Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка, основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. С 2020 года ведется переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ однако бумажные экземпляры по-прежнему актуальны для лиц‚ не отказавшихся от них‚ а также для оформления дубликатов и получения выписок. В этой статье подробно разберем‚ в каких случаях выдается оригинал‚ когда достаточно копии‚ как правильно составить заявление и какие сроки установлены законом.

Правовые основания выдачи документов

Регламентируется процедура следующими нормативными актами:

Трудовой кодекс РФ (ст. 62‚ 66‚ 84.1): определяет обязанность работодателя хранить и выдавать трудовую книжку при увольнении‚ а также выдавать копии и выписки по требованию работника.
Постановление Правительства РФ от № 225 (п. 7‚ 33‚ 34): устанавливает правила ведения‚ хранения и выдачи трудовых книжек‚ в т.ч. срок выдачи копии (не позднее 3 рабочих дней).
Федеральный закон от № 218-ФЗ (ст. 14‚ 15): регулирует переход на электронный вид и порядок получения сведений о стаже через СФР (бывший ПФР).

Что именно можно получить: оригинал‚ копия или выписка?

Действия работодателя зависят от цели запроса и статуса работника:

Действующий работник (трудовые отношения не прекращены)

Документ	Основание для выдачи	Срок
Оригинал трудовой книжки	Только для представления в органы гос. соц. страхования (СФР) — например‚ для уточнения стажа‚ назначения пенсии.	В течение 3 рабочих дней
Копия трудовой книжки	По письменному заявлению работника без указания причин (для банка‚ визы‚ нового работодателя и т.д.).	В течение 3 рабочих дней
Выписка из трудовой книжки	По заявлению работника (часто требуется для судов‚ банков).	В течение 3 рабочих дней

Важно: Выдать оригинал трудовой книжки действующему сотруднику «на руки» для личных целей (например‚ для оформления загранпаспорта в МФЦ) нельзя. Это грубое нарушение п. 7 Постановления № 225. Следует выдать заверенную копию или выписку.

При увольнении (прекращение трудовых отношений)

Оригинал трудовой книжки выдается в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
Заявление на выдачу при увольнении не требуется, это прямая обязанность работодателя.
Если работник не явился за книжкой‚ работодатель направляет извещение на почту (с уведомлением о вручении) с предложением получить её или дать согласие на отправку почтой.

Выдача дубликата (при утере‚ порче‚ хищении)

Если трудовая книжка утеряна или стала непригодной‚ работодатель по последнему месту работы обязан выдать дубликат в течение 15 календарных дней со дня подачи заявления (п. 34 Постановления № 225).

Основанием для оформления дубликата служат документы‚ подтверждающие трудовой стаж (выписки из приказов‚ копии лицевых счетов‚ справки из архивов‚ сведения из СФР).

Алгоритм написания заявления: пошаговая инструкция

Заявление пишется от руки или на компьютере в свободной форме‚ но с соблюдением делового стиля и обязательных реквизитов (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Шаг 1. Шапка документа (правый верхний угол)

Кому: Должность и ФИО руководителя организации (директора‚ генерального директора‚ ИП).
Пример: Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова П.П.*
От кого: Ваша должность‚ полное ФИО‚ табельный номер (если есть).

Шаг 2. Название документа

По центру строки: ЗАЯВЛЕНИЕ (или ЗАЯВЛЕНИЕ НА ВЫДАЧУ КОПИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ / ВЫПИСКИ / ДУБЛИКАТА).

Шаг 3. Основная часть (содержание просьбы)

Четко сформулируйте‚ что именно вы просите и зачем (если требуется законом).

Для копии/выписки: «Прошу выдать мне копию (выписку из) трудовой книжки для представления в [название банка / консульства / нового работодателя / по личному желанию].»
Для оригинала (только для СФР): «Прошу выдать мне трудовую книжку для представления в территориальный орган Социального фонда России по месту жительства для уточнения страхового стажа.»
Для дубликата: «Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой (порчей) [укажите обстоятельства: потеряна при переезде‚ повреждена водой и т.д.]. Прилагаю документы‚ подтверждающие стаж: справку из СФР‚ копии приказов и т.д.».

