Заявление о публикации — это официальный документ, который автор (или правообладатель) направляет в редакцию журнала, издательство, конференцию или репозиторий для подтверждения согласия на размещение научной статьи, доклада, монографии или иного материала. Грамотное оформление этого документа ускоряет рассмотрение рукописи и исключает правовые риски.

Когда требуется заявление о публикации

• Подача статьи в рецензируемый журнал (часто требуется вместе с покрывающим письмом).
• Регистрация доклада на конференции для включения в сборник трудов.
• Депозирование препринта в открытые репозитории (arXiv, eLibrary, CyberLeninka и др.).
• Перевод прав (лицензионное соглашение) при публикации в международных базах данных (Scopus, Web of Science).
• Споры о авторстве или необходимости подтвердить факт подачи рукописи.

Структура и обязательные реквизиты

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общеделовой практике, заявление должно содержать:

1. Шапку документа (кому и от кого).
2. Название документа («Заявление о публикации», «Гарантийное письмо», «Согласие на публикацию»).
3. Основную часть (суть просьбы, данные о работе, гарантии).
4. Реквизиты автора/корреспондентского автора.
5. Подпись и дату.

Шапка документа (правый верхний угол)

К главному редактору журнала «Название журнала»
доктору , профессору 
от автора (соавторов):
Фамилия И.О.
работающего по адресу: г. , ул. , д. , кв. 
телефон: +7 () --
e-mail: @.ru

Основной текст (примерный образец)

Ключевые правовые нюансы

Авторское право vs Исключительное право

По ст. 1259 ГК РФ авторское право (право авторства, имя) неотчуждаемо. Передается только исключительное право (право воспроизведения, распространения). В заявлении нужно четко формулировать: «Передаю исключительное право на публикацию…» или «Даю согласие на публикацию по лицензии CC BY…».

Роль корреспондентского автора

Если авторов несколько, редакция общается только с корреспондентским автором. В заявлении он гарантирует, что:

• Все соавторы реально участвовали в исследовании (критерий ICMJE).
• Порядок имен согласован со всеми.
• Нет конфликта интересов (финансового, личного), не раскрытого в статье.

Конфликт интересов и финансирование

В современных заявлениях (гарантийных письмах) обязательно указывают:

• Источник финансирования (грант РНФ № , грант РФФИ № , госзадание № или «Финансирование отсутствует»).
• Наличие/отсутствие конфликта интересов;
• Согласие этического комитета (для биомедицины, психологии) — номер протокола от **..202 г.

Особенности для разных типов изданий

Обработка персональных данных (152-ФЗ)

В заявлении обязательно должна быть фраза о согласии на обработку персональных данных (ФИО, afiliación, e-mail, ORCID, телефон). Пример формулировки:

«Настоящим даю свое добровольное, конкретное, информированное и безусловное согласие ООО/ФГБОУ «Название издательства» (адрес: г. , ул. , д. ) на обработку моих персональных данных (фамилия, имя, отчество, место работы, должность, контактный телефон, адрес электронной почты, ORCID ID) для целей подготовки к публикации, редактирования, верстки, размещения в информационных системах и рассылки журнала, в соответствии со ст. 6, 9 ФЗ-152. Согласие действует бессрочно до отзыва письменным уведомлением.»

Чек-лист перед отправкой

• [ ] Правильно указано название журнала и год/том/номер (если известен).
• [ ] Название статьи совпадает с титульным листом рукописи (на русском и английском).
• [ ] Перечислены все соавторы без исключения (никаких «и др.»).
• [ ] Указаны ORCID ID всех авторов (обязательно для РИНЦ/Scopus).
• [ ] Подписана именно ручной подписью (скан) или усиленной/квалифицированной ЭЦП (для онлайн-систем).
• [ ] Приложены сканы протоколов этического комитета (если применимо).
• [ ] Указан корреспондентский автор с рабочим e-mail и телефоном +7 (**) —**.
• [ ] Файл сохранен в формате PDF (для гарантийных писем на бланке) или отправлен через систему редакции.

Типичные ошибки

1. Отсутствие подписи одного из соавторов.
   Редакция вернет рукопись до укомплектования.
2. Расхождение данных в заявлении и в статье (разное название, разный состав авторов, разные аффилиации).
3. Использование устаревшего бланка (требования журналов меняются, качайте форму с сайта издания).
4. Сокрытие конфликта интересов (например, работа спонсируется компанией, продукт которой тестируется).
5. Нарушение эмбарго (подача в другой журнал до официального отказа).

Пример оформления на бланке организации (для ВАК)

Если журнал требует гарантийное письмо на официальном бланке:

______________________________________________________________________________
| |
| БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ (ФГБОУ ВО «Университет », Ин-т ) |
| Выд. № * от ..202 г. |
| |
| ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО |
| |
| Руководитель организации Фамилия И.О. * гарантирует, что статья |
| «Название » авторов Фамилия И.О. , Фамилия И.О. * |
| является оригинальным исследованием, не публиковалась ранее, не содержит |
| засекреченных сведений. Соавторы согласны с публикацией. |
| Конфликт интересов отсутствует. Финансирование: грант РНФ № . |
| |
| РУКОВОДИТЕЛЬ ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР (при необходимости) |
| _____________ /Фамилия И;О. / _____________ /Фамилия И.О. / |
| М.П. Дата:  |
|______________________________________________________________________________|

Заявление о публикации, это не просто формальность, а юридически значимый документ, фиксирующий права и обязанности сторон. Внимательно читайте «Инструкцию для авторов» конкретного издания, используйте актуальные бланки, проверяйте соответствие метаданных (ФИО, ORCID, аффилиация) в заявлении и в тексте статьи. Это сэкономит время на этапе технической подготовки к печати и защитит ваши авторские права.

Статья подготовлена в информационных целях. Для решения конкретных правовых вопросов обратитесь к юристу по интеллектуальной собственности или в редакцию целевого журнала. Контакты для справок: тел. +7 (**) —*, e-mail: *@**.ru.