Согласование договора с контрагентом, важный этап делового оборота, от которого зависят сроки заключения сделки и юридическая чистота отношений. В этой статье разберём, как правильно организовать процесс: от подготовки документа до получения подписанного экземпляра.
Общая логика процесса
Как правило, передача договора контрагенту происходит после завершения внутреннего согласования в вашей организации. Типовая схема выглядит так:
- Создание договора (по шаблону или с нуля) и заполнение карточки документа.
- Внутреннее согласование — визирование ответственными сотрудниками (юрист, бухгалтер, руководитель).
- Отправка договора контрагенту выбранным способом.
- Получение правок или согласия от контрагента.
- Финальное подписание и обмен экземплярами.
Шаг 1. Подготовка договора
В системе электронного документооборота (1С, Диадок, СБИС, Docsvision и др.) создайте документ:
- Нажмите «Создать» в разделе «Договоры»;
- заполните карточку: укажите номер, контрагента, сумму, срок действия;
- прикрепите файл договора (скан или редактируемый документ);
- проверьте реквизиты сторон — ошибки на этом этапе потом дорого исправлять.
Шаг 2. Внутреннее согласование
Запустите процесс «Согласование», указав сроки и порядок визирования. Система последовательно назначит задачи сотрудникам из списка визирующих. Если кто-то отклонил документ — внесите правки и отправьте на согласование повторно. Все решения и комментарии фиксируются в листе согласования, что обеспечивает прозрачность процесса.
Шаг 3. Отправка контрагенту
После завершения внутреннего этапа договор передаётся контрагенту одним из способов:
Через систему ЭДО (рекомендуется)
- В карточке документа нажмите «Подписать и отправить контрагенту»;
- при необходимости добавьте комментарий для получателя;
- документ подписывается вашей электронной подписью и мгновенно доставляется;
- статус документа меняется на «Идёт согласование» / «Ожидает подписи контрагента».
По электронной почте
Если согласование не подразумевает передачу бумажных носителей, ответственный сотрудник создаёт на основании договора исходящее письмо контактному лицу со стороны контрагента. Например: Иванов И. И., e-mail: i.ivanov@.ru, тел. +7 () —.
На бумажном носителе
Договор распечатывается, подписывается и передаётся курьером, почтой или при личной встрече по адресу контрагента: г. Москва, ул. , д. , офис *.
Шаг 4. Работа с ответом контрагента
Возможны три сценария:
- Контрагент согласовал и подписал — приложите полученный файл к карточке задания и нажмите «Согласован контрагентом» / «Согласован и подписан контрагентом». Все стороны получают заверенный экземпляр.
- Контрагент прислал правки — объедините замечания в финальную версию документа (современные СЭД позволяют сделать это в пару кликов) и при необходимости повторите внутреннее согласование.
- Контрагент отказался — нажмите «Не согласован», документооборот завершится, договор подписан не будет.
Полезные рекомендации
- Используйте шаблоны договоров — реквизиты подставятся автоматически из справочников;
- настройте предопределённые маршруты согласования, чтобы не выбирать визирующих вручную каждый раз;
- контролируйте сроки: срывы согласования — одна из самых дорогих управленческих ошибок;
- храните листы согласования — они подтверждают историю переговоров при спорах;
- по вопросам настройки ЭДО обращайтесь к вашему оператору: техподдержка ООО «**», тел. 8 (800) —**.
Отправка договора на согласование контрагенту сегодня занимает минуты, если использовать электронный документооборот: создали документ, прошли внутреннее визирование, подписали ЭП и отправили. Главное — корректно заполнить карточку договора, выстроить маршрут согласования и фиксировать все решения сторон в системе.