Шаг 4. Детали выдачи (по желанию‚ но рекомендуется)

Укажите‚ как хотите получить: лично на руки‚ через уполномоченного лица (требуется нотариальная доверенность)‚ по почте (заказное вложение с описью вложения).
Если нужна копия — укажите‚ какие страницы копировать (все развороты или только определенные записи).

Шаг 5. Дата и подпись

Слева — дата составления (число‚ месяц словами‚ год). Справа, личная подпись с расшифровкой.

Образцы заявлений (готовые шаблоны)

Образец 1: Заявление на выдачу копии трудовой книжки (универсальный)

Генеральному директору
ООО «Название организации»
Иванову И.И.
от менеджера отдела закупок
Петрова Петра Петровича
таб. № *

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу копии трудовой книжки

Прошу выдать мне копию трудовой книжки (всех заполненных разворотов) для представления в ПАО Сбербанк (для оформления ипотечного кредита).

Копию прошу подготовить в срок‚ установленный законодательством‚ и выдать мне лично под роспись.

Приложение: копия паспорта (при необходимости).

«___» _____________ 202_ г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Образец 2: Заявление на выдачу оригинала трудовой книжки для СФР (ПФР)

Директору
Филиала ООО «СтройСервис» г. 
Смирнову С;С.
от главного бухгалтера
Сидоровой Анны Сергеевны
таб. № *

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу трудовой книжки

В связи с необходимостью уточнения страхового стажа для назначения страховой пенсии по старости‚ прошу выдать мне трудовую книжку (серия  № ) для представления в территориальный орган Социального фонда России г. .

Обязуюсь вернуть трудовую книжку в кадровую службу организации не позднее чем через 3 рабочих дня после представления в СФР.
«___» _____________ 202_ г. Подпись _____________ /Сидорова А.С.*/

Образец 3: Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (при утере)

Генеральному директору
АО «ТехноПром»
Козлову К.К.
от бывшего сотрудника отдела логистики
Волкова Владимира Владимировича
проживающего по адресу: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв.
тел.: +7 () --

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу дубликата трудовой книжки

В связи с утратой трудовой книжки (серия № *) при переезде в 202_ г.‚ прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.
Основанием для восстановления сведений о трудовой деятельности служат:
Справка из СФР о страховом стаже (приложена).
Копии приказов о приеме на работу и увольнении за период с 20 по 20 гг. (заверены печатью архива/предыдущего работодателя).
Свидетельство о браке/разводе (для подтверждения смены фамилии — при необходимости).

Прошу дубликат выдать мне лично по адресу проживания почтовым отправлением (заказное вложение с описью вложения) за счет организации.
«___» _____________ 202_ г. Подпись _____________ /Волков В.В.*/

Сроки исполнения и ответственность работодателя

Ситуация	Срок выдачи	Ответственность за нарушение
Копия / Выписка (действующий работник)	Не позднее 3 рабочих дней со дня заявления (п. 7 Пост. № 225)	Штраф на должностных лиц до 20 000 руб.‚ на юрлиц — до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Возмещение ущерба (проценты за задержку).
Оригинал при увольнении	В день увольнения (последний рабочий день)	Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ + компенсация за каждый день задержки в размере среднего заработка (ст. 236 ТК РФ).
Дубликат (утеря/порча)	Не позднее 15 календарных дней со дня заявления (п. 34 Пост. № 225)	Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Возможность взыскать моральный вред через суд.

