Трудоустройство на временную должность для замещения отсутствующего сотрудника — распространенная практика, регулируемая Трудовым кодексом РФ (ст. 59, ч. 1, п. 3; ст. 72.2). Главное отличие такого приема, срок действия трудового договора ограничен периодом отсутствия основного работника. В этой статье разберем, как правильно составить заявление, какие нюансы учесть в формулировках и какие документы понадобятся дальше.

Правовые основания и вид трудового договора

Согласно ст. 59 ТК РФ, трудовой договор на определенный срок заключается в случаях, когда учет специфики выполняемой работы или условий ее осуществления не позволяет заключить трудовой договор на неопределенный срок. В частности, это касается работы на время временного отсутствия основного работника (отпуск, болезнь, декрет, отпуск по уходу за ребенком).

• Срок договора: не фиксированная календарная дата, а событие — «до выхода на работу основного работника».
• Испытательный срок: если договор заключается на срок менее 2 месяцев, испытательный срок устанавливать нельзя (ч. 4 ст. 70 ТК РФ). Если срок отсутствия основного сотрудника превышает 2 месяца (например, декретный отпуск), испытательный срок допустим (до 3 месяцев).
• Освобождение должности: работодатель обязан сохранить место основному работнику (ст. 256 ТК РФ для декрета, ст. 114 для ежегодного отпуска).

Структура заявления: обязательные реквизиты

Заявление пишется от руки или на компьютере от имени соискателя адресованное руководителю организации. По форме это свободное письменное обращение, но по содержанию оно должно содержать конкретные данные.

Шапка документа (верхняя правая часть)

1. Кому: Должность руководителя (Директор, Генеральный директор), Полное наименование организации (ООО «Ромашка», ИП Иванов И.И.).
2. ФИО адресата: Фамилия И.О. руководителя (например, Петрову П.П.).
3. От кого: Ваши полные ФИО, адрес регистрации/проживания (частично скрываем: г. Москва, ул. Ленина, д. , кв. ), контактный телефон (+7 () —), паспортные данные (серия/номер, кем выдан, когда — 45 *).

Основная часть (центр листа — «Заявление»)

Текст должен четко формулировать волю соискателя. Ключевые элементы, которые обязательно нужно указать (исходя из судебной практики и рекомендаций ГАРАНТ/КонсультантПлюс):

• Просьбу о приеме на работу.
• Наименование должности (соответствует штатному расписанию).
• Условие временности: «на время отсутствия основного работника».
• ФИО и должность замещаемого сотрудника (это критически важно для приказа и договора).
• Основание отсутствия: ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск по уходу за ребенком, декретный отпуск, временная нетрудоспособность.
• Срок: «до выхода на работу [ФИО основного работника]» или конкретная дата, если она известна точно (например, конец декрета).
• Дата начала работы (число, месяц, год).

Образцы заявлений для разных ситуаций

Ниже приведены типовые формулировки. Выберите подходящий вариант.

Вариант 1: Замещение на время ежегодного оплачиваемого отпуска

Вариант 2: Замещение на время отпуска по уходу за ребенком (декретный отпуск)

Здесь срок может быть длительным (до 1,5 или 3 лет), поэтому формулировка «до выхода на работу» является единственно верной, так как женщина имеет право выйти раньше срока.

Вариант 3: Если точная дата возвращения известна (редко, но бывает)

Допустимо, если основной работник написал заявление на отпуск с точными датами «с … по …» и гарантированно вернется в указанный день.

Тонкости формулировок: защита прав сторон

Экспеты (в т.ч. «Кадровик-практик», РБК Life) обращают внимание на критические моменты:

Фраза «На время отсутствия» vs Конкретная дата

• Лучше писать: «На время отсутствия основного работника [ФИО] до его выхода на работу».
• Почему: Если основной работник вернется раньше (прервет отпуск, выйдет из декрета досрочно), договор прекращается в день выхода. Если выписать фиксированную дату, а сотрудник вернется раньше — возникнет спор о досрочном расторжении. Если вернется позже (продлит отпуск/больничный), договор истечет, а должность останется неисполненной.

