Электронный документооборот (ЭДО) стал стандартом деловой переписки в России․ Сервис Контур․Диадок — один из лидеров рынка, позволяющий заключать сделки, обмениваться счетами-фактурами, УПД и, конечно же, договорами за считанные минуты․ В этой статье мы подробно разберем процесс отправки договора: от подготовки файла до получения подписанного оригинала․
Содержание
- Подготовка к отправке
- Загрузка документа в систему
- Выбор контрагента и типа документа
- Подписание и отправка
- Отслеживание статуса
- Важные нюансы и советы
Подготовка к отправке
Прежде чем заходить в личный кабинет, убедитесь, что у вас всё готово:
- Файл договора․ Лучше всего использовать формат PDF (текстовый, не скан), так как он корректно отображается на любых устройствах и поддерживается для визуализации в Диадоке․ Допустимы также DOCX, XML (для формализованных документов), JPG/PNG (для сканов), но PDF — золотой стандарт․
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП)․ Убедитесь, что ваш токен (флешка eToken, JaCarta, Rutoken) вставлен в компьютер, установлены драйверы и сертификат действителен․ Проверьте срок действия: * (дата истечения срока действия сертификата)․
- Плагин для подписи․ Для работы с КЭП в браузере нужен плагин «Контур․Плагин» (или КриптоПро ЭЦП Browser plug-in)․ Если он не установлен, система предложит скачать его при первой попытке подписания․
- Реквизиты контрагента․ ИНН/КПП организации или ИНН ИП․ Наличие корректных данных ускорит поиск получателя в справочнике Диадока․
Совет: Если договор состоит из нескольких файлов (само соглашение + приложения + спецификации), соберите их в один PDF-файл или загрузите как отдельные вложения к одному письму․ Это удобнее для контрагента — он подписывает один пакет документов․
Загрузка документа в систему
- Авторизуйтесь в Контур․Диадок по адрес * (URL личного кабинета)․
- В левом меню нажмите кнопку «Новое письмо» (значок плюса или карандаша) или перейдите в раздел «Исходящие» → «Создать»․
- В открывшемся окне нажмите область «Перетащите файлы сюда или выберите с компьютера»․
- Выберите подготовленный PDF-файл договора․
- Система автоматически определит тип документа․ Для договора обычно подходит тип «Договор» (неформализованный документ)․ Если тип определился неверно, измените его в выпадающем списке «Тип документа»․
Настройка параметров документа
После загрузки файла доступны важные настройки (справа или внизу экрана в зависимости от интерфейса):
- Номер и дата договора․ Заполните эти поля — они попадут в карточку документа и облегчат поиск в архиве․ Номер: , Дата: ․
- Тип подписи․ Для договоров почти всегда требуется КЭП (квалифицированная электронная подпись)․ Простая подпись (СЭП) подходит не для всех типов сделок (проверьте ст․ 434 ГК РФ и ваш договор о ЭДО)․
- Автоотправка после подписания․ Рекомендуется оставить галочку, чтобы письмо улетело контрагенту сразу после вашей подписи․
Выбор контрагента и типа документа
В блоке «Получатель» начните вводить ИНН организации или ИП․ Диадок подскажет варианты из единого реестра участников ЭДО․
Сценарий А: Контрагент уже в Диадоке (зеленая иконка)
Выбираете его из списка․ Система покажет, через какого оператора ЭДО он подключен (Ростелеком, СБИС, Тензор, Контур и т․д․)․ Письмо придет мгновенно․
Сценарий Б: Контрагента нет в Диадоке (серая иконка / «Пригласить»)
Если организации нет в реестре, вы увидите кнопку «Пригласить в Диадок»․
- Нажмите её․
- Укажите email ответственного лица (например, @․ru) и ФИО (* * *)․
- Система отправит приглашение с инструкцией по регистрации․
- Важно: Договор можно отправить только после того, как контрагент зарегистрируется, получит КЭП и подтвердит участие в ЭДО․ До этого статус письма будет «Ожидает регистрации получателя»․
Сценарий В: Ручная адресация (для опытных пользователей)
Если у вас есть ID ящика контрагента (Box ID) или вы отправляете через оператора связи (roaming), можно указать адрес вручную: boxId: *․
Подписание и отправка
Это ключевой этап, требующий взаимодействия с токеном․
- Проверьте все данные: файл, реквизиты, получателя․
- Нажмите кнопку «Подписать и отправить» (или просто «Подписать», если автоотправка отключена)․
- Откроется окно плагина для работы с ЭЦП․ Выберите нужный сертификат (если их несколько на токене)․ Обычно он определяется автоматически․
- Введите PIN-код токена (пароль от флешки)․ Внимание: после 3-5 неверных попыток токен может заблокироваться․
- Нажмите «Подписать»․
После успешной криптографической операции документ получит статус «Подписано нами» (иконка зеленой галочки) и уйдет в исходящие, а затем — контрагенту․
Отслеживание статуса и получение ответа
Перейдите в раздел «Исходящие»․ Найдите ваше письмо по номеру, дате или ИНН контрагента․ Статусы меняются в реальном времени:
- ● Ожидает отправки — вы подписали, но письмо еще не ушло (если отключена автоотправка)․
- ● Отправлено / Доставлено — письмо на сервере оператора получателя / в ящике контрагента․
- ● Подписано получателем — УСПЕХ! Договор вступил в силу․ У вас на руках юридически значимый документ с двумя КЭП․
- ● Отказано в подписании / Аннулировано — контрагент отказал или вы отозвали документ․ Причина отказа будет указана в комментарии (например, «Не согласен с пунктом 3․2»)․
- ● Просрочено — если установлен срок действия предложения (см․ ниже), и контрагент не успел подписать․
Как скачать подписанный договор?
