Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю гражданина. С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант все еще актуален для тех, кто не перешел на цифровой формат или нуждается в физическом экземпляре для представления в банк, нотариат или иные инстанции. В этой статье подробно разберем, как правильно составить заявление о выдаче трудовой книжки в различных жизненных ситуациях, актуальных на .

Правовые основания выдачи трудовой книжки

Согласно ст. 62 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ от № 695 (Правила ведения и хранения трудовых книжек), работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в следующих случаях:

• При увольнении, в день прекращения трудового договора (п. 1 ст. 84.1 ТК РФ).
• По требованию работника во время действия трудового договора — для представления в иные организации (банк, ПФР/СФР, нотариат и т.д.). В этом случае выдается на время (обычно до 3 дней) под роспись.
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) — бумажный экземпляр выдается работнику на руки для хранения.

Важно: Отказ в выдаче трудовой книжки по истечении сроков влечет за собой ответственность работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ, компенсация за просрочку по ст. 236 ТК РФ).

Виды заявлений: когда и зачем пишутся

Заявление при увольнении (стандартный случай)

Хотя закон не требует обязательного заявления при увольнении по собственному желанию (достаточно заявления об увольнении), многие кадровые службы просят написать отдельное заявление «О выдаче трудовой книжки» для оформления личного дела и журнала учета выдачи (форма Т-53). Это страхует обе стороны.

Заявление на выдачу трудовой книжки на руки во время работы

Необходимо, если книжка нужна для:

• Оформления кредита/ипотеки в банке.
• Получения пенсии или пособий в СФР.
• Оформления наследства у нотариуса.
• Устройства на вторую работу (если требуют оригинал).

В заявлении обязательно указывается срок, на который выдается документ, и цель.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Часто банки и госорганы принимают заверенную копию. Работодатель обязан предоставить копии страниц в течение 3 рабочих дней со дня обращения (ст. 62 ТК РФ). Заявление пишется на имя руководителя с пометкой «Выдать копию трудовой книжки».

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года работник может в любой момент выбрать ЭТК. Для этого пишется заявление о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Бумажная книжка при этом выдается работнику на руки под роспись в журнале (раздел 1.1 отчета ЕФС-1). Образец такого заявления актуален для 2026 года.

Структура и обязательные реквизиты заявления

Единой утвержденной формы бланка для заявления на выдачу ТК не существует (кроме форм отчетности ЕФС-1 для ЭТК). Документ пишется в свободной форме на чистом листе А4 (от руки или напечатанным), но должен содержать обязательные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

1. Шапка: Кому (ФИО руководителя, название организации), От кого (ФИО работника, должность, табельный номер/подразделение).
2. Название документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру строки).
3. Текст просьбы: Четкая формулировка: «Прошу выдать мне трудовую книжку № * серии » (или «копию трудовой книжки», «трудовую книжку в связи с переходом на ЭТК»).
4. Основание и сроки: «В связи с увольнением с » / «Для представления в * на период с * по *».
5. Способ получения: «На руки» / «Через уполномоченное лицо» (требуется нотариальная доверенность) / «По почте» (ценным бандеролем с описью вложения — только при невозможности личной выдачи).
6. Дата и подпись: Дата составления, личная подпись работника с расшифровкой.

Образцы заполнения (текстовые шаблоны)

Ниже приведены универсальные шаблоны. В местах, отмеченных *, подставьте свои данные. Фамилии, номера документов, адреса и телефоны в реальном документе указываются полностью.

Образец 1. При увольнении (стандартный)

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
таб. № 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне трудовую книжку №  серии * в день прекращения трудового договора (___ _________ 2026 г.) в связи с увольнением по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ) на руки под роспись в журнале учета выдачи.

Приложение: трудовая книжка № * (на хранении у работодателя).

«___» _____________ 2026 г. _____________ /Петров П.П./

Образец 2. На выдачу на время во время работы (для банка/СФР)

Директору филиала ПАО «Банк»
Сидорову С.С.
от бухгалтера
Смирновой А.В.
таб. № 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне трудовую книжку №  серии * на период с «___» _________ 2026 г. по «___» _________ 2026 г. (не более 3 рабочих дней) для представления в СФР г. * по адресу: * для оформления пенсии по старости.

Обязуюсь вернуть трудовую книжку в срок не позднее указанной даты в личном порядке под роспись в журнале учета движения трудовых книжек (ф. Т-53).

