Кладовщик — материально ответственное лицо, поэтому именно к нему чаще всего возникают вопросы при инвентаризациях, недостачах, пересортице или порче товара. Объяснительная записка — это официальный документ, в котором работник излагает свою версию произошедшего. От того, насколько грамотно она составлена, может зависеть, будет ли применено дисциплинарное взыскание или взыскание материального ущерба.
Когда кладовщику требуется объяснительная
Чаще всего объяснительную запрашивают в следующих ситуациях:
- при обнаружении недостачи товарно-материальных ценностей по итогам инвентаризации;
- при выявлении излишков на складе;
- при пересортице — когда фактически на складе находится товар одного наименования вместо другого;
- при порче, бое или утрате имущества;
- при нарушении правил приемки, хранения или отпуска товара;
- при опозданиях, отсутствии на рабочем месте и иных нарушениях трудовой дисциплины.
Согласно ст. 193 ТК РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. На его предоставление дается два рабочих дня.
Общие правила составления
- Шапка документа. В правом верхнем углу указывается адресат (должность и ФИО руководителя) и автор (должность и ФИО кладовщика).
- Название. По центру — «Объяснительная записка».
- Основная часть. Факты излагаются в хронологическом порядке, сухим деловым языком, без эмоций и домыслов.
- Причины и обстоятельства. Нужно максимально подробно описать, почему возникла недостача или пересортица, и привести доводы, что это произошло не по вине работника.
- Дата и подпись с расшифровкой.
- Приложения. При наличии — подтверждающие документы: акты, накладные, описи, справки, скриншоты переписки.
Что важно указать кладовщику при недостаче или пересортице
Материально ответственному лицу следует доказать, что ущерб возник не по его вине. Для этого в объяснительной стоит указать:
- когда и кем проводилась инвентаризация, присутствовал ли работник;
- как осуществлялась приемка товара (были ли расхождения в документах поставщика);
- имел ли кладовщик доступ к складу единолично или ключи были у других лиц;
- соблюдались ли условия хранения, работала ли сигнализация и видеонаблюдение;
- были ли ранее заявления о неисправности замков, стеллажей, холодильного оборудования;
- проводились ли промежуточные инвентаризации и их результаты.
Образец объяснительной записки кладовщика
Генеральному директору
ООО «Кактус»
Петрову А. Н.
от кладовщика
Сидорова А. С.
Объяснительная записка
По факту недостачи товара, выявленной инвентаризационной комиссией на складе № 2, поясняю следующее.
Товар по накладной № 1* от принимался мною совместно с экспедитором Ивановым П. В.*. При приемке расхождений по количеству выявлено не было, о чем составлен акт приемки. Доступ к складскому помещению, помимо меня, имеют заведующий складом и сотрудники охраны, ключи хранятся на посту охраны. я письменно сообщал руководителю о неисправности замка входной двери склада, однако ремонт произведен не был.
Недостачу товара я не допускал, к пропаже отношения не имею. Прошу учесть изложенные обстоятельства при рассмотрении результатов инвентаризации.
Приложения:
Копия акта приемки товара от .
Копия служебной записки о неисправности замка от .
Сидоров А. С. Сидоров*
Чего не следует делать
- Не признавать вину, если вы ее не считаете доказанной, — формулировки вроде «виноват, больше не повторится» могут стать основанием для взыскания ущерба.
- Не писать эмоционально и не обвинять коллег без доказательств.
- Не отказываться от дачи объяснений: отказ не освобождает от взыскания, а вот грамотная записка может защитить. Если объяснение не предоставлено в двухдневный срок, работодатель составляет акт об отказе.
- Не искажать факты — ложь легко проверяется по документам и записям видеонаблюдения.
Полезные советы
Составляйте объяснительную в двух экземплярах: один передайте руководителю, а на втором попросите поставить отметку о получении (входящий номер, дату, подпись). Это подтвердит, что вы исполнили требование ст. 193 ТК РФ. Если ситуация серьезная и речь идет о крупной недостаче, имеет смысл проконсультироваться с юристом до подачи документа.