Особенности оформления копии и выписки

Чтобы копия имела юридическую силу‚ работодатель (кадровик/бухгалтер) обязан:

Скопировать все заполненные страницы (обложку‚ развороты с записями о работе‚ награждениях).
На последней копируемой странице поставить печать: «Копия верна».
Указать должность и ФИО лица‚ заверяющего копию.
Поставить подпись и дату заверения.
Наложить печать организации (есть в уставе — обязательно‚ если нет — по желанию‚ но желательно).

Выписка оформляется на бланке организации‚ подписываеться руководителем и кадровиком‚ заверяется печатью. В ней указываются только те записи‚ которые запросил работник (или все подряд).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и СФР: современный контекст

С 2020 года для большинства работников ведется ЭТК. Если вы из тех‚ кто не писал заявление об отказе от ЭТК до ‚ то ваша «основная» книжка — электронная.

Справка о стаже (СВД, сведения о трудовой деятельности): Заказывается через Госуслуги‚ личный кабинет СФР или у работодателя. Это полный аналог выписки из бумажной книжки.
Бумажная книжка при ЭТК: Она остается у работодателя «замороженной» на момент перехода (или выдается на руки по заявлению‚ если работник решил хранить её сам, но тогда ЭТК не ведется).
Если вам нужна «копия трудовой книжки» для банка при наличии ЭТК — просите у работодателя СВД в форме ЕДВ-1 или распечатайте справку из ЛК СФР/Госуслуг (она имеет силу официального документа при наличии ЭЦП СФР или кода верификации).

Частые ошибки и советы

Ошибка: Не пишут заявление при увольнении. Правильно: При увольнении заявление не нужно‚ книжка выдается по приказу. Заявление пишут только если не могут забрать лично и хотят оформить доверенность или почтовую отправку.
Ошибка: Просят оригинал «посмотреть» или «показать в банке». Правильно: Банки принимают заверенную копию. Оригинал не выходит из кадра службы (кроме случаев с СФР).
Ошибка: Не указывают в заявлении‚ какие именно страницы копировать. Совет: Пишите «всех заполненных страниц» или «страниц 1–10»‚ чтобы не пришлось писать второе заявление;
Ошибка: Игнорируют СФР при утере книжки. Правильно: Первым делом заказывайте справку из СФР (СВД) — это главное доказательство стажа для оформления дубликата.

Что делать‚ если работодатель отказывает или задерживает?

Устное напоминание кадровику/руководителю со ссылкой на п; 7 Пост. № 225 и ст. 62 ТК РФ.
Письменное требование (претензия) в двух экземплярах (один с отметкой о получении у секретаря/входящем номере).
Жалоба в Государственную трудовую инспекцию (ГИТ) — через Госуслуги или сайт ГИТ. Рассматривается быстро‚ проверки выездные/документарные.
Обращение в суд, за выдачу документа‚ компенсацию задержки зарплаты (если не могут устроиться на работу без копии) и морального вреда.

Чек-лист перед подачей заявления

[ ] Уточнил(а)‚ какой документ мне нужен: оригинал‚ копия‚ выписка или дубликат.
[ ] Проверил(а)‚ не уволен(а) ли я (если уволен — книжка должна быть выдана в день увольнения без заявления).
[ ] Подготовил(а) заявление в 2 экземплярах (один останется у меня с отметкой о принятии).
[ ] Если дубликат — собрал(а) документы-основания (СВД из СФР‚ архивные справки‚ копии приказов).
[ ] Указал(а) способ получения (лично‚ доверенное лицо‚ почта).

Резюме

Написание заявления на выдачу трудовой книжки или её копии — процедура простая‚ но требующая знания нюансов. Главное правило: оригинал не выходит из кадра службы действующего работника (кроме СФР)‚ всегда просите заверенную копию (срок, 3 дня). При увольнении — забирайте оригинал в последний день. При утере — пишите заявление на дубликат последнему работодателю (срок — 15 дней) и обязательно приложите справку из СФР. Грамотно составленное заявление — залог быстрого получения нужного документа без конфликтов и походов в инспекции.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация трудового юриста.