ст. 72 ТК РФ) — нет‚ достаточно приказа и заявления. Доп. соглашение нужно‚ если меняются существенные условия (например‚ переводите на другую должность полностью‚ меняете режим работы‚ место работы). При совмещении/восложении — должность не меняется‚ просто расширяется объем работы.

Как считается стаж при возложении обязанностей?

Стаж считается непрерывно по основному месту работы. Период возложения обязанностей включается в страховой стаж (выплачиваются взносы с доплаты).

Может ли работодатель заставить написать заявление?

Нет. Принуждение к написанию заявления — нарушение ст. 60.2 ТК РФ. Согласие должно быть добровольным. Если вас заставляют — фиксируйте факты (переписка‚ свидетели) и обращайтесь в ГИТ или суд.

Резюме: Грамотное заявление, это ваша защита и гарантия получения честной доплаты. Не пренебрегайте письменной формой‚ уточняйте финансовые условия до начала работы и требуйте издания приказа. Храните копию заявления с отметкой о принятии до полной оплаты всех сумм.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных ситуациях рекомендуеться обратиться к трудовому юристу или профсоюзу.