- Откройте письмо в «Исходящих» (или во «Входящих», если пришел ответный подписанный экземпляр)․
- Нажмите на файл договора․
- Выберите «Скачать с подписями» (PDF с визуализацией подписей на последних страницах) или «Скачать оригинал» (исходный файл + отдельный файл подписи ․p7s)․
- Для бухгалтерии и суда лучше хранить версию «С подписями» (PDF с печатью ЭП на страницах)․
Важные нюансы и профессиональные советы
Договор о ведении ЭДО (Соглашение об ЭДО)
Юридическая сила электронного документа, подписанного КЭП, равна бумажному с живой подписью и печатью (ст․ 6, 9 ФЗ-63 «Об электронной подписи»)․ НО для обмена счетами-фактурами, УПД и первичными документами обязательно нужно заключить двустороннее соглашение об ЭДО (в бумажном или электронном виде)․ Для самих договоров (договоров поставки, подряда, аренды) соглашение об ЭДО не обязательно по закону, но крайне рекомендуется зафиксировать в самом договоре условие: «Стороны признают юридическую силу документов, подписанных КЭП и направленных через оператора ЭДО Контур․Диадок․․․»․
Срок действия предложения (Офферты)
В настройках письма (раздел «Дополнительно» или «Срок действия») можно установить дедлайн, например, 14 дней․ По истечении срока письмо автоматически перейдет в статус «Просрочено», и контрагент не сможет его подписать․ Это защищает вас от «висячих» обязательств․ Установите срок: дней․
Роли подписантов
Если в вашей организации несколько сотрудников имеют право подписи (генеральный директор * , финансовый директор * *), убедитесь, что вход в Диадок выполнен под учетной записью именно того, чья КЭП на токене․ В настройках организации (раздел «Сотрудники» → «Права») можно настроить, кто имеет право подписывать исходящие договоры․
Шаблоны для ускорения работы
Если вы часто отправляете типовые договоры (NDA, договора поставки стандартной формы), используйте функцию «Шаблоны» (в меню слева)․ Создайте шаблон один раз: загрузите файл, расставьте теги для автозаполнения реквизитов (ИНН, Наименование, Адрес: , Директор: ); При следующем создании письма вы просто выберете шаблон, введете ИНН контрагента, и поля заполнятся сами․
Мобильное приложение
У Контур․Диадока есть приложения для iOS и Android․ Удобно для подписания «в поле» или срочного одобрения, если токен подключен к телефону (через NFC или OTG-кабель) или используется облачная КЭП (КЭП в облаке Контура — платно, но удобно, токен не нужен)․
Что делать, если контрагент не может открыть файл?
- Попросите его обновить браузер или приложение Диадока․
- Пришлите дубликат на email (функция «Отправить копию на email» в меню письма), но помните: юридическую силу имеет только версия в Диадоке с КЭП, email-версия, только для ознакомления․
- Проверьте, не поврежден ли PDF (попробуйте пересохранить его через «Печать в PDF» или онлайн-конвертер)․
Краткая шпаргалка (Чек-лист)
- [ ] Файл в PDF, проверен на ошибки․
- [ ] Токен с КЭП вставлен, драйверы работают, PIN-код известен․
- [ ] Зашли в Контур․Диадок → «Новое письмо»․
- [ ] Загрузили файл, выбрали тип «Договор», заполнили номер/дату․
- [ ] Нашли контрагента по ИНН (или пригласили)․
- [ ] Установили срок действия предложения (опционально)․
- [ ] Нажали «Подписать и отправить», ввели PIN-код․
- [ ] Проверили статус «Подписано нами» → «Доставлено» → «Подписано получателем»․
- [ ] Скачали итоговый PDF с двумя подписями для архива․
Статья подготовлена для информационных целей․ Интерфейс Контур․Диадок может незначительно отличаться в зависимости от версии и тарифа․ Актуальную справку всегда можно найти в базе знаний сервиса по адресу или обратиться в поддержку по телефону ․