Составление акта прогула — это обязательная процедура для работодателя, если сотрудник не вышел на работу без уважительной причины. От грамотности оформления этого документа зависит законность последующих дисциплинарных взысканий (вплоть до увольнения) и исход возможных судебных споров. В данной статье подробно разберем процедуру, требования законодательства и типичные ошибки.

Правовая база: что говорит ТК РФ

Основным документом, регулирующим трудовые отношения, является Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Ключевые статьи:

• Ст. 192 ТК РФ — виды дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение).
• Ст. 193 ТК РФ — порядок наложения дисциплинарного взыскания (требование письменного объяснения, сроки).
• Ст. 81 ч. 6 п. «а» ТК РФ — основание для увольнения за систематический невыход на работу (прогулы).
• Ст. 373 ТК РФ — сроки привлечения к дисциплинарной ответственности (в течение 1 месяца со дня обнаружения, не более 6 месяцев со дня совершения, не более 2 лет по итогам проверки).

Важное определение: Прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение рабочего дня (смены) более 4 часов подряд без уважительной причины (п. 6 ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Отсутствие менее 4 часов — это опоздание, за которое также можно наложить взыскание, но увольнение за него не предусмотрено.

Подготовительный этап: фиксация факта отсутствия

До составления акта необходимо зафиксировать сам факт невыхода. Это делается следующими способами:

1. Табель учета рабочего времени (ф. Т-12 или Т-13): Ответственный лицо (табельный, мастер, руководитель отдела) ставит код «НН» (неявка по невыясненным причинам) или «Пр» (прогул, после подтверждения факта).
2. Служебная записка: Непосредственный руководитель пишет записку директору/руководителю организации с сообщением о невыходе сотрудника. Указываются ФИО сотрудника, должность, дата и время обнаружения отсутствия.
3. Проверка каналов связи: Попытка дозвониться до сотрудника по рабочему и личным телефонам (—), отправка сообщений в мессенджерах, электронных писем на рабочую почту. Результаты фиксируются (скриншоты, запись разговора, протокол осмотра почты).

Порядок составления акта (Алгоритм действий)

Шаг 1: Создание комиссии

Акт составляется комиссией не менее чем из трех человек (п. 2 ст. 193 ТК РФ не требует комиссию явно, но судебная практика и типовые формы требуют коллективного составления для объективности). Обычно в комиссию входят:

• Председатель — руководитель организации или уполномоченное лицо (заместитель директора, директор по кадрам).
• Члены комиссии — представитель HR-отдела (кадровик), непосредственный руководитель сотрудника, представитель профсоюза (если есть).

О создании комиссии издается приказ (распоряжение) с указанием фамилий членов (* * *).

Шаг 2: Составление акта в день обнаружения

Акт составляется в день обнаружения отсутствия (обычно это следующий рабочий день после прогула, когда становится ясно, что сотрудник не пришел и не звонил).

Шаг 3: Заполнение реквизитов акта

Единой утвержденной формы не существует (отменен Приказ Госкомстата № 1), поэтому используется своя форма, разработанная в ЛНА (локальном нормативном акте) компании. Обязательные реквизиты (ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

• Наименование документа: «Акт о невыходе на работу» или «Акт прогула».
• Дата составления (число, месяц, год).
• Место составления (город, населенный пункт).
• Наименование организации (ИП * * ).
• Состав комиссии (ФИО, должности членов, * ).
• Суть факта: ФИО сотрудника ( * *), табельный номер, должность, структурное подразделение.
• Обстоятельства: дата прогула, время начала рабочего дня (смены), факт отсутствия на рабочем месте.
• Меры, принятые для выяснения причин (звонки на тел. —, опрос коллег, проверка почты).
• Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.

Шаг 4: Требование письменного объяснения (Ключевой момент!)

Согласно ст. 193 ТК РФ, работодатель обязан запросить у сотрудника письменное объяснение в течение 2 рабочих дней со дня его выхода на работу (или со дня, когда он должен был выйти, если он не вышел).

• Запрос оформляется служебной запиской или уведомлением (лично под роспись или заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес регистрации: , ул. , д. , кв. ).
• Сотруднику дается 2 рабочих дня на предоставление объяснения.
• Если сотрудник отказался писать — составляется Акт об отказе от предоставления письменного объяснения (комиссия из 3-х лиц).
• Если сотрудник не вышел на связь — объяснение запрашивается повторно при появлении.

Образец заполнения акта (Пример формы)

АКТ № 12/05-2023
о невыходе на работу (прогуле)

г. *
«15» октября 2023 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: Иванов И.И. — Директор ООО «Ромашка»
Член комиссии: Петрова А.С. — Начальник отдела кадров
Член комиссии: Сидоров В.К. — Начальник цеха № 3

СОСТАВИЛИ ПРЕДСТАВЛЕННЫЙ АКТ О СЛЕДУЮЩЕМ:

Сотрудник ООО «Ромашка», работающий на должности сварщика цеха № 3, 
Козлов Петр Сергеевич (табельный № 456), 
14 октября 2023 г. не вышел на работу (смену с 08:00 до 17:00) 
по невыясненным причинам и не уведомил об этом администрацию организации.
Факт невыхода обнаружен в 08:15 мастером смены Смирновым А.В. 
при обходе рабочих мест. В табеле учета рабочего времени (ф. Т-12) за 
проставлен код «НН».

