Система DIRECTUM (в т․ч․ версии DIRECTUM RX) является одним из ведущих решений для управления бизнес-процессами и электронным документооборотом (ЭДО) в российских организациях․ Работа с договорами — от создания до подписания и отправки контрагенту — является одной из ключевых функций системы․ В этой статье мы подробно разберем процесс отправки договора на согласование, опираясь на актуальные практики и настройки системы․

Подготовительный этап: вход в систему и предварительные настройки

Прежде чем приступить к работе с документами, убедитесь в выполнении базовых условий доступа:

• VPN-подключение: Для работы вне офиса (удаленно) необходимо предварительно установить VPN-соединение с корпоративной сетью․
• Клиентское приложение: Запустите DIRECTUM через ярлык на рабочем столе или веб-интерфейс (в зависимости от версии: классический клиент или веб-клиент DIRECTUM RX)․
• Права доступа: У вашей учетной записи должны быть права на создание документов вида «Договор» и запуск маршрутов согласования․ Обычно это роли «Менеджер», «Юрист», «Ответственный за договорной работой» или «Инициатор»․

Создание или регистрация договора в системе

Договор может появиться в системе двумя основными способами:

Вариант А: Создание исходящего договора по шаблону (рекомендуемый)

1. Перейдите в раздел «Документы» → «Создать» → «Договор» (или выберите нужный вид документа в реестре)․
2. Выберите утвержденный шаблон (файл ․docx/․dotx)․ Использование шаблонов гарантирует соответствие реквизитов внутренним стандартам и требованиям 115-ФЗ/402-ФЗ;
3. Заполните карточку документа:
   • Тема/Наименование: Четкое название (например, «Договор поставки № 123 от »)․
   • Контрагент: Выберите из справочника (ИНН/КПП заполнятся автоматически)․
   • Вид договора: Поставка, Услуги, Субподряд, Аренда и т․д․
   • Сумма, Валюта, Срок действия․
   • Ответственный сотрудник: Тот, кто курирует договор (часто, автор карточки)․
4. Нажмите «Создать» или «Сохранить»․ Система сгенерирует файл договора в Word/PDF․
5. При необходимости отредактируйте текст в Word (через интеграцию Office Online или локально) и сохраните версию в карточке․

Вариант Б: Регистрация входящего договора (бумажного или файла от контрагента)

1. Выберите «Входящий документ» → «Договор»․
2. Отсканируйте бумажный оригинал (МФП с интеграцией DIRECTUM автоматически склеит страницы в один PDF, распознает текст и загрузит в систему) или прикрепите полученный по email файл․
3. Заполните реквизиты регистрации: Номер, Дата входящего, Корреспондент․
4. Свяжите с существующим делом/проектом, если применимо․

Важно: После загрузки/создания документ получает статус «Черновик» или «На регистрации»․ Отправка на согласование возможна только после регистрации (присвоения регистрационного номера и даты)․

Настройка и запуск маршрута согласования

Это ключевой этап․ В DIRECTUM маршруты согласования настраиваются администраторами/консультантами (например, командой Кредо-С или внутренней ИТ) под регламенты вашей организации․ Однако инициатор часто может влиять на параметры запуска․

Выбор маршрута

В карточке договора нажмите кнопку «Отправить на согласование» (или «Запустить процесс», «Начать согласование»)․ Откроется окно выбора маршрута․ Типовые варианты:

• Последовательное согласование: Юрист → Главный бухгалтер → Руководитель → Генеральный директор․
• Параллельное согласование: Договор одновременно уходит Юристу И Главному бухгалтеру (настраивается через указание Роли на этапе)․ Это ускоряет процесс․
• Согласование с этапами доработки: Если согласующий ставит замечание, задача возвращается инициатору на доработку с возможностью повторной отправки․

Заполнение параметров запуска (Критически важно)

В окне настройки маршрута обязательно укажите:

• Срок согласования (Контрольная дата): Конечная дата, до которой договор должен быть согласован․ Система будет контролировать дедлайны и эскалировать просроченные задачи․
• Исполнители этапов: Если маршрут не жестко зафиксирован (адресатный), выберите конкретных сотрудников или роли для каждого этапа (например, укажите конкретного юриста * И;О․ * из отдела *)․
• Комментарий инициатора: Кратко опишите суть договора, особые риски или просьбы к согласующим (например: «Просьба обратить внимание на п․ 4․2 — штрафные санкции выше стандартных»)․
• Вложения/Приложения: Прикрепите сопутствующие документы: Спецификацию, Коммерческое предложение, Приказ о назначении ответственного, Доверенность МЧД (машиночитаемой доверенности) для подписания ЭП․

Особенности версий DIRECTUM (Classic vs RX)

• DIRECTUM 5․x (Classic Client): Маршруты настраиваются в «Настройке маршрутов» (дизайнер процессов)․ Интерфейс запуска — модальное окно «Параметры маршрута»․
• DIRECTUM RX (Web Client): Процессы построены на BPMN․ Запуск выглядит как мастер (Wizard) пошагового заполнения․ Логика «Ролей» и «Параллельных веток» более наглядна․