«___» _____________ 2026 г. _____________ /Смирнова А.В./
Телефон для связи: +7 () --

Образец 3. На выдачу копии трудовой книжки

Начальнику кадра ООО «СтройСервис»
Козлову К.К.
от сварщика 6 разряда
Волкову В.В.
таб. № 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне заверенную копию всех заполненных страниц трудовой книжки №  серии * в срок, установленный ст. 62 ТК РФ (не позднее 3 рабочих дней), для представления в кредитную организацию.

Копии заверять печатью организации и подписью уполномоченного лица.

«___» _____________ 2026 г. _____________ /Волков В.В./

Образец 4. При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Генеральному директору ИП Петрову П.П.
от оператора колл-центра
Козловой Е.Е.
таб. № 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу перевести ведение моей трудовой книжки в электронную форму (ЭТК) с «___» _________ 2026 г. в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку №  серии * для личного хранения под роспись в журнале учета выдачи (ф. Т-53). Сведения о трудовой деятельности представлять в СФР в электронном виде.

«___» _____________ 2026 г. _____________ /Козлова Е.Е./

Порядок подачи и получения: пошаговая инструкция

1. Подготовка: Распечатайте или напишите от руки 2 экземпляра заявления.
2. Подача: Передайте один экземпляр в кадровую службу (Кадры/HR) или непосредственно руководителю (в малой организации). На втором экземпляре попросите поставить отметку о принятии (входящий номер, дата, подпись принявшего, печать организации). Это ваше доказательство обращения.
3. Ожидание:
   • При увольнении: Выдача строго в последний рабочий день (день расторжения договора).
   • Во время работы (оригинал): Срок не регламентирован законом точно, но практика — 1-3 дня.
   • Копия: Максимум 3 рабочих дня (ст. 62 ТК РФ).
4. Получение: Подпишитесь в журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-53) в графе «Подпись получателя» с указанием даты. Если получаете копию — проверьте наличие печати, подписи уполномоченного лица и надписи «Верно» на каждой странице.

Особенности 2026 года: ЭТК и ЕФС-1

На текущую дату () ключевым изменением является обязательная отчетность по форме ЕФС-1 (утверждена приказом ФНС от № ЕД-7-11/874@).

• При выдаче бумажной ТК при увольнении — заполняется раздел 1.1 (Сведения о выдаче трудовой книжки).
• При переходе на ЭТК — в разделе 1.1 указывается дата подачи заявления работником, а в разделе 1 — сведения о выборе ЭТК.
• Если работник не забирал ТК при увольнении, работодатель направляет её почтой (ценным бандеролем) и отражает это в ЕФС-1.

Частые ошибки и риски

Что делать, если работодатель отказывает или задерживает?

1. Письменное требование: Направьте заказное письмо с описью вложения повторное требование.
2. Жалоба в ГИТ (Государственная инспекция труда): Подается онлайн через Госуслуги или сайт Роструда. Проверка назначается в течение 5-30 дней.
3. Иск в суд: Требование выдать ТК, выплатить компенсацию за задержку (средний заработок за каждый день просрочки, ст. 236 ТК РФ) и моральный вред. Судебная пошлина для трудовых споров не взимается.

Ответы на популярные вопросы (FAQ)

Чек-лист перед сдачей заявления

• [ ] Правильно указано ФИО руководителя и название организации (как в Уставе).
• [ ] Указаны мои полные ФИО, должность, табельный номер.
• [ ] Четко сформулирована просьба (оригинал / копия / ЭТК).
• [ ] Указан номер и серия трудовой книжки (если известны).
• [ ] Указано основание (увольнение, временная выдача, переход на ЭТК).
• [ ] Для временной выдачи: указан конкретный срок возврата и цель.
• [ ] Указан способ получения (лично / доверенное лицо / почта).
• [ ] Стоит дата составления и моя личная подпись.
• [ ] Подготовлено 2 экземпляра (один останется у меня с отметкой о принятии).

Резюме: Написание заявления на выдачу трудовой книжки — простая процедура, если знать структуру документа. Главное — четко указать цель (увольнение, временное пользование, копия или переход на ЭТК) и сроки. Всегда храните второй экземпляр с отметкой о принятии — это ваша главная защита в случае спора. В 2026 году особое внимание уделите взаимодействию с ЭТК и корректному отражению события в отчете ЕФС-1.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных ситуациях (утрата ТК, ошибки в записи, отказ работодателя) рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в профсоюз.