Для выяснения причин невыхода были приняты следующие меры:
В 08:20 и 09:00 производились звонки на личный мобильный 
 телефон сотрудника (+7 ---) — абонент не отвечал, 
 голосовая почта не настроена.
В 09:30 отправлено СМС-уведомление и сообщение в WhatsApp 
 с просьбой связаться с администрацией — прочитано не было.
Опрошены сотрудницы цеха № 3 (Иванова М.П., Кузнецова Е.Р.) — сведениям 
 о причинах отсутствия Козлова П.С. не имеют;
На рабочий электронный адрес p.kozlov@romashka.ru отправлено письмо 
 с требованием предоставить объяснение — ответа не поступило.

Уважительных причин невыхода сотрудником не представлено, документов 
(больничного листа, заявления на отпуск и т.д.) в отдел кадров не поступало.

На основании вышеизложенного комиссия признает невыход Козлова П.С. 
 прогулом в соответствии с п. 6 ч. 6 ст. 81 ТК РФ.

Председатель комиссии: _____________ /Иванов И.И./
Член комиссии: _____________ /Петрова А.С./
Член комиссии: _____________ /Сидоров В.К./

Последующие действия работодателя

После составления акта и получения (или неполучения) объяснения:

1. Анализ объяснения: Является ли причина уважительной? (Больничный лист, задержка общественного транспорта с подтверждением, вынужденное отсутствие по решению органов власти и т.д.). Если причина уважительная — код в табеле меняется на соответствующий (Б, РВ, Г и др.), акт прогула аннулируется.
2. Принятие решения: В течение 1 месяца со дня обнаружения (ст. 193 ТК РФ) издается приказ о наложении взыскания (замечание, выговор) или об увольнении (при систематических прогулах, не менее 2-х за год при наличии действующих взысканий).
3. Ознакомление под роспись: Приказ вручается сотруднику под роспись. При отказе, составляется акт.
4. Внесение в табель: Код «НН» меняется на «Пр» (прогул). Оплата: прогул не оплачивается (ст. 153 ТК РФ — оплата только за отработанное время).
5. Внесение в трудовую книжку (при увольнении): Запись по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ.

Типичные ошибки, которые ведут к потере судов

• Составление акта не в день обнаружения, а через неделю. Суд может признать нарушение сроков расследования.
• Отсутствие акта об отказе от объяснения. Если сотрудник отказался писать, а акта нет — взыскание отменят.
• Нарушение срока 2 рабочих дня для объяснения. Считать от дня фактического выхода на работу, а не от дня прогула.
• Отсутствие попыток связаться с сотрудником. Суды требуют доказать, что работодатель пытался узнать причину (звонки, телеграммы, письма).
• Увольнение за один прогул. Незаконно (кроме случаев ст. 81 ч. 6 п. «б» ТК РФ — разовый грубое нарушение для определенных категорий, но для обычных работников нужно систематическое нарушение).
• Несоблюдение срока наложения взыскания (1 месяц). Срок прерывается на время болезни/отпуска сотрудника.

Особенности для удаленных сотрудников

Для сотрудников на дистанционной работе (ст. 312.2 – 312.5 ТК РФ) понятие «прогул» трансформируется в «невыход на связь».

• Критерий: сотрудник не выходил на связь с работодателем в течение рабочего дня (смены) без уважительной причины.
• Акт составляется по тем же правилам, но фиксируется факт отсутствия в корпоративном мессенджере, на почте, недоступность по телефону —.
• Важно: правила взаимодействия (график доступности, каналы связи) должны быть закреплены в ЛНА (Положении о удаленной работе) или трудовом договоре.

Резюме: чек-лист для HR и руководителя

1. [ ] Обнаружен факт отсутствия (код «НН» в табеле).
2. [ ] Издан приказ о создании комиссии.
3. [ ] Составлен Акт прогула в день обнаружения (подписи 3-х лиц).
4. [ ] Приняты меры для связи с сотрудником (звонки, почта, СМС) — зафиксированы.
5. [ ] Направлено требование о письменном объяснении (лично или почтой на адрес: , ул. , д. *);
6. [ ] Выдано 2 рабочих дня на объяснение.
7. [ ] Получено объяснение ИЛИ составлен Акт об отказе.
8. [ ] Принято решение (приказ о взыскании/увольнении) в течение 1 месяца.
9. [ ] Приказ вручен сотруднику под роспись (или акт об отказе от ознакомления).
10. [ ] Скорректирован табель (код «Пр»), расчет зарплаты произведен без оплаты часов прогула.

Грамотное оформление акта прогула — это защита организации от рисков восстановления на работе через суд и выплаты за вынужденный пропуск. Всегда действуйте по инструкции: Фиксация → Комиссия → Акт → Объяснение → Приказ. При сомнениях консультируйтесь с трудовым юристом.