Конкретные шаги по настройке маршрутов и интерфейс могут отличаться в зависимости от версии Directum․ Для точных инструкций обращайтесь к официальному руководству пользователя вашей версии․

Автоматические действия системы после запуска

После нажатия кнопки «Запустить» / «Отправить» DIRECTUM выполняет следующие действия автоматически:

1. Конвертация: Перевод документа в цифровой формат (если был скан) и преобразование в PDF/A для архивного хранения и неизменяемости текста при согласовании․
2. Версионирование: Занесение текущего состояния файла в качестве новой версии документа в карточке․
3. Связывание: Привязка файла PDF к задаче согласования (задача содержит ссылку на версию документа)․
4. Рассылка задач: Создание задач «Согласовать» в папке «На согласовании» (или «Входящие задачи») у каждого исполнителя согласно маршруту․
5. Контроль сроков: Запуск таймеров контроля по указанной «Контрольной дате»․
6. Уведомления: Отправка email/пуш-уведомлений исполнителям (если настроено в системе)․

Работа с задачами согласования (для инициатора и согласующих)

Для согласующего:

• Зайти в папку «На согласование» и открыть задачу․
• Изучить документ (превью PDF в браузере или скачивание)․
• Выбрать действие: «Согласовать», «Не согласовать» (с обязательным комментарием-обоснованием), «На доработку» (возврат инициатору с замечаниями);
• При необходимости — Переадресовать задачу другому сотруднику (если разрешено регламентом)․
• Постановка ЭП (Электронной подписи) на этапе согласования (если требуется виза ЭП, а не просто кнопка)․

Для инициатора (при доработке):

• Получить задачу «Доработать»․
• Внести правки в файл договора (создать новую версию)․
• Нажать «Отправить на согласование повторно» — маршрут продолжится с этапа, на котором была остановлена доработка, или начнется заново (зависит от настроек процесса)․

Завершение согласования и дальнейшие шаги

После прохождения всех этапов маршрута:

1. Договору присваивается статус «Согласован» (или «Утвержден»/«На подписании»)․
2. Формируется Лист согласования (протокол) со всеми визами/подписями/комментариями, он автоматически прикрепляется к карточке договора․
3. Следующий этап: Подписание ЭП (КЭП) уполномоченным лицом (Гендиректор или доверенное лицо по МЧД)․
4. После подписания — Отправка контрагенту через модуль ЭДО (Ростелеком, СБИС, Диадок, Такском и др․) или печать/отправка почтой․
5. Контроль возврата подписанного оригинала от контрагента (входной документ, связываемый с исходящим)․

Типичные ошибки и советы (Best Practices)

Мобильный доступ

В DIRECTUM RX доступно мобильное приложение (iOS / Android)․ Оно позволяет:

• Просматривать задачи «На согласовании»․
• Изучать превью документов (PDF)․
• Ставить визу «Согласовать» / «Не согласовать» с комментарием․
• Подписывать простыми ЭП (если настроено) или КЭП через облачный токен (Rutoken Cloud, eToken Cloud)․

Это критически важно для руководителей, часто находящихся в командировках, чтобы не блокировать маршрут․

Резюме: Чек-лист быстрой отправки

1. [ ] VPN подключен (если удаленно)․
2. [ ] Договор создан по шаблоном / Входящий зарегистрирован и отсканирован․
3. [ ] Карточка заполнена полностью (Контрагент, Сумма, Срок, Ответственный)․
4. [ ] Файл актуален (последняя версия), конвертирован в PDF․
5. [ ] Нажата кнопка «Отправить на согласование»․
6. [ ] Выбран верный маршрут (Последовательный / Параллельный)․
7. [ ] Указана Контрольная дата (Срок согласования)․
8. [ ] Исполнители выбраны / Роли распределены․
9. [ ] Добавлен комментарий инициатора и вложения (Спецификация, МЧД)․
10. [ ] Нажато «Запустить» / «Отправить»․

Куда обратиться за помощью

Если интерфейс отличается от описанного, возникают ошибки запуска маршрута или нужно настроить нестандартный процесс:

• Внутренняя служба поддержки / Администратор DIRECTUM (обычно контакты на интранете или в подписи рассылок)․
• Официальная документация: Портал документации DIRECTUM (docs․directum․ru) или справка в системе (F1)․
• Интегратор/Внедренец: Если система ведет сторонняя компания (например, * Кредо-С * или др․), обратитесь к вашему куратору проекта / аккаунт-менеджеру * ФИО менеджера * (тел․ * *)․

Примечание: Данная инструкция обобщена․ Конкретные названия кнопок, пунктов меню, обязательных полей и доступных маршрутов определяются конфигурацией вашей конкретной информационной системы, настроенной под регламенты вашей организации․ Всегда сверяйтесь с локальными методическими материалами․