Электронный документооборот (ЭДО) через систему СБИС позволяет значительно ускорить процесс согласования взаиморасчетов с партнерами. Отправка акта сверки — одна из самых частых операций для бухгалтерии. В этой статье мы разберем пошаговый алгоритм действий, нюансы заполнения и возможные ошибки.

Подготовка к отправке: что нужно проверить

Прежде чем нажимать кнопку «Отправить», убедитесь в следующем:

• Активный сертификат ЭП: У ответственного лица (обычно руководителя или главного бухгалтера) должен быть действующий квалифицированный сертификат электронной подписи, зарегистрированный в СБИС.
• Наличие контрагента в адресной книге: Организация получатель должна быть добавлена в ваш список контрагентов с верно заполненными реквизитами (ИНН, КПП, юридический адрес). Адрес регистрации: г. , ул. , д. *.
• Подключение к ЭДО: У контрагента должен быть подключен ЭДО (хотя бы базовый тариф) и он должен быть доступен для получения документов в СБИС или через оператора ЭДО (роуминг).
• Права доступа: У вашей учетной записи в СБИС должны быть права на создание и подписание исходящих документов типа «Акт сверки».

Способ 1: Создание акта сверки вручную (через «Документы»)

Этот способ подходит, если нужно отправить акт за произвольный период или скорректировать данные перед отправкой.

1. Откройте раздел «Документы» → «Исходящие».
2. Нажмите кнопку «Создать» (значок плюса или листка с плюсом).
3. В открывшемся окне выберите тип документа: «Акт сверки взаиморасчетов» (обычно находится в группе «Взаиморасчеты» или «Универсальные передаточные документы/Акты»).
4. Заполните шапку документа:
   • Наша организация: выберите из списка (если их несколько).
   • Контрагент: начните вводить ИНН или название, система подскажет. Проверьте, что выбрана правильная юр.лицо (ООО «», ИНН ).
   • Дата документа: по умолчанию ставится текущая, можно изменить на последнее день отчетного периода.
   • Период сверки: укажите «С» и «По» (например, с по ).
5. Заполнение табличной части:

   Здесь есть два пути:

   • Ручной ввод: заполните строки: «Сальдо на начало», «Начислено», «Оплачено», «Сальдо на конец». Укажите валюту (обычно RUB).
   • Загрузка из 1С / Бухгалтерии СБИС: если у вас настроена интеграция, нажмите кнопку «Заполнить» (или «Получить данные») — система подтянет обороты по контрагенту автоматически. Внимательно сверьте цифры!
6. Приложения (при необходимости): можно прикрепить скан подробной ведомости по счетам/договорам (файл PDF/Excel).
7. Нажмите «Сохранить», затем «Подписать и отправить».
8. Выберите сертификат ЭП, введите PIN-код (если требуется) и подтвердите отправку.

Способ 2: Массовая отправка через «Панель задач» (для списка контрагентов)

Если нужно отправить акты сверки сразу десяткам или сотням партнеров (например, в конце квартала), удобнее использовать Панель задач.

1. Перейдите в раздел «Панель задач» (значок галочки/чек-листа в левом меню или верхней панели).
2. Нажмите «Создать задачу» → выберите тип «Отправка актов сверки» (название может незначительно отличаться в зависимости от версии: «Массовая отправка актов сверки»).
3. В мастере настройки укажите:
   • Период сверки (квартал, месяц, произвольный).
   • Наша организация.
   • Фильтр контрагентов: можно выбрать группу, тег или просто поставить галочки напротив нужных получателей в списке.
   • Шаблон акта: стандартный или ваш настроенный.
4. Нажмите «Сформировать». Система создаст пакет документов.
5. Откроется журнал сформированных актов. Проверьте статусы (зеленые — готовы к отправке, красные — есть ошибки, например, у контрагента нет ЭДО).
6. Выделите нужные строки (Ctrl+A для всех) и нажмите «Подписать и отправить выделенные».
7. Подпишите пакетом одной ЭП (если сертификат позволяет) или по очереди.