Указание ФИО замещаемого в заявлении

Это обязательное условие. Без ФИО основного работника в приказе о приеме (формы Т-1 / Т-1а или свой бланк) в строке «Условия приема, характер работы» нельзя будет корректно прописать основание временности. Приказ будет выглядеть так: «Принять на работу… на период временного отсутствия основного работника Иванова И.И.».

Дополнительные условия в заявлении (по желанию)

• Согласие на обработку персональных данных (часто просят приложить отдельным согласием).
• Просьбу о предоставлении отпуска «за свой счет» (без содержания), если планируете уйти раньше возвращения основного сотрудника (ст. 128 ТК РФ).
• Указание на нежелательность испытательного срока (если срок отсутствия < 2 мес.).

Пакет документов, который потребуется работодателю

Заявление — это только начало. К нему нужно приложить (оригиналы для проверки, копии, в личное дело):

1. Паспорт РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. Трудовая книжка (если работа первая — выдается работодателем; если электронная — СТД-Р).
3. СНИЛС (страховое номер индивидуального лицевого счета).
4. Военный учетный документ (военный билет, удостоверение призывника) — для лиц, подлежащих воинской учете;
5. Документы об образовании / квалификации (дипломы, сертификаты) — если должность требует специальной подготовки (ст. 65 ТК РФ).
6. Свидетельство о отсутствии судимости (справка) — для определенных категорий работ (образование, банки, охрана, госслужба).
7. Медицинская книжка / справка о медосмотре (ф. 086-у), для работ с вредными факторами, питанием, детьми, медициной (ст. 213, 214 ТК РФ).
8. ИНН (для налогового учета).

Последующее оформление: действия работодателя

После получения заявления кадровик/работодатель должен:

1. Заключить Трудовой договор на определенный срок (2 экземпляра). Обязательные условия: указание на временный характер (п. 3 ч. 1 ст. 59 ТК РФ), ссылка на ФИО замещаемого.
2. Издать Приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1 ОКУД 0301001 или собственный бланк). В строке «Условия приема, характер работы» прописать: «На период временного отсутствия основного работника [ФИО, должность]».
3. Сделать запись в Трудовой книжке (ст. 66 ТК РФ) или в СТД-Р: «Принят на работу на должность… на время отсутствия основного работника [ФИО] по трудовому договору №… от…».
4. Оформить личное дело Т-2 и карточку учета рабочего времени Т-12/Т-13.
5. Провести вводный инструктаж по охране труда (протокол) и инструктаж на рабочем месте.

Особенности оплаты труда и гарантий

• Зарплата: устанавливается в соответствии со штатным расписанием и системой оплаты труда для данной должности (не ниже МРОТ с учетом районных коэффициентов).
• Отпуск замещающему: предоставляется по общим правилам (после 6 мес. работы). Если договор расторгается до 6 месяцев — компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ).
• Больничные: оплачиваються по общим правилам (ФСС/СФР).
• Прекращение договора: в день выхода на работу основного сотрудника (п. 1 ч. 1 ст. 79 ТК РФ). Работодатель обязан уведомить замещающего за 3 дня (хотя для договора на время отсутствия уведомление не требуется — срок истекает сам по факту выхода, но уведомление — хорошая практика). Выдача трудовой книжки и расчет — в день прекращения (ст. 84.1 ТК РФ).

Частые ошибки, которых стоит избегать

Написание заявления на временную работу — процедура простая, но требующая точности в формулировках. Ключевой момент — четко обозначить основание срочности (п. 3 ч. 1 ст. 59 ТК РФ) и личность замещаемого работника. Используйте приведенные выше образцы, адаптируя их под свою ситуацию (ежегодный отпуск, декрет, больничный, отпуск по уходу за ребенком).

Помните: временный работник имеет практически те же права, что и основной (зарплата, отдых, безопасность, соцстрах), за исключением гарантий по сохранению конкретного рабочего места после возвращения основного сотрудника. Грамотное оформление на старте сэкономит нервы и деньги обеим сторонам при завершении трудовых отношений.

Статья подготовлена на основе актуального Трудового кодекса РФ, судебной практики и рекомендаций профессиональных кадровых ресурсов (ГАРАНТ, КонсультантПлюс, РБК Life, Кадровик-практик) на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.