Термин «административный отпуск» в трудовом праве РФ официально отсутствует․ В статье 128 ТК РФ и других нормативных актах используется понятие «отпуск без сохранения заработной платы» (ОБСЗП); В быту и деловой переписке под «административным» обычно понимают отпуск за свой счет, предоставленный по инициативе работодателя или по соглашению сторон по уважительным причинам, не предусмотренным статьей 128 ТК РФ (обязательные основания)․

Ниже подробная инструкция по заполнению табеля учета рабочего времени (ф․ Т-12, Т-13 или 0504421) для таких дней․

Порядок оформления: от заявления до табеля

Прежде чем ставить код в табеле, необходимо соблюсти документооборот:

1. Заявление работника, пишется от имени сотрудника с указанием срока и причины (по форме свободной или внутренней)․
2. Приказ (распоряжение) работодателя — оформляется по унифицированной форме Т-6 (утв․ Постановлением Госкомстата от № 1) или собственной формой, закрепленной в учетной политике․ В приказе обязательны: вид отпуска («дополнительный отпуск без сохранения заработной платы»), календарные даты, количество дней, основание (заявление)․
3. Ознакомление работника — сотрудник подписывает приказ за ознакомление․
4. Внесение записи в личную карточку — форма Т-2 (раздел «Отпуска»), графа «Вид отпуска» — «Дополнительный без сохранения заработной платы»․
5. Отметка в табеле учета рабочего времени — ставится соответствующий условный код на каждый календарный день отпуска․

Условные обозначения в табеле: выбор формы имеет значение

Код, который нужно проставить, зависит от того, какую форму табеля использует ваша организация․

Вариант А: Унифицированные формы Т-12 и Т-13 (коммерческие организации, большинство небюджетных)

Согласно Приказу Минтруда РФ от № 236 (ранее Постановление Госкомстата № 1), в формах Т-12 и Т-13 для обозначения ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы используются:

• Буквенный код: ДБ
• Цифровой код: 18

Применяется для отпусков, предоставляемых по инициативе работодателя/по соглашению сторон (ст․ 128 ТК РФ), а также для категорий граждан, имеющих право на неоплачиваемый отпуск по закону (женщины на селе, родители многих детей и др․), если они не используют основной оплачиваемый отпуск․

Вариант Б: Форма 0504421 (бюджетные/автономные учреждения, госсектор)

В ведомственном табеле учета рабочего времени (ф․ 0504421, утр․ Приказом Минфина РФ от № 111н) нет отдельного кода «ДБ» или «18»․ Базовый набор кодов ограничен․

Для обозначения дней отпуска без сохранения заработной платы (в т․ч․ «административного») используется код:

• А — «Неявки с разрешения администрации»

Важно: Согласно п․ 15 Приказа Минфина № 111н, учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках своей учетной политики․ Поэтому вы можете ввести свой код (например, «ОБ» или «ДБ»), если это зафиксировано в Учетной политике по учету рабочего времени․

Сводная таблица кодов для табеля (2026 год)

Нюансы заполнения для бухгалтера и кадровца

Оплата и налоги

Поскольку отпуск предоставляется без сохранения заработной платы:

• За дни, отмеченные кодом «ДБ» (18) или «А», начисления не производятся․
• Страховые взносы не удерживаются (нет объекта налогообложения)․
• НДФЛ не удерживается․
• Дни отпуска за свой счет не включаются в стаж для расчета ежегодного оплачиваемого отпуска (ст․ 121 ТК РФ), если их сумма превышает 14 календарных дней в рабочем году (дней сверх 14 не засчитываются в стаж)․

Что делать, если работник ушел в отпуск, а приказ еще не подписан?

Частая ситуация: сотрудник не явился на работу, заявление написал, а руководитель в командировке/на больничном․

• В табеле на дни отсутствия ставим код «НН» (30), «Неявка по невыясненным причинам»․
• Как только приказ подписан — вносим корректировку в табель (актуализируем код на «ДБ» / «А») за прошедшие даты․
• Корректировку оформляют служебной запиской или актом сверки табеля, подписанным ответственным лицом․

Учебный отпуск без сохранения ЗП

Если «административный» отпуск предоставлен для сдачи экзаменов/защиты диплома без сохранения зарплаты (по соглашению сторон, а не по ст․ 173 ТК РФ), в табеле Т-12/Т-13 также ставится код «ДБ» (18)․ В приказе (ф․ Т-6) в графе «Вид отпуска» пишут: «Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением»․

Типичные ошибки и как их избежать

1. Смешивание кодов․ Нельзя ставить код «ОТ» (основной ежегодный оплачиваемый) или «ОД» (дополнительный оплачиваемый) за дни неоплачиваемого отпуска․ Это приведет к начислению зарплаты и взносов по ошибке․
2. Игнорирование Учетной политики (для ф․ 0504421)․ Если вы ввели свой код (например, «ДБ») вместо «А», но не закрепили это в Учетной политике по учету рабочего времени, проверяющие органы (Ревизора, ГИТ) могут расценить это как нарушение формы․
3. Отсутствие приказа․ Код в табеле — это следствие приказа․ Табель без приказа — нарушение ст․ 91 ТК РФ (обязательность учета рабочего времени)․
4. Несвоевременная сдача табеля в бухгалтерию․ Если табель сдан до издания приказа с кодом «НН», а корректировка не дошла до расчета зарплаты, сотрудник получит зарплату за дни, когда ее не положено․

Пример заполнения строки табеля (Форма Т-12)

|--------|--------------|---|---|---|---|---|---|---|---|-----|-------------|-----------|-----------|
| 005 | Ива* И․И․ | Я | Я | Я | ДБ | ДБ | ДБ | В | Я | ․․․ | 24 | ДБ | 18 |

Где: «Я» — явился (8 часов), «В» — выходной, «ДБ», дни административного (неоплачиваемого) отпуска 4, 5, 6 числа․

Резюме

• Юридически это Отпуск без сохранения заработной платы (ОБСЗП)․
• Обязателен Приказ по форме Т-6 (или своей формы)․
• В табеле Т-12/Т-13 — код «ДБ» (18)․
• В табеле 0504421 — код «А» (или свой код по Учетной политике)․
• Зарплата за эти дни не начисляется, стаж за 14+ дней не засчитывается․

Совет: Зафиксируйте в Учетной политике организации (отдельным приложением или в разделе «Учет рабочего времени») используемые коды табеля․ Это снимет вопросы у инспекторов ГИТ и аудиторов, особенно если вы используете форму 0504421 и вводите коды, отличные от базового «А»․

Статья подготовлена на основании ТК РФ, Приказа Минтруда № 236, Приказа Минфина № 111н и разъяснений КонсультантПлюс․ Актуально на ․