Увольнение — это не всегда возможность лично прийти в отдел кадров и забрать документы. Бывают ситуации‚ когда работник находится в другом городе‚ болеет или просто не может явиться за трудовой книжкой в день увольнения. В таких случаях закон предусматривает возможность получить документ по почте. Разберёмся‚ как правильно оформить соответствующее заявление;
Что говорит закон
Положения трудового законодательства (ст. 84.1 ТК РФ) прямо связывают право работодателя на отправку трудовой книжки почтой с наличием письменного согласия работника. Это ключевой момент: без вашего заявления работодатель не имеет права отправлять документ почтой по собственной инициативе.
Если в день увольнения работник отсутствует или отказывается получить трудовую книжку‚ работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку его по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Когда может понадобиться такое заявление
- работник переехал в другой город или регион;
- работник находится на больничном в день увольнения;
- увольнение происходит дистанционно (удалённая работа);
- работник не хочет лично посещать бывшего работодателя;
- работник получил уведомление от работодателя и согласен на почтовую отправку.
Структура и содержание заявления
Заявление составляется в свободной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа, в правом верхнем углу указывается должность и наименование организации работодателя‚ ФИО руководителя (например: «Генеральному директору ООО «*» Иванову И.И.»)‚ а также от кого подаётся заявление — ФИО‚ должность работника.
- Название документа — «Заявление».
- Основной текст — просьба направить трудовую книжку по почте с указанием причины (по желанию) и точного почтового адреса с индексом.
- Согласие на способ отправки, желательно указать‚ что документ следует направить заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
- Дата и подпись — заявление подписывается собственноручно.
Образец заявления
Генеральному директору
ООО «*»
Петрову П.П.
от менеджера отдела продаж
Сидоровой Анны Сергеевны
Заявление
В связи с невозможностью лично получить трудовую книжку в день увольнения (проживаю в другом городе) прошу направить мою трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения по следующему адресу:
Индекс: 600‚ г. ‚ ул. *‚ д. ‚ кв. .
С порядком отправки трудовой книжки по почте согласна. Ответственность за сохранность документа после его передачи в организацию почтовой связи на работодателя не возлагаю.
Важные нюансы
- Только письменная форма. Устная договорённость с кадровиком не имеет юридической силы. Судебная практика (в т.ч. позиции кассационных судов) подтверждает: без письменного согласия работника отправка книжки почтой может быть признана нарушением.
- Способ отправки. Настаивайте на заказном письме с описью вложения и уведомлением — это защитит обе стороны в случае утери документа.
- Адрес. Указывайте адрес максимально точно‚ с индексом. Ошибка в адресе может привести к потере документа.
- Копия заявления. Оставьте себе копию с отметкой о принятии (входящий номер‚ дата‚ подпись сотрудника) либо направьте заявление самому работодателю заказным письмом.
- Электронная трудовая книжка. Если вы ранее подали заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ)‚ бумажная книжка выдаётся на руки при увольнении, в этом случае почтовая отправка также возможна по заявлению.
Что делать‚ если работодатель задерживает отправку
Если заявление подано‚ а трудовая книжка не отправлена‚ работник вправе:
- направить работодателю письменную претензию;
- обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда;
- обратиться в суд с требованием о выдаче документа и возмещении заработка за время задержки (ст. 234 ТК РФ).
Заявление об отправке трудовой книжки по почте — простой‚ но юридически значимый документ. Главные правила: письменная форма‚ точный почтовый адрес‚ указание на заказное письмо с уведомлением и сохранение копии заявления у себя. Соблюдение этих рекомендаций позволит получить документ без личного визита к работодателю и избежать споров в будущем.