При заключении договора с физическим лицом у многих предпринимателей и организаций возникает вопрос: как правильно указать паспортные данные контрагента, обязательно ли это делать и не нарушит ли это закон о персональных данных. Разберёмся во всех нюансах.
Зачем вообще указывать паспортные данные в договоре
Формально для заключения договора достаточно указать фамилию, имя и отчество стороны. Однако на практике этого недостаточно. Дело в том, что полных тёзок с одинаковыми Ф.И.О. может быть очень много, и без дополнительных идентификаторов невозможно точно определить, кто именно выступает стороной сделки.
Указание паспортных данных позволяет:
- однозначно идентифицировать сторону договора;
- избежать споров о том, кто именно подписал документ;
- упростить взыскание задолженности или обращение в суд при нарушении обязательств;
- подтвердить дееспособность и личность контрагента.
Какие именно данные паспорта указываются
В договоре принято указывать следующие сведения из паспорта гражданина РФ:
- Серия паспорта — четыре цифры (первые две — код региона, следующие две — год выпуска бланка).
- Номер паспорта, шесть цифр.
- Кем выдан — наименование органа, выдавшего документ (например, «Отделом УФМС России по г. Москве по району *»).
- Дата выдачи.
- Код подразделения — в формате XXX-XXX.
- Адрес регистрации (место жительства) — по желанию сторон, но желательно.
Как правильно оформить запись: примеры
Паспортные данные обычно указываются либо в преамбуле договора (в начале, при определении сторон), либо в разделе «Реквизиты и подписи сторон» в конце документа.
Пример записи в преамбуле:
«Гражданин Российской Федерации Иванов Иван Иванович, паспорт серия 45 № 123*, выдан Отделом УФМС России по г. Москве по району * , код подразделения 770-*, зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. , кв. , именуемый в дальнейшем „Заказчик“, с одной стороны…»
Пример записи в разделе «Реквизиты сторон»:
Заказчик:
Иванов Иван Иванович
Паспорт: серия 45 № 123
Выдан: Отделом УФМС России по г. Москве по району ,
Код подразделения: 770-*
Адрес регистрации: г. Москва, ул. Примерная, д. , кв.
Типичные ошибки при указании паспортных данных
- Пропуск слова «серия» или «номер» — пишите полностью: «паспорт серия 45 № 123*», а не просто набор цифр.
- Слияние серии и номера — серия и номер должны быть визуально разделены.
- Отсутствие даты выдачи и кода подразделения, эти данные помогают проверить действительность паспорта.
- Указание устаревших данных — если паспорт был заменён (в 20 и 45 лет), нужно использовать актуальный документ.
- Опечатки — даже одна неверная цифра может создать проблемы при судебном споре.
Нужно ли согласие на обработку персональных данных
Это один из самых частых вопросов. Согласно п. 5 ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», согласие гражданина не требуется, если обработка данных необходима для исполнения договора, стороной которого является этот гражданин, либо для заключения договора по его инициативе.
Эту позицию подтвердил Роскомнадзор в письме от № 08-85970: если организация или ИП обрабатывает персональные данные в объёме и порядке, предусмотренных договором, получать отдельное согласие не нужно, равно как и включать его текст в договор.
Однако согласие потребуется, если:
- данные обрабатываются в целях, не связанных с договором (например, для рекламных рассылок);
- планируется передача данных третьим лицам или их публикация — в этом случае нужно отдельное согласие на распространение (ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Как хранить договоры с паспортными данными
Поскольку паспортные данные — это персональные данные, ИП и организации обязаны обеспечить их защиту:
- хранить бумажные договоры в сейфе или запираемом шкафу;
- ограничить круг лиц, имеющих доступ к документам;
- защищать электронные копии паролями и не передавать по незащищённым каналам;
- не публиковать договоры с открытыми паспортными данными в интернете.
Указание паспортных данных в договоре с физическим лицом, не просто формальность, а важная мера защиты обеих сторон. Записывайте серию, номер, кем и когда выдан документ, код подразделения, проверяйте актуальность паспорта и аккуратно переносите цифры. Отдельное согласие на обработку персональных данных для целей договора не требуется, но хранить документы следует с соблюдением мер конфиденциальности.