Дополнительное соглашение заключают для продления или изменения условий основного договора․ В системе электронного документооборота Saby (СБИС) этот процесс полностью автоматизирован: вы можете создать документ, подписать его электронной подписью и отправить контрагенту за несколько минут․ В этой статье разберём пошагово, как это сделать․
Что потребуется перед началом работы
- Зарегистрированный аккаунт в Saby (СБИС) с подключённым тарифом ЭДО;
- Действующая электронная подпись (УКЭП) у отправителя;
- Контрагент, подключённый к СБИС (для многостороннего обмена, обязательно, в роуминге эта функция не работает);
- Файл дополнительного соглашения (PDF, Word и др․) или готовый шаблон․
Пошаговая инструкция по отправке доп соглашения
Шаг 1․ Откройте раздел «Документы»
В личном кабинете Saby перейдите в раздел «Документы» → «Договоры»․ Нажмите кнопку создания нового документа и выберите операцию «Договор» или «Дополнительное соглашение»․
Шаг 2․ Заполните реквизиты документа
Укажите основные поля дополнительного соглашения:
- Номер и дату дополнительного соглашения;
- Реквизиты основного договора, к которому оно относится;
- Получателя (контрагента) — выберите из справочника или добавьте по ИНН;
- Срок действия соглашения․
Шаг 3․ Прикрепите файл
Загрузите текст дополнительного соглашения с компьютера или создайте документ вручную прямо в редакторе Saby․ Проверьте, что все существенные условия указаны корректно․
Шаг 4․ Отправьте документ
Нажмите кнопку отправки и выберите канал Saby (СБИС)․ Документ будет подписан вашей электронной подписью и направлен контрагенту․
Шаг 5․ Дождитесь подписания контрагентом
Получатель может:
- подписать документ прямо в интерфейсе СБИС;
- скачать его в PDF-формате для ознакомления;
- утвердить либо отклонить документ с комментариями — в этом случае вы сможете доработать соглашение и отправить повторно․
Многостороннее согласование
Если дополнительное соглашение нужно подписать сразу с несколькими участниками, используйте операцию «Многостороннее согласование»․ Для этого в разделе «Документы/Договоры» нажмите кнопку создания и выберите соответствующий пункт, укажите всех получателей и срок действия․ Обратите внимание: многосторонний обмен поддерживается только между абонентами Saby․
Доп соглашения с сотрудниками
Для кадровых документов (например, изменение условий трудового договора) в Saby есть отдельный механизм: система сформирует дополнительные соглашения и отправит их на подпись руководителю компании, а затем — сотрудникам․ Достаточно выбрать нужных работников и нажать «На выполнение»․
Возможные проблемы и их решение
- Контрагент не найден в системе — отправьте ему приглашение к ЭДО через СБИС;
- Документ отклонён — изучите комментарии, исправьте соглашение и отправьте заново;
- Ошибка подписания — проверьте срок действия электронной подписи;
- Нестандартная ситуация — лучше всего обратиться в службу поддержки СБИС по телефону 8 (800) -00— или через чат на сайте online․sbis․ru, чтобы получить подробные инструкции именно для вашего случая․
Полезные советы
- Всегда указывайте ссылку на основной договор в тексте дополнительного соглашения;
- Храните подписанные документы в архиве СБИС — они имеют полную юридическую силу;
- Используйте шаблоны, если регулярно заключаете однотипные соглашения — это сэкономит время;
- Настройте права доступа сотрудников, чтобы отправкой договоров занимались только уполномоченные лица․
Отправка дополнительного соглашения через СБИС — быстрый и юридически значимый способ изменить условия договора без бумажной волокиты․ Следуя описанной инструкции, вы сможете создать, подписать и отправить документ контрагенту за считанные минуты, а статус его согласования отслеживать в режиме реального времени․