Способ 3: Отправка из «Бухгалтерии СБИС» (интеграция с учетной системой)

Если вы ведете учет в «Бухгалтерии СБИС» (облачной или коробочной), процесс еще проще:

1. Откройте раздел «Покупки и продажи» → «Взаиморасчеты» → «Акты сверки».
2. Нажмите «Создать» → выберите контрагентов и период.
3. Нажмите «Заполнить по данным учета». Система автоматически рассчитает сальдо по всем договорам и счетам.
4. Проверьте данные, при необходимости скорректируйте вручную (например, если есть спорные суммы).
5. Нажмите «Отправить в ЭДО» (кнопка обычно находится в меню «Действия» или на панели инструментов документа).

Что происходит после отправки? Статусы документа

После нажатия «Отправить» документ уходит в очередь. В журнале исходящих вы увидите смену статусов:

• «На подписании» / «Ожидает отправки» — документ подписан вашей ЭП, стоит в очереди на передачу оператору ЭДО.
• «Отправлен» / «Доставлен оператору» — документ ушел в сеть ЭДО (СБИС или роуминг).
• «Доставлен получателю» — документ попал во «Входящие» контрагента. Это не значит, что он согласен!
• «Подписан получателем» — идеальный итог. Контрагент подписал акт своей ЭП. У вас появляется подписанный оригинал с двумя подписями.
• «Отказано в подписи» / «Расхождение» — контрагент не согласен с цифрами. Он может вернуть документ с комментарием или подписать с пометкой «С расхождениями».

Работа с ответами контрагента

Когда контрагент получает акт, у него есть три варианта действий:

1. Подписать и вернуть: Вы получаете документ со статусом «Подписан получателем». Взаиморасчеты согласованы.
2. Отказать в подписи: Приходит уведомление об отказе с указанием причины (например, «Не верно сальдо на начало», «Нет счета №* от »). Вам нужно разобраться, скорректировать учет или отправить уточняющий акт.
3. Подписать с расхождениями: Контрагент ставит свою подпись, но в комментарии или приложении указывает, по каким позициям не согласен. Документ считается подписанным, но спор остается открытым.

Совет: Настройте уведомления (в «Настройках» → «Уведомления» или на Панель задач), чтобы мгновенно узнавать о входящих ответах на акты сверки.

Частые ошибки и как их избежать

Юридическая сила и хранение

Акт сверки, подписанный двумя квалифицированными электронными подписями (КЭП) в СБИС, имеет полную юридическую силу в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи» и ст. 408 ГК РФ. Распечатывать его на бумаге для архива не обязательно, но если требуется бумажный оригинал (например, для аудитора или суда), распечатайте документ с отметкой «Подписи верны» (функция «Печать» → «С отметкой о проверке ЭП»).

Срок хранения — не менее 5 лет (ст; 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»). В СБИС документы хранятся неограниченно долго при оплаченной подписке.

Краткий чек-лист перед массовой рассылкой (квартальный ритуал)

1. [ ] Сверены все счета 60, 62, 76 по контрагентам в 1С/Бухгалтерии.
2. [ ] Проведены все документы (реализации, оплаты, корректировки) за период.
3. [ ] Актуальна адресная книга: у всех контрагентов верные ИНН/КПП и статус «Есть ЭДО».
4. [ ] Сертификат ЭП подписанта (Ген.директор * *. / Гл.бух *. *) действует и не истекает в ближайшие дни.
5. [ ] Запущена «Панель задач» → «Массовая отправка актов сверки» за прошедший квартал.
6. [ ] Проверен отчет по статусам через 1-2 дня: все ли доставлены? Есть ли отказы?

Использование СБИС для отправки актов сверки — это стандарт делового общения в современном бизнесе. Оно исключает потерю почты, ускоряет получение подтверждения долга и создает надежный аудиторский след. Настройте процесс один раз (шаблоны, права, интеграцию с 1С), и еженедельная/квартальная рутина займет не более 15 минут.

Примечание: Интерфейс СБИС периодически обновляется. Названия кнопок и пунктов меню могут незначительно отличаться от скриншотов в старых инструкциях. Ориентируйтесь на логику: «Документы» → «Создать» → «Тип: Акт сверки» → «Заполнить/Подписать/Отправить».